— Рішення для будь-яких потреб
НА ЗАХИСТІ ВАШИХ ІНТЕРЕСІВ
Наша компанія пропонує широкий спектр послуг, включаючи реєстрацію бізнесу, бухгалтерський супровід, продаж готових компаній, а також допомогу в отриманні ліцензій, дозволів на виконання небезпечних робіт та підготовку тендерної документації.
Актуальний табель обліку робочого часу на 2025 рік: зразок і рекомендації щодо ведення
Ведення табеля обліку робочого часу — обов’язкова процедура для всіх роботодавців, незалежно від розміру компанії чи форми власності. Цей документ відображає фактичну присутність співробітників на роботі, а також усі види відсутності — лікарняні, відпустки, прогули тощо.
У 2025 році форма табеля залишається такою ж, як і раніше, проте при її заповненні є деякі важливі аспекти, на які варто звернути увагу. У матеріалі пояснюється, як правильно вести табель, хто відповідальний за його оформлення, які умовні позначення використовуються та де завантажити актуальний шаблон.
Це зручний довідник для бухгалтерів, кадрових спеціалістів та підприємців, які хочуть грамотно вести облік робочого часу та уникнути можливих порушень у 2025 році.
Що таке табель обліку робочого часу і навіщо він потрібен — рерайт максимально близько до оригіналу:
Табель обліку використання робочого часу — це основний первинний документ, у якому фіксуються фактично відпрацьовані дні та години працівників, а також усі види їхньої відсутності: лікарняні, відпустки, відрядження, прогули тощо.
Хоча прямої законодавчої вимоги щодо ведення табеля немає, обов’язок вести достовірний облік виконаної роботи закріплено у ч. 2 ст. 30 Закону України «Про оплату праці» № 108/95-ВР. Саме табель дозволяє документально підтвердити обсяг виконаної роботи, а також обґрунтувати нарахування заробітної плати, лікарняних, відпускних та інших виплат.
Цей документ є базою для розрахунку зарплати й ведення обліку витрат на оплату праці. Навіть якщо спробувати створити інший документ, за своєю суттю він все одно дублюватиме функції класичного табеля.
Важливо: табель — це основний інструмент для обліку робочого часу. Його можна адаптувати під особливості підприємства, головне — не прибирати обов’язкові реквізити.
Хто зобов’язаний вести табель: від великих компаній до ФОПів
Табель необхідний усім суб’єктам господарювання, які використовують найману працю, незалежно від форми власності чи системи оподаткування:
-
юридичним особам (незалежно від розміру підприємства);
-
малим підприємствам, у тому числі платникам єдиного податку (лист Мінпраці № 140/13/116-10 від 13.05.2010);
-
ФОПам, які офіційно працевлаштовують працівників (лист Мінсоцполітики № 5907/0/10-16/06 від 21.11.2016);
-
компаніям з відрядною оплатою праці;
-
підприємствам, що використовують автоматизовані облікові системи (електронні програми, пропускні системи тощо).
Навіть якщо в штаті лише один працівник — наприклад, сам директор — табель вести обов’язково. Це підтверджується і в судовій практиці, зокрема в постанові Кіровоградського окружного адміністративного суду.
Примітка: ФОПи без найманих працівників не зобов’язані вести табель.
Окрім облікової функції, табель також слугує інструментом контролю: допомагає виявляти прогули, перевіряти дотримання режиму роботи та норм робочого часу.
Як табель пов’язаний із зарплатною документацією
Табель обліку робочого часу є невід’ємним елементом системи нарахування заробітної плати. Саме він слугує підставою для складання зарплатних відомостей, незалежно від форми оплати праці — за окладом або за відрядною системою.
Навіть якщо на підприємстві використовуються інші форми обліку, наприклад наряди на виконання робіт, табель залишається необхідним для фіксації виходів на роботу та загального контролю.
Важливо: без табеля неможливо обґрунтовано нарахувати зарплату чи відобразити її у бухгалтерському обліку.
Хто відповідає за ведення табеля на підприємстві
Порядок ведення табеля визначається внутрішніми документами компанії — посадовими інструкціями або положенням про документообіг. Вести табель можуть:
-
табельник (спеціально призначена особа);
-
керівник структурного підрозділу;
-
бухгалтер (особливо в малих компаніях);
-
директор (якщо він — єдиний працівник).
У великих організаціях рекомендується закріпити відповідальних осіб і строки подання табеля в окремому внутрішньому документі.
Порада: у малому бізнесі зручно, коли табель веде бухгалтер — це спрощує облік і зменшує ризики помилок.
Як довго потрібно зберігати табель: строки згідно з нормативами
Згідно з наказом Мін’юсту України № 578/5 від 12.04.2012, табелі обліку робочого часу мають зберігатися щонайменше один рік. Якщо ж працівник має статус особи, постраждалої внаслідок Чорнобильської катастрофи, строк зберігання таких документів збільшується до 75 років.
Чи передбачена відповідальність за відсутність табелю
Хоча закон не встановлює прямого штрафу за відсутність табелю чи помилки у ньому, під час перевірок контролюючі органи можуть кваліфікувати це як порушення норм трудового законодавства. У такому разі підприємству може загрожувати штраф у розмірі однієї мінімальної зарплати — наразі це 8000 грн.
Якщо компанія використовує альтернативні способи обліку (внутрішні журнали, електронні системи) і може довести точність даних, формального порушення може не бути. Закон не вимагає обов’язково застосовувати типову форму табелю.
Як правильно оформлювати та подавати табель
Табель складається щомісяця — окремо на кожен календарний місяць. Для розрахунку авансу документ передають до бухгалтерії, після чого його можна повернути або залишити копію.
Обов’язково: табель має бути переданий у бухгалтерію та підписаний керівником відповідного структурного підрозділу.
Хто підлягає внесенню до табеля обліку робочого часу
У табелі мають бути відображені всі працівники, які перебувають у трудових відносинах з роботодавцем. Це стосується і тих, хто працює:
-
за строковими або сезонними трудовими договорами (відповідно до листа Мінсоцполітики від 01.06.2005 № 36-211);
-
за внутрішнім суміщенням чи сумісництвом.
Не вносяться до табеля особи, які надають послуги чи виконують роботи за цивільно-правовими договорами. Включення таких осіб до табеля може свідчити про наявність прихованих трудових відносин (лист Мінсоцполітики від 23.04.2010 № 115/13/133-10).
Як правильно заповнювати табель: форма, приклад і пояснення
Для обліку використовується типова форма № П-5, затверджена наказом Держстату від 05.12.2008 № 489. Табель ведеться помісячно, тож перед початком заповнення варто врахувати кількість календарних днів у відповідному місяці — 28, 29, 30 або 31. Надлишкові клітинки можна перекреслити або позначити «Х».
Ключові моменти:
-
Для кожної дати в табелі передбачено два рядки:
-
верхній — кількість відпрацьованих годин;
-
нижній — умовне позначення (наприклад, «Р» для робочого дня).
-
-
Закон не встановлює обов’язкового порядку: що писати вгорі — години чи коди. Тобто допускається обидва варіанти.
Приклад заповнення табеля — див. нижче.
| № | Табельний номер | Стать ч/ж | ПІБ, посада | Дні місяця | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 01 | 02 | 03 | 04 | 05 | 06 | 07 | 08 | 09 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | |||||||||||||||||
| 1 | 0125 | ж | Добренька Олена Петрівна | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | Х | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Х | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | |||||
За наведеним прикладом працівниця відпрацювала 21 день і 168 годин. Вихідні дні залишаються порожніми.
Практичні поради щодо ведення табеля
При заповненні табеля слід дотримуватися таких правил:
-
Заповнення щодня: Табель ведеться в режимі реального часу, а не заднім числом.
-
Фіксація годин: Вказуються фактично відпрацьовані години (наприклад, 7,5; 7,25 тощо).
-
Передсвяткові дні: Тривалість робочого дня скорочується на 1 годину (окрім випадків воєнного стану — ч. 6 ст. 6 Закону № 2136).
-
Обмеження робочого тижня: Зазвичай не більше 40 годин на тиждень. Для окремих категорій працівників (медики, освітяни) – менше.
-
Понаднормові години: Не перевищують 120 годин на рік та 4 години за два дні.
-
Позначення у вихідні дні: Клітинки залишаються порожніми або ставлять прочерки; коди не використовуються.
-
Ненормований робочий день: Відображається стандартна тривалість (наприклад, 8 годин) навіть за понаднормову роботу.
-
Документальне підтвердження: Всі записи мають базуватися на офіційних документах — лікарняних, наказах, довідках.
-
Позначення: Зазвичай використовують літерні коди; якщо додаються власні, пояснення до них потрібно розміщувати на титульній сторінці табеля.
Особливості ведення табеля в умовах воєнного стану
Під час воєнного стану порядок ведення табеля змінюється відповідно до Закону України № 2136-IX від 15.03.2022:
-
Тривалість робочого дня напередодні святкових і неробочих днів не скорочується (ч. 6 ст. 6).
-
Святкові чи неробочі дні, що збігаються з робочими, не вважаються вихідними (ч. 6 ст. 6).
-
Вихідні, що припадають на святкові або неробочі дні, не переносяться (ч. 6 ст. 6).
-
Перенесення робочих днів у зв’язку зі святами також не здійснюється (ч. 6 ст. 6).
Внаслідок цього робочий час у місяцях дії воєнного стану може збільшуватися.
Щодо тривалості робочого тижня: закон передбачає можливість встановлення 50- або 60-годинного робочого тижня, але це не є обов’язковим (ч. 1 і 2 Закону № 2136). Стандартна тривалість залишається 40 годин на тиждень, а для скороченого робочого часу — відповідно менше. У прикладах наведено стандартну норму.
Приклад табелювання для 6-денного робочого тижня
Для 6-денного робочого тижня з нормою 40 годин (на прикладі травня 2024 року) максимально допустима тривалість робочого дня становить 7 годин. Напередодні вихідного дня (суботи) тривалість роботи скорочується до 5 годин, відповідно до статті 52 та частини 2 статті 53 Кодексу законів про працю України (КЗпП).
Табель робочого часу
(40 годин на тиждень, 6-денний графік)
| № | Таб. номер | Стать | ПІБ, посада | 01 | 02 | 03 | 04 | 05 | 06 | 07 | 08 | 09 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | Х | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 3 | 0015 | ж | Добренька Олена Петрівна, бухгалтер | 7 | 7 | 7 | 5 | 7 | 7 | 7 | 7 | 7 | 5 | 7 | 7 | 7 | Х | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Х | 7 | 7 | 5 | 7 |
Всього за місяць: 27 робочих днів, 181 год.
У разі 6-денного графіка слід пам’ятати: субота (останній день робочого тижня) має бути скороченою — не більше 5 годин.
Табель для скороченого робочого тижня (36 годин)
Нижче наведено приклад табелювання для 6-денного робочого тижня з тривалістю 36 годин (травень 2024 року). У такому випадку щоденна тривалість роботи, як правило, становить 6 годин, а напередодні вихідного — 5 годин.
Табель робочого часу (36 год/тиждень, 6-денний графік)
| № | Таб. номер | Стать | ПІБ, посада | 01 | 02 | 03 | 04 | 05 | 06 | 07 | 08 | 09 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | Х | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 3 | 0015 | ж | Добренька Олена Петрівна, бухгалтер | 6 | 6 | 6 | 5 | 6 | 6 | 6 | 6 | 6 | 5 | 6 | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | 6 | 6 | 5 | 6 | 6 |
Всього за місяць: 27 робочих днів, 158 год.
Зверніть увагу: скорочення робочого дня перед святами на 1 годину не застосовується для скороченого робочого тижня (ст. 51 КЗпП). Фактично 36-годинний тиждень у таких випадках може перетворюватися на 35-годинний. Це підтверджує й роз’яснення Мінсоцполітики від 22.03.2018 № 457/0/101-18/284.
Як вести табель обліку часу для сумісника
Під час ведення табеля важливо розрізняти сумісництво (внутрішнє та зовнішнє) і внутрішнє суміщення обов’язків.
Порівняльна таблиця оформлення сумісництва
| Варіант оформлення | Позначення | Окремий табельний номер | Особливості табелювання |
|---|---|---|---|
| Сумісництво (зовнішнє або внутрішнє) | РС | Так | Використовується код «РС», як і для працівників на неповному робочому дні. Працівник включається в табель двічі: за основним місцем роботи та за сумісництвом (з іншим табельним номером). |
| Внутрішнє суміщення | – | Ні | Не табелюється окремо, оскільки виконується протягом основного робочого дня. Оплата проводиться шляхом нарахування доплати. |
Основні позначення в табелі обліку робочого часу
У таблиці нижче наведено основні коди, які використовуються для відображення різних ситуацій у табелі обліку робочого часу:
| Ситуація | Код | Особливості табелювання |
|---|---|---|
| Щорічна основна відпустка | В | Позначається літерами «В» на всі календарні дні відпустки, включаючи вихідні. Святкові та неробочі дні не враховуються, оскільки не входять до тривалості відпустки. |
| Відпустка без збереження зарплати | НА | Відмічається на кожен календарний день відпустки, включаючи святкові та неробочі дні. |
| Відрядження | ВД | Проставляється кількість годин згідно з графіком роботи підприємства. Якщо відрядження припадає на вихідний, години не ставляться, але код «ВД» зазначається. У разі роботи у вихідний — код «РД/ВД». |
| Лікарняний | ТН | Відмічається на всі дні, включаючи вихідні та святкові, згідно з листком непрацездатності. Якщо листок відсутній, використовується код «НН» (неоплачуваний лікарняний). |
| Відпустка по вагітності та пологах | ВП | Позначається на всі 126 календарних днів згідно з листком непрацездатності, включаючи вихідні та святкові дні. |
| Відпустка по догляду за дитиною до 3 років | ВП | Відмічається на підставі наказу керівника про надання відпустки. |
| Робота у шкідливих умовах | Ш | Рекомендується використовувати позначення «Ш» або «Ш/Р» з зазначенням годин роботи у шкідливих та звичайних умовах (наприклад, «Ш/Р 5/3»). |
| Призупинення дії трудового договору | ПТ | Позначається на кожен календарний день призупинення, включаючи святкові та неробочі дні. |
| Інший невідпрацьований час | ІН | Використовується для позначення інших причин неявки, таких як мобілізація, курси підвищення кваліфікації тощо. |
Приклад заповнення табеля обліку робочого часу
Розглянемо приклад заповнення табеля обліку робочого часу за травень 2024 року для працівника:
| № | Табельний номер | Стать | ПІБ, посада | 01 | 02 | 03 | 04 | 05 | 06 | 07 | 08 | 09 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2 | 0126 | ж | Добренька Олена Петрівна, бухгалтер | 8 | 8 | В | В | В | В | В | В | В | 8 | 8 | ТН | ТН | 8 | 8 | 8 | ВД | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 |
У цьому прикладі:
- З 3 по 10 травня — щорічна основна відпустка (код «В»).
- 13 та 14 травня — лікарняний (код «ТН»).
- 20 травня — відрядження (код «ВД»).
Неповний робочий час у табелі
Робота на неповний робочий час відображається в табелі за допомогою наступних кодів:
- РС (код 02): використовується, якщо неповний робочий час встановлено за ініціативою працівника.
- НД (код 20): застосовується, якщо неповний робочий час встановлено за ініціативою роботодавця.
Ці коди також використовуються для позначення роботи за сумісництвом.
Підсумований облік робочого часу
При застосуванні підсумованого обліку робочого часу, що характерно для змінного графіку, слід враховувати такі особливості:
-
Години роботи розподіляються між суміжними добами.
-
Нічні години (з 22:00 до 06:00) позначаються кодом РН.
-
Надурочні години визначаються наприкінці облікового періоду як перевищення встановленої норми.
Нестандартні ситуації у табелі
Іноді при заповненні табеля виникають нестандартні випадки, що потребують особливого відображення:
-
Перехід на зимовий або літній час: години роботи зазначаються фактично відпрацьованими.
-
Мобілізація працівника: використовується код ІН.
-
Відпустка по догляду за дитиною до 6 років: застосовується код ДД.
-
Перенесення робочих днів: відображаються фактичні робочі дні відповідно до наказу про перенесення.
-
Звільнення працівника: з дня звільнення ставиться знак «Х».
-
Прийняття на роботу не з початку місяця: до дня початку роботи ставиться знак «Х».
-
Направлення на курси підвищення кваліфікації: використовується код ІН.
-
Помилка у табелі: складається новий табель з позначкою «Виправлення помилки».
-
Смерть працівника: з дня припинення роботи до дня звільнення ставиться код І, а після отримання свідоцтва про смерть — знак «Х».
Бажаєте проконсультуватися з фахівцем якомога швидше?
