— Рішення для будь-яких потреб
НА ЗАХИСТІ ВАШИХ ІНТЕРЕСІВ
Наша компанія пропонує широкий спектр послуг, включаючи реєстрацію бізнесу, бухгалтерський супровід, продаж готових компаній, а також допомогу в отриманні ліцензій, дозволів на виконання небезпечних робіт та підготовку тендерної документації.
Доплата за заміщення тимчасово відсутнього працівника: що потрібно знати
У будь-якій компанії бувають випадки тимчасової відсутності працівника — через відпустку, лікарняний або відсторонення. У таких ситуаціях роботодавець може доручити виконання його обов’язків іншому співробітнику. Але як правильно організувати оплату праці в цих випадках?
Чи встановлює законодавство обов’язкову доплату за заміщення? Якими документами потрібно оформити виконання чужих обов’язків і як правильно розрахувати доплату, щоб уникнути порушень трудового законодавства?
У цій статті ми розглянемо, коли працівник має право на додаткову оплату, які умови потрібно дотримуватися, а також надамо корисні поради для кадровиків і бухгалтерів.
Як правильно оформити заміщення відсутнього працівника: документи і підстави
Перед тим, як нараховувати будь-яку доплату працівнику, який тимчасово виконує обов’язки іншої особи, необхідно належно оформити сам факт заміщення. Це регулюють такі нормативні акти:
стаття 105 Кодексу законів про працю України (КЗпП);
постанова Ради Міністрів СРСР від 04.12.1981 р. № 1145 «Про порядок і умови суміщення професій (посад)» (чинна, попри відсутність на сайті ВРУ — українського аналогу досі не прийнято);
Інструкція № 53-ВЛ від 14.05.1982 р. щодо застосування цієї постанови (також чинна);
роз’яснення № 30/39 від 29.12.1965 р. «Про порядок оплати тимчасового заступництва»;
лист Мінсоцполітики України від 21.07.2011 р. № 590/13/84-11.
Хоча частина цих документів радянського походження і не публікуються на офіційних ресурсах, вони залишаються чинними відповідно до постанови ВРУ від 12.09.1991 р. № 1545 — до прийняття національних замінників.
Для належного оформлення заміщення потрібно:
Отримати записку чи службову записку від працівника, якого замінюватимуть. Це не обов’язково, але фіксує ініціативу і кандидатуру.
Уточнити усну згоду потенційного замінника — для кращого мікроклімату в колективі.
Оформити наказ (розпорядження) керівника про покладання тимчасових обов’язків — це обов’язковий документ.
Отримати письмову згоду працівника, який виконуватиме обов’язки тимчасово відсутнього. Варіанти:
– підпис із позначкою «Не заперечую» і датою на самому наказі;
– або заява на ім’я керівника з підтвердженням згоди.
Важливо: без письмової згоди заміщення юридично не вважається оформленим належним чином.
Що має містити наказ про тимчасове заміщення
У наказі (розпорядженні) про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника потрібно вказати:
Посаду та ПІБ працівника, який виконуватиме обов’язки.
Посаду та ПІБ тимчасово відсутнього працівника, якого заміщають.
Період, на який встановлено заміщення.
Розмір доплати (якщо він не встановлений у колективному договорі).
Конкретний перелік обов’язків, які має виконувати замінник, або обмеження — за бажанням керівництва. Якщо цього не зробити, вважається, що виконується весь обсяг посадових обов’язків згідно з інструкцією відсутнього працівника.
Хто і коли ознайомить замінника з його тимчасовими обов’язками (зазвичай це сам працівник, якого заміщають, або керівник підрозділу).
Як визначити розмір доплати за заміщення тимчасово відсутнього працівника
В Україні немає фіксованої суми або автоматичної доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника (ТВП). Стаття 105 КЗпП містить загальне правило: доплата встановлюється відповідно до колективного договору. Для бюджетників, які працюють за Єдиною тарифною сіткою (ЄТС), максимальний розмір доплати — до 50% посадового окладу (пп. 3 п. 3 постанови КМУ № 1298 від 30.08.2002 р.).
У колективному договорі часто вказано, що доплата може бути «до 50%», тому керівник сам визначає конкретний розмір — наприклад, 10% або 25%, залежно від складності завдань, які виконує замінник.
Щодо бази нарахування доплати — від окладу замінюваного працівника чи від окладу самого замінника — це регулюється колективним договором або внутрішнім наказом. Постанова № 1145 допускає, що доплату можна нараховувати від окладу відсутнього працівника, але деякі галузеві угоди та листи Мінсоцполітики (зокрема № 319/13/84-10 від 25.03.2010) рекомендують нараховувати доплату від посадового окладу за основною посадою працівника, що заміщує.
Існують окремі норми для:
працівників органів влади та ОМС — до 50% окладу відсутнього працівника (постанова КМУ № 268);
держслужбовців — також до 50% від окладу замінюваного працівника (ст. 52 Закону «Про державну службу» № 889).
Отже, основою для нарахування доплати є:
положення колективного договору;
наказ керівника;
галузеві норми та положення.
Коли доплата за тимчасове заміщення не передбачена
Доплата працівнику за тимчасове заміщення не виплачується у таких випадках:
Якщо в посадовій інструкції працівника прямо вказано, що він виконує обов’язки колеги під час його відсутності.
Якщо заміщення здійснюють керівники установи, їх заступники або керівники структурних підрозділів (відповідно до постанови № 1298).
Проте керівник може встановити іншу форму винагороди, наприклад, премію або надбавку за інтенсивність праці — це залежить від внутрішньої політики установи і рішення керівника.
Зверніть увагу: якщо працівнику встановлюють доплату за додаткові обов’язки, це впливає на розмір доплати до мінімальної зарплати — тобто сума доплати за заміщення зменшує компенсацію до мінімалки.
Також варто пам’ятати: надбавки, які отримував відсутній працівник, не переходять автоматично до того, хто його заміщає. Їх нараховують лише тоді, коли надбавка пов’язана з виконанням конкретних функцій, а не просто з посадою.
Заміщення працівника та внутрішнє суміщення: основні відмінності
Часто плутають тимчасове виконання обов’язків і внутрішнє суміщення, хоча між ними є важливі відмінності:
Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника (ТВП) — це тимчасова передача функцій іншій особі на період відсутності основного працівника (через хворобу, відпустку, відрядження тощо). Посада залишається зайнятою. Заміщення може бути як на аналогічній, так і на іншій посаді.
Внутрішнє суміщення — це виконання обов’язків на іншій, вакантній посаді, окремій від основної. Потрібно чітко визначити робочі години і вести окремий облік у табелі.
Існує також тимчасове заступництво (замісництво) — коли працівника звільняють від основної роботи і тимчасово переводять на іншу посаду, зазвичай керівну. Доплата тоді розраховується як різниця між окладами з урахуванням премій і надбавок працівника, якого заміщують.
Цей варіант застосовують рідко, оскільки він складний у юридичному оформленні і потребує узгодження з вищими органами. Наприклад, це актуально для тимчасового призначення виконувача обов’язків ректора чи керівника установи.
Як замінити працівника у відпустці: форми, умови та оформлення
Заміна працівника, який перебуває у відпустці, залежить від тривалості його відсутності, обсягу посадових обов’язків та інших факторів. Законодавство передбачає такі варіанти заміщення:
Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника (стаття 105 КЗпП);
Тимчасове заступництво (заміщення);
Укладення строкового трудового договору, якщо відсутність тривала.
При заміщенні слід враховувати:
Працівник може виконувати обов’язки іншої особи лише за умови наявності вільного часу в межах робочого дня.
Примушувати виконувати обов’язки, не передбачені трудовим договором, заборонено (стаття 31 КЗпП).
Обов’язкова письмова згода працівника (заява), якщо обов’язки не передбачені посадовою інструкцією.
На підставі заяви керівник видає наказ, у якому зазначає:
посаду і функції, які виконуватиме працівник;
період заміщення;
розмір доплати.
Якщо обов’язки вже прописані в посадовій інструкції, заява і наказ не потрібні.
Розмір доплати за заміщення: приклад розрахунку
Доплата встановлюється:
колективним договором (фіксованою сумою або у відсотках від окладу);
або наказом керівника, якщо колективний договір цього не регулює.
Приклад:
Помічник вихователя з окладом 4345 грн тимчасово виконує обов’язки двірника з окладом 3195 грн. За використання дезінфікуючих засобів встановлена надбавка 10%. Директор наказом затверджує доплату у розмірі 50% від посадового окладу помічника вихователя.
Розрахунок:
| Показник | Сума, грн |
|---|---|
| Оклад помічника вихователя | 4345,00 |
| Доплата (50% від окладу помічника вихователя) | 2172,50 |
| Разом без доплати до мінімалки | 6517,50 |
| Мінімальна зарплата у 2025 році | 8000,00 |
| Необхідна доплата до мінімалки | 1482,50 |
| Усього до виплати | 8000,00 |
Доплата за деззасоби не нараховується, адже замінюваний працівник не змінює посаду — він залишається помічником вихователя.
Чому заміщення може бути фінансово невигідним для працівника
У ситуації, описаній вище, виконання додаткових обов’язків фактично не впливає на розмір зарплати, оскільки працівник у будь-якому випадку отримає доплату до мінімальної зарплати.
Порівняння:
| Варіант | Сума, грн |
|---|---|
| Зарплата без додаткових обов’язків | 4345,00 |
| Доплата до мінімалки без заміщення | 3655,00 |
| Усього | 8000,00 |
| Зарплата з виконанням обов’язків двірника | 4345,00 |
| Доплата за заміщення | 2172,50 |
| Доплата до мінімалки (менша через наявну доплату) | 1482,50 |
| Усього | 8000,00 |
Як вирішити проблему «нерентабельного» заміщення
Для мотивації працівника виконувати додаткові обов’язки установи можуть:
Оформити сумісництво — у цьому разі працівник отримує окрему оплату за другу посаду.
Нарахувати премію — якщо це дозволяють фінансові можливості установи.
Передбачити у колективному договорі вигідніші умови, наприклад, оплату всіх надбавок, які раніше отримував відсутній працівник.
Оформлення заміщення як сумісництва — це законний і часто фінансово вигідніший варіант. Вибір форми заміщення — рішення керівника, що залежить від бюджету установи та кадрової політики.
Сумісництво як вигідна альтернатива заміщенню
Якщо працівник тимчасово відсутній, альтернативним варіантом може бути оформлення внутрішнього сумісництва. Наприклад, помічника вихователя можна тимчасово оформити на 0,5 ставки двірника строком на один місяць.
У такому випадку:
Працівник офіційно займає посаду двірника, а не просто виконує його обов’язки.
Якщо в установі передбачена доплата за використання дезінфікуючих засобів для двірника, вона також нараховується суміснику.
Ця доплата не включається до розміру мінімальної заробітної плати та виплачується понад неї (лист Мінсоцполітики від 17.03.2017 № 737/0/101-17/28).
Розрахунок зарплати за умов сумісництва:
| Компонент | Сума, грн |
|---|---|
| Основна зарплата (помічник вихователя) | 4345,00 |
| Додатковий дохід за сумісництвом (двірник, 0,5 ст.) | 3195,00 |
| Разом | 7540,00 |
| Доплата до мінімальної зарплати (8000 – 7540) | 460,00 |
| Надбавка за дезінфікуючі засоби (10% від 3195) | 319,50 |
| Загальна сума до виплати | 8319,50 грн |
Отже, оформлення сумісництва дає змогу отримати вищу заробітну плату, ніж при виконанні обов’язків тимчасово відсутнього працівника без зміни посади.
Важливо: оформлення сумісництва потребує обов’язкової заяви від працівника та відповідного наказу керівника установи.
Наслідки порушення: відповідальність за ненарахування доплати
Якщо працівник виконує обов’язки тимчасово відсутнього колеги, а доплату йому не нараховують, це є порушенням державних гарантій у сфері оплати праці.
Відповідно до статті 265 КЗпП, за такі порушення на роботодавця можуть накласти штраф у розмірі двох мінімальних зарплат на момент виявлення порушення.
У 2025 році це становить:
8000 грн × 2 = 16 000 грн.
Такі випадки вже фіксувалися на практиці, тому недотримання вимог щодо доплат є реальною загрозою фінансових санкцій для роботодавця.
Бажаєте проконсультуватися з фахівцем якомога швидше?
