Доповідна записка — бланк та зразок

— Рішення для будь-яких потреб

НА ЗАХИСТІ ВАШИХ ІНТЕРЕСІВ

Наша компанія пропонує широкий спектр послуг, включаючи реєстрацію бізнесу, бухгалтерський супровід, продаж готових компаній, а також допомогу в отриманні ліцензій, дозволів на виконання небезпечних робіт та підготовку тендерної документації.

БЕЗКОШТОВНА КОНСУЛЬТАЦІЯ

Бухгалтерське обслуговування

Детальніше

Аудиторські послуги

Детальніше

Бухгалтерський аутсорсинг

Детальніше

Послуги бухгалтера

Детальніше

Ведення бухгалтерського обліку

Детальніше

Облік по типам бізнесу

Детальніше
Доповідна записка — бланк та зразок

Доповідна записка — бланк та зразок

Коли складається доповідна записка

Функція доповідних записок багатогранна — інформувати про різні господарські ситуації, наприклад, про:

  • негативну кадрову робочу ситуацію (відсутність певного підлеглого працівника на робочому місці, прогул, запізнення, невиконання службових обов’язків, невідповідність займаній посаді);

  • негативну господарську ситуацію (відсутність матеріалів на складі, збої у постачанні, певне застереження);

  • неприйнятні чи шкідливі дії інших структурних підрозділів організації чи зовнішніх чинників тощо.

Також доповідна записка може й доносити нейтральну чи позитивну інформацію, наприклад, про:

  • успіхи установи та її працівників;

  • прохання підвищити чи преміювати певного працівника;

  • надання йому відпустки;

  • направлення працівника у позапланове відрядження з обґрунтуванням причини тощо.

І ще одна функція доповідних записок — це обґрунтування керівником своїх подальших дій, наприклад, звільнення працівника через невиконання своїх обов’язків чи прогул.

Види доповідних записок

Доповідні записки поділяються на внутрішні та зовнішні. Зовнішні надходять до установи від осіб, які не є її працівниками. Внутрішні ж оформлюються всередині організації. Вони можуть надходити:

  • від підлеглого до керівника;

  • від керівника нижчої ланки до керівника вищого рівня;

  • від одного керівника підрозділу до керівника іншого підрозділу.

Серед доповідних записок розрізняють окремі різновиди:

  • Службова доповідна записка — застосовується у випадках, коли між особою, що складає записку, і адресатом немає чіткого підпорядкування.

  • Пояснювальна доповідна записка — зазвичай складається працівниками, які не займають керівних посад, для пояснення певних ситуацій або дій.

Нормативні вимоги до доповідної записки

Доповідна записка підпадає під загальні вимоги до оформлення управлінських документів. Основними орієнтирами є стандарти щодо структури та оформлення документації, а також класифікація документів, що використовуються в управлінській діяльності.

Крім того, існують рекомендації щодо ведення діловодства в органах державної влади, які визначають правила підготовки, оформлення й обігу службових документів, зокрема доповідних записок.

Попри це, доповідна записка бухгалтера зазвичай не належить до документів зі строго регламентованою формою. Вона може мати довільну структуру й складатися з різних елементів, але в практиці діловодства сформувались певні стандартні підходи до її змісту й оформлення.

Доповідна записка — зміст і структура

Пояснювальні та доповідні записки працівників можуть бути складені як в електронному, так і в рукописному вигляді. При оформленні таких документів дотримуються певних стандартних правил:

  • Доповідну записку оформлюють на чистому аркуші паперу (за потреби — на кількох аркушах).

  • Текст зазвичай розміщується лише з одного боку аркуша. Якщо сторінок декілька, їх пронумеровують.

  • У разі наявності додатків їх слід зазначити після основного тексту, з указанням кількості.

  • Початок документа має містити адресата (посада, ПІБ) і дані особи, яка звертається (посада, ПІБ повністю).

  • Обов’язково вказуються місце і дата складання, підпис укладача, а також назва документа — «Доповідна записка».

  • Після заголовка доречно коротко зазначити суть звернення: наприклад, «про позапланову відпустку», «про відрядження», «щодо прогулу працівника» тощо.

  • Текст поділяється на два основні блоки:

    1. Констатуючий — опис ситуації або обставин.

    2. Конструктивний — висновки, оцінки, пропозиції або прохання щодо вирішення ситуації.

  • Документ підлягає реєстрації у внутрішньому журналі. Реєстраційний номер і дата можуть розміщуватись у верхній або нижній частині аркуша.

  • Після подання керівник може накласти резолюцію з дорученням або рішенням (наприклад: «передати до кадрового відділу», «задовольнити прохання»).

  • У лівому нижньому куті або на звороті можна зазначити контактний номер телефону укладача — службовий або мобільний.

Бажаєте проконсультуватися з фахівцем якомога швидше?