Доповідна записка — бланк та зразок
— Решение для любых потребностей
НА ЗАЩИТЕ ВАШИХ ИНТЕРЕСОВ
Наша компания предлагает широкий спектр услуг, включая регистрацию бизнеса, бухгалтерское сопровождение, продажу готовых компаний, а также помощь в получении лицензий, разрешений на выполнение опасных работ и подготовку тендерной документации.
Докладная записка – бланк и образец
Когда составляется докладная записка
Функция докладных записок многогранна — информировать о различных хозяйственных ситуациях, например:
отрицательную кадровую рабочую ситуацию (отсутствие определенного подчиненного работника на рабочем месте, прогул, опоздание, невыполнение служебных обязанностей, несоответствие занимаемой должности);
негативную хозяйственную ситуацию (отсутствие материалов на складе, сбои в снабжении, определенная оговорка);
неприемлемые или вредные действия других структурных подразделений организации или внешних факторов и т.д.
Также докладная записка может и доносить нейтральную или положительную информацию , например:
успехи учреждения и его работников ;
просьба повысить или премировать определенного работника;
предоставление ему отпуска;
направление работника во внеплановую командировку с обоснованием причины и т.п.
И еще одна функция докладных записок — это обоснование руководителем своих дальнейших действий, например увольнение работника из-за невыполнения своих обязанностей или прогула.
Виды докладных записок
Докладные записки делятся на внутренние и внешние. Внешние поступают в учреждение от лиц, не являющихся его работниками. Внутренние же оформляются внутри организации. Они могут поступать:
от подчиненного к руководителю;
от руководителя низшего звена к руководителю высшего уровня;
от одного руководителя подразделения к руководителю другого подразделения.
Среди докладных записок различают отдельные разновидности:
Служебная докладная записка – применяется в случаях, когда между лицом, составляющим записку, и адресатом нет четкого подчинения.
Объяснительная докладная записка обычно составляется работниками, не занимающими руководящих должностей, для объяснения определенных ситуаций или действий.
Нормативные требования к докладной записке
Докладная записка подпадает под общие требования к оформлению управленческих документов. Основными ориентирами являются стандарты структуры и оформления документации, а также классификация документов, используемых в управленческой деятельности.
Кроме того, существуют рекомендации по ведению делопроизводства в органах государственной власти, которые определяют правила подготовки, оформления и обращения служебных документов, в частности, докладных записок.
Несмотря на это, докладная записка бухгалтера обычно не относится к документам со строго регламентированной формой. Она может иметь произвольную структуру и состоять из разных элементов, но в практике делопроизводства сформировались определенные стандартные подходы к ее содержанию и оформлению.
Докладная записка – содержание и структура
Объяснительные и докладные записки работников могут быть составлены как в электронном, так и в рукописном виде. При оформлении таких документов соблюдаются определенные стандартные правила:
Докладную записку оформляют на чистом листе бумаги (при необходимости – на нескольких листах).
Текст обычно размещается только на одной стороне листа. Если несколько страниц, их пронумеруют.
При наличии приложений их следует указать после основного текста, с указанием количества.
Начало документа должно содержать адресата (должность, ФИО) и данные обращающегося (должность, ФИО полностью).
Обязательно указываются место и дата составления, подпись составителя, а также название документа – «Докладная записка» .
После заголовка уместно кратко отметить суть обращения: например, «о внеплановом отпуске», «о командировке», «о прогуле работника» и т.д.
Текст делится на два основных блока:
Констатирующий – описание ситуации или обстоятельств.
Конструктивный — выводы, оценки, предложения или просьбы о разрешении ситуации.
Документ подлежит регистрации во внутреннем журнале. Регистрационный номер и дата могут размещаться в верхней или нижней части листа.
После представления руководитель может наложить резолюцию по поручению или решению (например: «передать в кадровый отдел», «удовлетворить просьбу»).
В левом нижнем углу или с обратной стороны можно указать контактный номер телефона составителя — служебный или мобильный.
Желаете проконсультироваться со специалистом как можно скорее?
