— Рішення для будь-яких потреб
НА ЗАХИСТІ ВАШИХ ІНТЕРЕСІВ
Наша компанія пропонує широкий спектр послуг, включаючи реєстрацію бізнесу, бухгалтерський супровід, продаж готових компаній, а також допомогу в отриманні ліцензій, дозволів на виконання небезпечних робіт та підготовку тендерної документації.
Авансовий звіт у 2025 році: як правильно скласти та подати
На що звернути увагу при поданні авансового звіту у 2025 році
Звіт подається протягом 5 робочих днів після завершення відрядження або використання коштів. До звіту додаються підтвердні документи (чеки, квитанції, проїзні документи тощо), які обґрунтовують понесені витрати.
Якщо звіт не поданий у визначений строк або не підтверджений належними документами, витрати не компенсуються, а кошти, видані під звіт, вважаються додатковим благом працівника та підлягають оподаткуванню (ПДФО та військовим збором).
Таким чином, правильне та своєчасне складання авансового звіту є обов’язковою вимогою для всіх працівників, які отримують кошти на відрядження або інші службові витрати.
Зверніть увагу: усі працівники державних органів, органів місцевого самоврядування та бюджетних установ зобов’язані подавати авансовий звіт у паперовій або електронній формі — залежно від внутрішнього документообігу установи. До звіту обов’язково додаються підтвердні документи, на підставі яких приймається рішення про компенсацію витрат (п. 17 розд. І Інструкції № 59).
Навіщо потрібен авансовий звіт
Авансовий звіт виконує важливу функцію фінансового контролю. Він дозволяє:
підтвердити цільове використання коштів, виданих під звіт;
уникнути порушень у бухгалтерському та податковому обліку;
відшкодувати працівнику витрати, якщо вони перевищили суму виданого авансу;
визначити залишок коштів, які підлягають поверненню до каси або на рахунок установи.
Таким чином, авансовий звіт — це не лише обов’язковий документ для закриття авансу, а й інструмент прозорого обліку витрат, що гарантує відповідність вимогам законодавства.
Навіщо потрібен авансовий звіт:
- як підстава для відображення витрат у бухобліку установи;
- для підтвердження дотримання касової дисципліни;
- для уникнення оподаткування ПДФО отриманих коштів на відрядження (за умови подання звіту у визначений строк).
Якщо аванс не видавався, авансовий звіт слугує підставою для компенсації витрат працівнику за рахунок установи — за наданими підтвердними документами.
Що потрібно для складання звіту:
- наказ про відрядження;
- документи, які підтверджують витрати: квитки на проїзд, чеки на проживання, рахунки за послуги, банківські виписки тощо;
- інформація про добові — у звіті окремим рядком зазначається сума добових, що підлягає відшкодуванню.
На 2025 рік розмір добових для працівників бюджетної сфери становить 300 грн за кожну повну добу перебування поза межами основного місця роботи.
Увага: тільки правильно оформлений і затверджений авансовий звіт дає право бухгалтерії провести операції з підзвітними коштами у меморіальних ордерах № 8-1 (загальний фонд) або № 8-2 (спеціальний фонд).
Термін звітування за авансовими звітами у 2025 році
Терміни подання авансового звіту залежать від того, чи отримав працівник аванс на відрядження. У разі отримання авансу звіт складається в строки, визначені п. 5 Постанови № 98 та п. 11 розд. ІІ Інструкції № 59. Якщо аванс не видавався, працівник повинен подати звіт у терміни, зазначені в наказі про відрядження.
При подачі авансового звіту строк подання залежить від форми авансу та виду розрахунків:
- Якщо аванс був виданий готівкою, у тому числі у випадку скасування відрядження або невиїзду, звіт подається протягом 1–3 банківських днів.
- Якщо аванс був перерахований на особистий платіжний інструмент або корпоративну картку, строк подання — 1–5 банківських днів.
- При комбінованому видачі авансу (готівка і безготівковий розрахунок) звіт слід подати за 1–3 банківські дні.
- Якщо відрядження скасовано і аванс був безготівковим, звіт подається також протягом 1–3 банківських днів.
- У разі наявності розбіжностей у звітних документах строк звітування може бути продовжено до 20 банківських днів.
Строки обчислюються з дня, наступного за днем прибуття на місце постійної роботи (у разі здійсненого відрядження) або з дня скасування відрядження. Слід зазначити, що строки вказуються в банківських днях, відповідно до Положення НБУ про операції за акредитивами. Зокрема, робочі дні банків можуть не збігатися з робочими днями установи, що потрібно враховувати при перевірці строків.
Згідно з Постановою № 98 та Інструкцією № 59 строки звітування відрізняються від тих, що передбачені Податковим кодексом України. Для працівників державних органів, органів місцевого самоврядування та бюджетних установ застосовуються строки, визначені Постановою № 98 та Інструкцією № 59, а для цілей оподаткування ПДФО неповернутого авансу — строки, встановлені підпунктом 170.9.3 ПКУ.
Алгоритм заповнення авансового звіту
Авансовий звіт заповнює кожен працівник, який за наказом виконував свої обов’язки поза межами постійного робочого місця, у іншому населеному пункті. Для зручності працівника і бухгалтера наведено інформацію про те, яку саме інформацію та в яких реквізитах потрібно зазначити в авансовому звіті.
Лицьовий бік звіту:
Номер і дата: Працівник записує дату подання звіту та реєстраційний номер, який надає бухгалтерія.
Найменування податкового агента: Вказує працівник відповідно до установчих документів установи.
Податковий номер: Працівник зазначає код ЄДРПОУ установи, уточнюючи його у бухгалтерії, якщо не знає.
Фізична особа – платник податків: Записує своє повне ім’я та прізвище.
Реєстраційний номер облікової картки платника податків: Працівник вказує свій ІПН.
Призначення авансу: Зазначається, що аванс видано на відрядження з точним місцем.
Залишок попереднього авансу/Перевитрата/Сума (грн, коп.): Якщо попередній звіт не було закрито, працівник вказує ці суми, якщо немає — ставить прочерки.
Одержано (від кого, № та дата)/Сума (грн, коп.): Записує суму авансу та реквізити документа, за яким він отриманий.
Усього отримано/Сума (грн, коп.): Вказується загальна сума авансу.
Витрачено/Сума (грн, коп.): Сума витрачених коштів за первинними документами, яка переноситься зворотним боком звіту.
Залишок/Перевитрата/Сума (грн, коп.): Якщо аванс дорівнює витратам — прочерк, інакше зазначається залишок або перевитрата.
Додаток __ документів: Вказується кількість документів, на основі яких складено звіт.
Зворотний бік звіту:
№ з/п: Порядковий номер підтвердних документів.
Дата документа: Дата кожного підтвердного документа.
Кому, за що і на підставі якого документа заплачено: Вказується контрагент, зміст операції і реквізити підтвердного документа, зокрема ПДВ, якщо є.
Сума (грн, коп.)/Усього: Сума кожного документа та підсумок усіх витрат.
Дебет рахунку: Субрахунок для відображення витрат, який зазначає бухгалтерія.
Фізична особа – платник податків (підзвітна особа): Підпис працівника після заповнення реквізитів.
Дата: Дата складання звіту.
Бухгалтерія:
Залишок унесений/Перевитрата видана/Сума: Сума, яку працівник повернув або яку відшкодував установі.
Сума податку: Визначення податкових зобов’язань по ПДФО та військовому збору, якщо аванс не повернуто.
Головний бухгалтер: Підписує звіт після перевірки.
Звіт затверджено в сумі/Керівник (підпис)/Дата: Підпис керівника після перевірки бухгалтерією.
Дебет/Кредит/Сума (грн, коп.): Кореспонденція субрахунків бухгалтерського обліку у меморіальному ордері.
Авансовий звіт: як виявити та виправити помилки
Після подання працівником авансового звіту про відрядження до бухгалтерії, бухгалтер проводить його перевірку. Основні етапи перевірки:
перевірка правильності заповнення реквізитів;
наявність усіх підтвердних документів;
перевірка підписів та інших необхідних даних.
Потім бухгалтер з’ясовує, чи відповідають суми у звіті реальним сумам у первинних документах. Відповідно до Інструкції № 59, до авансового звіту мають бути додані оригінали документів, що підтверджують витрати, понесені під час відрядження. Вимоги до таких документів визначають Податковий кодекс (пункт 170.9) та Інструкція № 59.
Особливу увагу слід звернути на добові, які не потребують документального підтвердження суми, але мають бути підтверджені іншими документами, що свідчать про перебування працівника у відрядженні. Якщо таких підтверджень немає, авансовий звіт на відшкодування добових не може бути затверджений.
Необхідно також перевірити дотримання строків подання звіту, встановлених Інструкцією № 59 та Податковим кодексом, та правильно обчислити зобов’язання з ПДФО і військового збору. Бухгалтер перевіряє, чи працівник вчасно повернув невикористану суму авансу.
При виявленні помилок у звіті бухгалтер повідомляє працівника для їх виправлення або подання нового звіту, якщо звіт ще не затверджений. Якщо звіт затверджений, бухгалтер може виправити помилки самостійно, оформивши це бухгалтерською довідкою.
Якщо строк повернення авансу порушено, нарахування зобов’язань з ПДФО і військового збору починають лише після завершення місяця, наступного за місяцем відрядження. Це дозволяє правильно визначити, чи потрібно нараховувати ПДФО та військовий збір.
Якщо витрати працівника перевищують суму авансу, бухгалтер має відшкодувати перевитрату не пізніше третього банківського дня після затвердження звіту керівником установи.
Бажаєте проконсультуватися з фахівцем якомога швидше?
