Електронні лікарняні 2025: як оформити та провести в обліку
Паперові листки непрацездатності відійшли у минуле — тепер усі лікарняні оформлюються в електронній формі. Для бухгалтерів це означає не лише зміну формату документів, а й новий порядок взаємодії з працівниками, медичними закладами та Фондом соціального страхування.
У 2025 році електронні лікарняні стали ще зручнішими, але водночас виникає багато запитань щодо їх правильного оформлення та ведення в бухгалтерському обліку. Як бухгалтеру уникнути помилок? Як перевірити достовірність інформації? Коли слід нараховувати допомогу, а коли — очікувати підтвердження від Фонду?
Цей матеріал містить прості інструкції, корисні рекомендації та відповіді на найбільш поширені питання бухгалтерів щодо роботи з електронними лікарняними.
Для яких виплат потрібен електронний лікарняний
Електронний листок непрацездатності (е-лікарняний) — це офіційний документ, створений медичним закладом у електронній системі охорони здоров’я. Він є підставою для нарахування різних видів допомог працівникам, зокрема:
тимчасової непрацездатності через хворобу або травму;
допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами (декретних виплат);
лікарняних для догляду за хворою дитиною або іншим членом родини;
лікарняних у разі хвороби особи, що доглядає дитину;
у разі карантину або обсервації;
під час самоізоляції в період пандемії COVID-19;
для проходження реабілітаційного лікування у санаторно-курортних закладах;
для ортопедичного протезування.
Порядок оформлення е-лікарняних регламентується законом про загальнообов’язкове державне соціальне страхування. Документ формується через електронний реєстр і має унікальний номер без серії, що відрізняє його від паперових аналогів. У е-лікарняному також використовуються оновлені коди причин непрацездатності.
Наразі адміністрування електронних лікарняних здійснює Пенсійний фонд України, який після ліквідації Фонду соціального страхування перейняв ці функції. Відомості про відкриття лікарняного автоматично відображаються в особистому кабінеті страхувальника на порталі Пенсійного фонду. Проте у воєнний час питання використання паперових лікарняних залишається актуальним.
Чи можна використовувати паперові лікарняні у 2025 році?
Так, у певних випадках застосування паперових листків непрацездатності все ще можливе. Міністерство охорони здоров’я визначає такі ситуації:
відсутність доступу користувачів до електронної системи охорони здоров’я (ЕСОЗ) у зв’язку з воєнним станом;
понад 7 днів немає зв’язку між електронним реєстром лікарняних (Пенсійного фонду) та медичними висновками в ЕСОЗ;
пацієнт звертається за продовженням лікарняного з порушенням термінів через обставини воєнного часу — рішення у цьому випадку ухвалює лікарсько-консультативна комісія або керівник медичного закладу;
закінчення строку, протягом якого лікар може виправити помилку у медичному висновку — у такій ситуації також приймають рішення про видачу паперового лікарняного.
Статуси електронних лікарняних: як їх розуміти
Після оформлення електронному лікарняному присвоюють один із кількох статусів. Їх розшифрування подається у відповідній таблиці:
| № |
Статус |
Що означає |
| 1 |
Закритий |
Присвоюється з моменту відкриття лікарняного. Після завершення строку дії медичного висновку або початку (для декретних) чекаємо 7 днів.
|
| 2 |
Готовий до сплати |
Через 7 днів після завершення строку е-лікарняний готовий до оплати. Роботодавець може формувати заяву-розрахунок для отримання коштів.
|
| 3 |
Помилково сформований |
Виявлена помилка у медичному висновку. Лікар протягом 7 днів створює новий правильний висновок. Виплати за таким лікарняним не проводяться.
|
| 4 |
Недійсний |
Створений на підставі іншого медвисновку, який уже охоплює відповідний період непрацездатності. Виплати не проводять.
|
| 5 |
Оплачений |
Присвоюється після надходження коштів на рахунок страхувальника для виплати працівнику.
|
Зверніть увагу: статус «Готовий до сплати» може з’явитися й раніше, однак у період очікування (7 днів) до документа можуть вноситися коригування.
Термін дії електронного лікарняного: коли можливі виплати
Допомога за електронним лікарняним може бути виплачена не пізніше ніж за 6 календарних місяців від дати:
відновлення працездатності;
завершення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
смерті застрахованої особи або члена її сім’ї.
Визначення дати видачі е-лікарняного: чому це важливо
Для правильного нарахування страхових виплат необхідно точно знати дату видачі електронного лікарняного. Виплату призначають лише після того, як документ отримає статус «Готовий до сплати (виданий)». Існують особливі правила для різних випадків:
для тимчасової непрацездатності виплата здійснюється не раніше ніж через 7 днів після дати закриття лікарняного;
для лікарняних, пов’язаних із вагітністю та пологами, виплата можлива через 7 днів з дати відкриття лікарняного.
Якщо статус е-лікарняного не було оновлено технічно, бухгалтер може самостійно встановити дату видачі за аналогією з цими правилами.
Приклад розрахунку для е-лікарняного по вагітності та пологах:
| Дата відкриття | +7 днів | День видачі (статус «Готовий до сплати») |
|---|
| 11 | 7 | 18 |
Чому саме 7 днів? Протягом цього періоду лікар має право внести зміни до е-лікарняного. На 8-й день дані стають остаточними.
Строки опрацювання е-лікарняних у 2025 році
Після зміни статусу е-лікарняного на «Готовий до сплати (виданий)», роботодавець має дотримуватись наступних строків:
| Етап |
Термін |
| Оформлення рішення про призначення виплат |
10 робочих днів (звичайні) / 3 робочих дні (вагітність та пологи) (ч. 1 ст. 24 Закону № 1105) |
| Подача заяви-розрахунку до ПФУ |
5 робочих днів після прийняття рішення (п. 2 Порядку № 12) |
| Отримання коштів від ПФУ |
3 робочих дні (абз. 3 ч. 1 ст. 26 Закону № 1105) |
| Виплата допомоги працівнику |
У найближчий день виплати зарплати (ч. 2 ст. 24 Закону № 1105) |
| Повідомлення ПФУ про здійснену виплату |
1 місяць після виплати (п. 10 Порядку № 12) |
Важливо: порушення строку повідомлення про виплату може стати підставою для позапланової перевірки з боку ПФУ.
Хто приймає рішення про виплату лікарняних
Рішення про нарахування лікарняних можуть оформити:
наказом керівника підприємства чи установи;
рішенням уповноваженої особи;
рішенням комісії з соціального страхування, діяльність якої наразі дозволена, хоча законодавство не вимагає обов’язкового створення такої комісії.
Для зручності деякі організації залишають комісію, але скорочують її склад (наприклад, до двох осіб) або призначають єдиним відповідальним за прийняття рішень головного бухгалтера чи заступника керівника.
Як оформити заяву-розрахунок на лікарняні виплати
Електронна форма заяви-розрахунку доступна в особистому кабінеті страхувальника на порталі Пенсійного фонду. Вона відповідає затвердженій формі, що регламентує порядок фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення у разі тимчасової непрацездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві.
Незважаючи на ліквідацію Фонду соціального страхування, цей порядок поки залишається чинним до прийняття нового.
У цій статті ми розглянемо лише основні аспекти правильного заповнення заяви-розрахунку на лікарняні виплати.
Коли подавати заяву-розрахунок для електронного лікарняного
Не всі електронні лікарняні потребують подання заяви-розрахунку. Це залежить від виду виплати:
Звичайні лікарняні. Заява-розрахунок потрібна лише якщо тривалість лікарняного становить 6 календарних днів і більше, адже кошти від Фонду виплачуються тільки в таких випадках. Якщо лікарняний триває до 5 днів включно, заява не подається, оскільки фінансування з фонду відсутнє, і повідомлення про виплату також не потрібно.
Декретні та лікарняні для догляду за дитиною чи хворим родичем. У цих випадках заява-розрахунок подається завжди, бо виплати проводяться з першого дня за рахунок фонду. Відповідно, необхідно також подавати повідомлення про виплату.
Подання заяви-розрахунку за паперовим лікарняним
У 2025 році можна подавати заяву-розрахунок на основі паперового лікарняного, якщо саме його видали замість електронного. Для цього у формі потрібно обрати тип листка непрацездатності «паперовий», вказати його серію та номер, а також додати кольорову скан-копію документа.
Якщо працівник має і електронний, і паперовий лікарняний одночасно, потрібно подавати окремі заяви-розрахунки для кожного виду.
Що повинен врахувати бухгалтер при підготовці е-лікарняного
Страховий стаж працівника:
Розрахунковий період:
Періоди невідпрацьованого часу:
Нарахована зарплата за розрахунковий період:
Оформлення заяви-розрахунку до ПФУ:
Особливості для працівників-сумісників
Е-лікарняний дійсний і за основним місцем роботи, і за сумісництвом.
Роботодавець за сумісництвом використовує дані з електронного кабінету ПФУ.
Паперовий лікарняний у випадку сумісництва потребує копію, завірену за основним місцем роботи.
Працівник повинен надати довідку про середню зарплату за основним місцем роботи.
Загальний дохід не повинен перевищувати максимальну базу для ЄСВ (тимчасово — 20 мінімальних зарплат у 2025 році).
Середньоденний заробіток обмежений максимальною базою ЄСВ, поділеною на 30,44.
У заяві-розрахунку для внутрішнього сумісника вказуються окремі рядки з даними про отримувача, підставу та суму виплати.
Ці кроки забезпечують правильний розрахунок і своєчасну виплату лікарняних та допомоги по вагітності і пологах.
Бажаєте проконсультуватися з фахівцем
якомога швидше?
