— Решение для любых потребностей
НА ЗАЩИТЕ ВАШИХ ИНТЕРЕСОВ
Наша компания предлагает широкий спектр услуг, включая регистрацию бизнеса, бухгалтерское сопровождение, продажу готовых компаний, а также помощь в получении лицензий, разрешений на выполнение опасных работ и подготовку тендерной документации.
Актуальный табель учета рабочего времени на 2025 год: образец и рекомендации по ведению
Ведение табеля учета рабочего времени – обязательная процедура для всех работодателей, независимо от размера компании или формы собственности. Этот документ отражает фактическое присутствие сотрудников на работе, а также все виды отсутствия — больничные, отпуска, прогулы и т.п.
В 2025 году форма табеля остается такой же, как и раньше, однако при ее заполнении есть некоторые важные аспекты, на которые следует обратить внимание. В материале объясняется, как правильно вести табель, кто ответственен за его оформление, какие условные обозначения используются и скачать ли актуальный шаблон.
Это удобный справочник для бухгалтеров, кадровых специалистов и предпринимателей, желающих грамотно вести учет рабочего времени и избежать возможных нарушений в 2025 году.
Что такое табель учета рабочего времени и зачем он нужен – рерайт максимально близок к оригиналу:
Табель учета использования рабочего времени — основной первичный документ, в котором фиксируются фактически отработанные дни и часы работников, а также все виды их отсутствия: больничные, отпуска, командировки, прогулы и т.д.
Хотя прямого законодательного требования по ведению табеля нет, обязанность вести достоверный учет проделанной работы закреплена в ч. 2 ст. 30 Закона Украины «Об оплате труда» № 108/95-ВР. Именно табель позволяет документально подтвердить объем проделанной работы, а также обосновать начисление заработной платы, больничных, отпускных и других выплат.
Этот документ является базой для расчета зарплаты и учета затрат на оплату труда. Даже если попытаться создать другой документ, по своей сути он все равно будет дублировать функции классического табеля.
Важно: табель – это основной инструмент для учета рабочего времени. Его можно адаптировать под особенности предприятия, главное – не убирать обязательные реквизиты.
Кто обязан вести табель: от крупных компаний до ФЛПов
Табель необходим всем субъектам хозяйствования, использующим наемный труд, независимо от формы собственности или системы налогообложения:
юридическим лицам (независимо от размера предприятия);
малым предприятиям, в том числе плательщикам единого налога (письмо Минтруда № 140/13/116-10 от 13.05.2010);
ФЛП, которые официально трудоустраивают работников (письмо Минсоцполитики № 5907/0/10-16/06 от 21.11.2016);
компаниям с сдельной оплатой труда;
предприятиям, использующим автоматизированные учетные системы (электронные программы, пропускные системы и т.п.).
Даже если в штате только один работник – например, сам директор – табель вести обязательно. Это подтверждается и в судебной практике, в частности, в постановлении Кировоградского окружного административного суда.
Примечание: ФЛП без наемных работников не обязан вести табель.
Помимо учетной функции табель также служит инструментом контроля: помогает выявлять прогулы, проверять соблюдение режима работы и норм рабочего времени.
Как табель связан с зарплатной документацией
Табель учета рабочего времени является неотъемлемым элементом системы начисления заработной платы. Именно он служит основанием для составления зарплатных сведений, независимо от формы оплаты труда – по окладу или по сдельной системе.
Даже если на предприятии используются другие формы учета, например наряды для выполнения работ, табель остается необходимым для фиксации выходов на работу и общего контроля.
Важно: без табеля невозможно обоснованно начислить зарплату или отразить ее в бухгалтерском учете.
Кто отвечает за ведение табеля на предприятии
Порядок ведения табеля определяется внутренними документами компании – должностными инструкциями или положением о документообороте. Вести табель могут:
табельник (специально назначенное лицо);
руководитель структурного подразделения;
бухгалтер (особенно в малых компаниях);
директор (если он – единственный работник).
В крупных организациях рекомендуется закрепить ответственных лиц и сроки подачи табеля в отдельном внутреннем документе.
Совет: в малом бизнесе удобно, когда табель ведет бухгалтер — упрощает учет и уменьшает риски ошибок.
Как долго нужно хранить табель: сроки согласно нормативам
Согласно приказу Минюста Украины № 578/5 от 12.04.2012, табели учета рабочего времени должны храниться не менее одного года. Если работник имеет статус лица, пострадавшего в результате Чернобыльской катастрофы, срок хранения таких документов увеличивается до 75 лет.
Предусмотрена ли ответственность за отсутствие табеля
Хотя закон не устанавливает прямого штрафа за отсутствие табеля или ошибки в нем, при проверках контролирующие органы могут квалифицировать это как нарушение норм трудового законодательства. В таком случае предприятию может грозить штраф в размере одной минимальной зарплаты — это 8000 грн.
Если компания использует альтернативные способы учета (внутренние журналы, электронные системы) и может доказать точность данных, формального возбуждения не может быть. Закон не требует обязательно применять типичную форму табеля.
Как правильно оформлять и подавать табель
Табель составляется ежемесячно – отдельно на каждый календарный месяц. Для расчета аванса документ передают в бухгалтерию, после чего его можно вернуть или оставить копию.
Обязательно: табель должен быть передан в бухгалтерию и подписан руководителем структурного подразделения.
Кто подлежит внесению в табель учета рабочего времени
В табеле должны быть отображены все работники, которые находятся в трудовых отношениях с работодателем. Это касается и работающих:
по срочным или сезонным трудовым договорам (соответственно письму Минсоцполитики от 01.06.2005 № 36-211);
по внутреннему совмещению или совместительству.
Не вносятся в табель лица, оказывающие услуги или выполняющие работы по гражданско-правовым договорам. Включение таких лиц в табель может свидетельствовать о наличии скрытых трудовых отношений (письмо Минсоцполитики от 23.04.2010 № 115/13/133-10).
Как правильно заполнять табель: форма, пример и пояснение
Для учета используется типовая форма № П-5, утвержденная приказом Госстата от 05.12.2008 № 489. Табель ведется помесячно, поэтому перед началом заполнения следует учесть количество календарных дней в соответствующем месяце — 28, 29, 30 или 31. Избыточные ячейки можно перечеркнуть.
Ключевые моменты:
Для каждой даты в табеле предусмотрены две строки :
верхний – количество отработанных часов;
нижний – условное обозначение (например, «Р» для рабочего дня).
Закон не устанавливает обязательный порядок: что писать вверху — часы или коды. То есть допускается оба варианта.
Пример заполнения табеля см. ниже.
| № | Табельный номер | Пол ч/ж | ФИО, должность | 01 | 02 | 03 | 04 | 05 | 06 | 07 | 08 | 09 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 0125 | же | Добренька Елена Петровна | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | Х | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Х | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | Р | Р | Р | Р | Р |
По приведенному примеру работница отработала 21 день и 168 часов.
Практические советы по ведению табеля
При заполнении табеля следует соблюдать следующие правила:
Заполнение ежедневно: Табель осуществляется в режиме реального времени, а не задним числом.
Фиксация часов: Указываются фактически отработанные часы (например, 7,5; 7,25).
Предпраздничные дни: Продолжительность рабочего дня сокращается на 1 час (кроме случаев военного положения – ч. 6 ст. 6 Закона № 2136).
Ограничение рабочей недели Обычно не более 40 часов в неделю. Для отдельных категорий работников (медики, педагоги) – меньше.
Сверхурочные часы: Не превышают 120 часов в год и 4 часа в два дня.
Обозначения в выходные дни: Клеточки остаются пустыми или ставят прочерки; коды не используются.
Ненормированный рабочий день: Отображается стандартная продолжительность (например, 8 часов) даже при сверхурочной работе.
Документальное подтверждение: Все записи должны базироваться на официальных документах – больничных, приказах, справках.
Обозначение: Обычно используются буквенные коды;
Особенности ведения табеля в условиях военного положения
Во время военного положения порядок ведения табеля изменяется в соответствии с Законом Украины №2136-IX от 15.03.2022:
Продолжительность рабочего дня в канун праздничных и нерабочих дней не сокращается (ч. 6 ст. 6).
Праздничные или нерабочие дни, совпадающие с рабочими, не считаются выходными (ч. 6 ст. 6).
Исходящие, приходящиеся на праздничные или нерабочие дни, не переносятся (ч. 6 ст. 6).
Перенос рабочих дней в связи с праздниками также не осуществляется (ч. 6 ст. 6).
В результате рабочее время в месяцах действия военного положения может увеличиваться.
Что касается продолжительности рабочей недели: закон предусматривает возможность установления 50- или 60-часовой рабочей недели, но это не обязательно (ч. 1 и 2 Закона № 2136). Стандартная продолжительность остается 40 часов в неделю, а для сокращенного рабочего времени соответственно меньше. В примерах приведена стандартная норма.
Пример табелирования для 6-дневной рабочей недели
Для 6-дневной рабочей недели с нормой 40 часов (на примере мая 2024 г.) максимально допустимая продолжительность рабочего дня составляет 7 часов. В преддверии выходного дня (субботы) продолжительность работы сокращается до 5 часов, согласно статье 52 и части 2 статьи 53 Кодекса законов о труде Украины (КЗоТ).
Табель рабочего времени
(40 часов в неделю, 6-дневный график)
| № | табл. номер | Пол | ФИО, должность | 01 | 02 | 03 | 04 | 05 | 06 | 07 | 08 | 09 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | Х | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 3 | 0015 | же | Добренька Елена Петровна, бухгалтер | 7 | 7 | 7 | 5 | 7 | 7 | 7 | 7 | 7 | 5 | 7 | 7 | 7 | Х | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | P | X | 7 | 7 | 5 | 7 |
Всего за месяц: 27 рабочих дней, 181 час.
В случае 6-дневного графика следует помнить: суббота (последний день рабочей недели) должна быть сокращена — не более 5 часов.
Табель для сокращенной рабочей недели (36 часов)
Ниже представлен пример табелирования для 6-дневной рабочей недели с продолжительностью 36 часов (май 2024 года). В таком случае ежедневная продолжительность работы, как правило, составляет 6 часов, а накануне выходного – 5 часов.
Табель рабочего времени (36 ч/неделя, 6-дневный график)
| № | табл. номер | Пол | ФИО, должность | 01 | 02 | 03 | 04 | 05 | 06 | 07 | 08 | 09 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | Х | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 3 | 0015 | же | Добренька Елена Петровна, бухгалтер | 6 | 6 | 6 | 5 | 6 | 6 | 6 | 6 | 6 | 5 | 6 | Р | Р | Р | Р | Р | Р | P | P | P | P | 6 | 6 | 5 | 6 | 6 |
|
Всего за месяц: 27 рабочих дней, 158 час.
Обратите внимание: сокращение рабочего дня перед праздниками на 1 час не применяется для сокращенной рабочей недели (ст. 51 КЗоТ) Фактически 36-часовая неделя в таких случаях может превращаться в 35-часовую.
Как вести табель учета времени для совместителя
При ведении табеля важно различать совместительство (внутреннее и внешнее) и внутреннее совмещение обязанностей.
Сравнительная таблица оформления совместительства
| Вариант оформлення | Позначення | Окремий табельний номер | Особливості табелювання |
|---|---|---|---|
| Совместительство (внешнее или внутреннее) | РС | Так | Використовується код «РС», як і для працівників на неповному робочому дні. Працівник включається в табель двічі: за основним місцем роботи та за сумісництвом (з іншим табельним номером). |
| Внутреннее совмещение | – | Ні | Не табелюється окремо, оскільки виконується протягом основного робочого дня. Оплата проводиться шляхом нарахування доплати. |
Основные обозначения в табеле учета рабочего времени
В таблице ниже приведены основные коды, которые используются для отображения различных ситуаций в табеле учета рабочего времени:
| Ситуация | Код | Особенности табелирования |
|---|---|---|
| Ежегодный основной отпуск | В | Отмечается буквами «В» на все календарные дни отпуска, включая выходные. Праздничные и нерабочие дни не учитываются, поскольку не входят в продолжительность отпуска. |
| Отпуск без сохранения зарплаты | НА | Отмечается каждый календарный день отпуска, включая праздничные и нерабочие дни. |
| Командировка | ИД | Проставляется количество часов согласно графику работы предприятия. Если командировка приходится на выходной, часы не ставятся, но код «ВД» указывается. В случае работы в выходной код РД/ВД. |
| Больничный | ТН | Отмечается на все дни, включая выходные и праздничные, согласно листу нетрудоспособности. Если лист отсутствует, используется код «НН» (неоплачиваемый больничный). |
| Отпуск по беременности и родам | ОП | Сказывается на все 126 календарных дней согласно листу нетрудоспособности, включая выходные и праздничные дни. |
| Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет | ОП | Отмечается из приказа руководителя о предоставлении отпуска. |
| Работа во вредных условиях | Ш | Рекомендуется использовать обозначение «Ш» или «Ш/Р» с указанием часов работы во вредных и обычных условиях (например, «Ш/Р 5/3»). |
| Приостановление действия трудового договора | ПТ | Сказывается каждый календарный день приостановки, включая праздничные и нерабочие дни. |
| Другое неотработанное время | ИН | Используется для обозначения других причин неявки, таких как мобилизация, курсы повышения квалификации и т.д. |
Пример заполнения табеля учета рабочего времени
Рассмотрим пример заполнения табеля учета рабочего времени за май 2024 для работника:
| № | Табельний номер | Пол | ФІО, посада | 01 | 02 | 03 | 04 | 05 | 06 | 07 | 08 | 09 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2 | 0126 | же | Добренька Елена Петровна, бухгалтер | 8 | 8 | В | В | В | В | В | В | В | 8 | 8 | ТН | ТН | 8 | 8 | 8 | ИД | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 |
В этом примере:
- С 3 по 10 мая – ежегодный основной отпуск (код «В»).
- 13 и 14 мая – больничный (код «ТН»).
- 20 мая — командировка (код «ВД»).
Неполное рабочее время в табеле
Работа на неполное рабочее время отображается в табеле с помощью следующих кодов:
- PC (код 02): используется, если неполное рабочее время установлено по инициативе работника.
- НД (код 20): применяется, если неполное рабочее время установлено по инициативе работодателя.
Эти коды также используются для обозначения работы по совместительству.
Итоговый учет рабочего времени
При применении суммированного учета рабочего времени, что характерно для переменного графика, следует учитывать следующие особенности:
Часы работы распределяются между смежными сутками.
Ночные часы (с 22:00 до 06:00) обозначаются кодом РН .
Сверхурочные часы определяются в конце учетного периода как превышение установленной нормы.
Нестандартные ситуации в табеле
Иногда при заполнении табеля возникают нестандартные случаи, требующие особого отражения:
Переход на зимнее или летнее время: часы работы отмечаются фактически отработанными.
Мобилизация работника: используется код ИН .
Отпуск по уходу за ребенком до 6 лет: применяется код ДД .
Перенос рабочих дней: отображаются фактические рабочие дни в соответствии с приказом о переносе.
Увольнение работника: со дня увольнения ставится знак «Х».
Принятие на работу не с начала месяца: ко дню начала работы ставится знак «Х».
Направление на курсы повышения квалификации: используется код ИН .
Ошибка в табеле: создается новый табель со значком «Исправление ошибки».
Смерть работника: со дня прекращения работы до дня увольнения ставится код I , а после получения свидетельства о смерти – знак «Х».
Желаете проконсультироваться со специалистом как можно скорее?
