— Решение для любых потребностей
НА ЗАЩИТЕ ВАШИХ ИНТЕРЕСОВ
Наша компания предлагает широкий спектр услуг, включая регистрацию бизнеса, бухгалтерское сопровождение, продажу готовых компаний, а также помощь в получении лицензий, разрешений на выполнение опасных работ и подготовку тендерной документации.
Авансовый отчет в 2025 году: как правильно составить и подать
На что обратить внимание при представлении авансового отчета в 2025 году
Отчет представляется в течение 5 рабочих дней после завершения командировки или использования средств. К отчету прилагаются подтверждающие документы (чеки, квитанции, проездные документы и т.п.), обосновывающие понесенные расходы.
Если отчет не представлен в определенный срок или не подтвержден надлежащими документами, расходы не компенсируются, а средства, выданные под отчет, считаются дополнительным благом работника и облагаются налогом (НДФЛ и военным сбором).
Таким образом, правильное и своевременное составление авансового отчета является обязательным требованием для всех работников, получающих командировочные средства или другие служебные расходы.
Обратите внимание: все работники государственных органов, органов местного самоуправления и бюджетных учреждений обязаны представлять авансовый отчет в бумажной или электронной форме — в зависимости от внутреннего документооборота учреждения.
Зачем нужен авансовый отчет
Авансовый отчет выполняет важную функцию финансового контроля. Он позволяет:
подтвердить целевое использование средств , выданных под отчет;
избежать нарушений в бухгалтерском и налоговом учете;
возместить работнику расходы , если они превысили сумму выданного аванса;
определить остаток средств , подлежащих возврату в кассу или на счет учреждения.
Таким образом, авансовый отчет – это не только обязательный документ для закрытия аванса, но и инструмент прозрачного учета расходов, гарантирующий соответствие требованиям законодательства.
Зачем нужен авансовый отчет:
- как основание для отражения расходов в бухучете учреждения;
- для подтверждения соблюдения кассовой дисциплины;
- во избежание налогообложения НДФЛ полученных командировочных средств (при условии представления отчета в определенный срок).
Если аванс не разглашался, авансовый отчет служит основанием для компенсации расходов работнику за счет учреждения — по предоставленным подтверждающим документам.
Что нужно для составления отчета:
- приказ о командировках ;
- документы, подтверждающие расходы: билеты на проезд, чеки на проживание, счета за услуги, банковские выписки и т.п.;
- информация о суточных — в отчете отдельной строкой указывается сумма суточных, подлежащая возмещению.
На 2025 год размер суточных для работников бюджетной сферы составляет 300 грн за каждые полные сутки пребывания за пределами основного места работы.
Внимание: только правильно оформленный и утвержденный авансовый отчет дает право бухгалтерии провести операции с подотчетными средствами в мемориальных ордерах №8-1 (общий фонд) или №8-2 (специальный фонд).
Срок отчетности по авансовым отчетам в 2025 году
Сроки представления авансового отчета зависят от того, получил ли работник командировочный аванс. При получении аванса отчет составляется в сроки, определенные п. 5 Постановления № 98 и п. 11 разд. II Инструкции № 59. Если аванс не разглашался, работник должен подать отчет в сроки, указанные в приказе о командировке.
При подаче авансового отчета срок подачи зависит от формы аванса и вида расчетов:
- Если аванс был выдан наличными, в том числе при отмене командировки или невыезда, отчет подается в течение 1–3 банковских дней.
- Если аванс перечислен на личный платежный инструмент или корпоративную карту, срок подачи — 1–5 банковских дней.
- При комбинированном выдаче аванса (наличный и безналичный расчет) отчет следует подать за 1–3 банковских дня.
- Если командировка отменена и аванс был безналичным, отчет подается также в течение 1–3 банковских дней.
- В случае разногласий в отчетных документах срок отчетности может быть продлен до 20 банковских дней.
Сроки исчисляются со дня, следующего за днем прибытия на место постоянной работы (в случае совершенной командировки) или со дня отмены командировки. Следует отметить, что сроки указываются в банковских днях в соответствии с Положением НБУ об операциях по аккредитивам. В частности, рабочие дни банков могут не совпадать с рабочими днями учреждения, что следует учитывать при проверке сроков.
Согласно Постановлению № 98 и Инструкции № 59 сроки отчетности отличаются от предусмотренных Налоговым кодексом Украины. Для работников государственных органов, органов местного самоуправления и бюджетных учреждений применяются сроки, определенные Постановлением № 98 и Инструкцией № 59, а для целей налогообложения НДФЛ невозвращенного аванса сроки, установленные подпунктом 170.9.3 НКУ.
Алгоритм заполнения авансового отчета
Авансовый отчет заполняет каждый работник, который по приказу выполнял свои обязанности за пределами постоянного рабочего места, в другом населенном пункте.
Лицевая сторона отчета:
Номер и дата: Работник записывает дату представления отчета и регистрационный номер, предоставляемый бухгалтерией.
Наименование налогового агента: Указывает работник согласно учредительным документам учреждения.
Налоговый номер: Работник указывает код ЕГРПОУ учреждения, уточняя его в бухгалтерии, если не знает.
Физическое лицо – налогоплательщик: Записывает свое полное имя и фамилию.
Регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика: Работник указывает свой ИНН.
Назначение аванса: Отмечается, что аванс выдан на командировку с точным местом.
Остаток предварительного аванса/Перерасход/Сумма (грн, коп.): Если предварительный отчет не был закрыт, работник указывает эти суммы, если нет — ставит прочерки.
Получены (от кого, № и дата)/Сумма (грн, коп.): Записывает сумму аванса и реквизиты документа, по которому он получен.
Всего получено/Сумма (грн, коп.): Указывается общая сумма аванса.
Потрачено/Сумма (грн, коп.): Сумма израсходованных средств по первичным документам, переносимая обратной стороной отчета.
Остаток/перерасход/сумма (грн, коп.): Если аванс равен расходам — прочерк, иначе указывается остаток или перерасход.
Приложение __документов: Указывается количество документов, на основе которых составлен отчет.
Обратная сторона отчета:
№ п/п: Порядковый номер подтверждающих документов.
Дата документа: Дата каждого подтверждающего документа.
Кому, за что и на основании какого документа заплачено: Указывается контрагент, содержание операции и реквизиты подтвердительного документа, в том числе НДС, если есть.
Сумма (грн, коп.)/Всего: Сумма каждого документа и итог всех расходов.
Дебет счета: Субсчет для отражения расходов, отмечаемый бухгалтерией.
Физическое лицо – налогоплательщик (подотчетное лицо): Подпись работника после заполнения реквизитов.
Дата: Дата составления отчета.
Бухгалтерия:
Остаток внесен/Перерасход выдана/Сумма: Сумма, возвращенная работником или возмещенная учреждением.
Сумма налога: Определение налоговых обязательств по НДФЛ и военному сбору, если аванс не возвращен.
Главный бухгалтер: Подписывает отчет после проверки.
Отчет утвержден в сумме / Руководитель (подпись) / Дата: Подпись руководителя после проверки бухгалтерией.
Дебет/Кредит/Сумма (грн, коп.): Корреспонденция субсчетов бухгалтерского учета в мемориальном ордере.
Авансовый отчет: как обнаружить и исправить ошибки
После представления работником авансового отчета о командировках в бухгалтерию бухгалтер проводит его проверку. Основные этапы проверки:
проверка правильности заполнения реквизитов;
наличие всех подтверждающих документов;
проверка подписей и других требуемых данных.
Затем бухгалтер выясняет, соответствуют ли суммы в отчете реальным суммам в первичных документах. Согласно Инструкции № 59, в авансовый отчет должны быть добавлены оригиналы документов, подтверждающих расходы, понесенные во время командировки. Требования таких документов определяют Налоговый кодекс (пункт 170.9) и Инструкция № 59.
Особое внимание следует обратить на суточные, не требующие документального подтверждения суммы, но подтвержденные другими документами, свидетельствующими о пребывании работника в командировке. Если таких подтверждений нет, авансовый отчет по возмещению суточных не может быть утвержден.
Необходимо также проверить соблюдение сроков представления отчета, установленных Инструкцией № 59 и Налоговым кодексом, и правильно вычислить обязательства по НДФЛ и военному сбору. Бухгалтер проверяет, вовремя ли работник вернул неиспользованную сумму аванса.
При обнаружении ошибок в отчете бухгалтер уведомляет работника для их исправления или представления нового отчета, если отчет еще не утвержден. Если отчет утвержден, бухгалтер может исправить ошибку самостоятельно, оформив это бухгалтерской справкой.
Если срок возврата аванса нарушен, начисления обязательств по НДФЛ и военному сбору начинают только после окончания месяца, следующего за месяцем командировки. Это позволяет правильно определить, нужно ли начислять НДФЛ и военный сбор.
Если расход работника превышает сумму аванса, бухгалтер должен возместить перерасход не позднее третьего банковского дня после утверждения отчета руководителем учреждения.
Желаете проконсультироваться со специалистом как можно скорее?
