Рассмотрим, как правильно заполнять отчет и его приложения, когда и какой из них подавать, а также как поступать с пустыми приложениями. Кроме того, обсудим последние изменения в форме Налогового расчета, который с января 2025 года стал ежемесячным.
Бланк объединенной отчетности по НДФЛ и ЕСВ
Современная форма Налогового расчета утверждена приказом Минфина от 13.01.2015 № 4. Последнее обновление было внесено приказом Минфина от 24.01.2025 № 39 (далее – Приказ № 39). Перед этим в Приказ №39 также были внесены изменения приказом Минфина от 30.01.2025 №53.
Налоговый расчет:
Заполнение Налогового расчета производится в соответствии с Порядком его составления, утвержденным тем же приказом Минфина от 13.01.2015 № 4 (далее — Порядок № 4).
О месячном налоговом расчете 2025
Налоговый расчет также известен как объединенный отчет, поскольку ранее существовали два отдельных отчета: квартальный Налоговый расчет, содержащий данные об НДФЛ и военном сборе (ВЗ), и месячный отчет по ЕСВ. Эти отчеты были объединены в соответствии с пп. «4» части 2 статьи 6 Закона «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 № 2464.
Полное название единого отчета – Налоговый расчет сумм дохода, начисленного (уплаченного) налогоплательщикам – физическим лицам, а также сумм удержанного с них налога и начисленного единого взноса.
Отчет содержит персонифицированные данные по НДФЛ, военному сбору (ВЗ) и ЕСВ. Это означает, что информация по этим обязательным платежам подается в разрезе физических лиц. Работодатель, заполняя Налоговый расчет, выступает налоговым агентом для указанных физических лиц, то есть является посредником в подаче отчетности и уплате ЕСВ, НДФЛ и ВЗ.
Ежемесячная единая отчетность с 2025 года
С момента своего внедрения объединенный отчет был квартальным, но с 1 января 2025 г. он стал месячным. Изменения были внесены в пункт 51.1 Налогового кодекса Украины (далее – ТК). Цель такого перехода – обеспечить Пенсионный фонд Украины своевременными данными. Ранее, во время квартального отчетного периода, эти данные могли опаздывать на два месяца, если работодатель не подавал Налоговый расчет с типом «Справочный».
Изменения в месячном объединенном отчете с 2025 года
Тип «Справочный» — этот тип больше не используется, поскольку отпала потребность в нем. Ранее его подавали, например, когда работник уходил на пенсию и нужно было срочно обновить данные в ПФУ. Теперь нет приложений Д1, Д5 и Д6 типа «Справочный». Остались только «Отчетный», «Отчетный новый» и «Уточняющий»;
Квартал отчетности. Теперь в реквизите 2 «Отчетный налоговый период» указываются только год и месяц;
Разбивка ЕСВ на три месяца в основной части Налогового расчета. В месячном отчете эти столбцы стали излишними;
Номера месяцев в квартале и номера приложений в Налоговом расчете, в частности, в Приложениях Д1 и 4ДФ. Теперь отчетный месяц только один, и он совпадает с данными об отчетном периоде;
Некоторые ненужные примечания. В результате изменилась их нумерация (номера сносок).
Также были внесены редакционные изменения в показатели численности работников: изменилась нумерация и текст заголовков в строках 101-108 (ранее 101-110), но общее количество строк и их содержание остались неизменными.
Внесенные изменения также касаются начисления пени в разделе ІІІ основной части Налогового расчета 2025:
Поле 5 изменило свое название на «Сумма пени, которая начислена плательщиком единого взноса самостоятельно в соответствии с частью второй статьи 25 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование», подлежащей уплате за отчетный месяц»;
Поле 5.1 изменило как название, так и назначение. Теперь оно называется «Регистрационный номер Расчета, в котором заполнены некорректные показатели самостоятельно начисленной пени (заполняется в случае ошибки при самостоятельном начислении пени для уменьшения ранее определенной суммы пени до уплаты)».
При заполнении поля 5.1 верхнее поле 5 используется для коррекции суммы ранее начисленной пени. Значение пени в поле 5 должно быть отрицательным, то есть с минусом.
В Приложении 4ДФ изменилось название строки 32. Теперь уточнено, что сюда вносится код КАТОТТГ:
по местонахождению налогового агента или обособленного подразделения, если Налоговый расчет подается за обособленное подразделение;
или по месту расположения государственной нотариальной конторы/рабочего места частного нотариуса.
Изменения в процедуре заполнения Налогового расчета в 2025 году
В разделе II Порядка № 4 также были внесены изменения, дополнившие нормы по подаче Налогового расчета:
нотариусами;
субъектами хозяйствования, оказывающими услуги по заключению биржевых сделок или участвующими в их заключении;
органами, должностные лица которых принимают участие в заключении и оформлении договоров купли-продажи (мены, поставки) между физическими лицами, а также других договоров.
Теперь нотариусы обязаны ежемесячно представлять в орган Государственной налоговой службы по месту нахождения государственной нотариальной конторы или рабочему месту частного нотариуса информацию, в которой содержатся данные о:
договоры купли-продажи (мены), удостоверенные ими в течение отчетного месяца между физическими лицами (пп. «б» п. 176.2 ТК), в частности, цену/стоимость сделок и сумму уплаченных НДФЛ/ВЗ по каждому договору;
выдачу свидетельств о праве на наследство;
удостоверение договоров дарения.
Кроме того, были введены новые коды, которые используются для заполнения приложений к Налоговому расчету.
Сроки представления единой отчетности по ЕСВ и НДФЛ в 2025 году
Как и всякая месячная налоговая отчетность, объединенный отчет в 2025 году следует подавать в течение 20 календарных дней после окончания отчетного месяца.
Как подавать единую отчетность по ЕСВ и НДФЛ в 2025 году
Этот отчет представляется:
В электронном виде – через электронный кабинет с помощью квалифицированной электронной подписи (идентификаторы: J0500110 для юридических лиц и F0500110 для физических лиц-предпринимателей);
В бумажной форме — лично или почтой, подписанный и, если необходимо, с печатью.
Если вы выбрали бумажный вариант, обратите внимание на три возможности:
Подать лично вместе с электронной формой на электронном носителе;
Подать лично только на бумажном носителе, если количество строк в приложениях к отчету не превышает 5;
Отправить почтой с сообщением и описанием вложения, при условии, что количество строк в приложениях отчета также не превышает 5.
Отчет представляется в орган Государственной налоговой службы по основному месту учета.
Как подать налоговый расчет 2025 в случае наличия структурных подразделений
Если у вас есть структурные подразделения, такие как филиалы, не уполномоченные головным предприятием вести учет и платить зарплатные налоги (НДФЛ и ВЗ), то каждое подразделение должно составить отдельный Налоговый расчет для доходов, выплачиваемых работникам этого подразделения.
Таков отдельный Налоговый расчет:
представляется по основному месту учета учреждения (пп. «б» п. 176.2 ТК);
содержит информацию об обособленном подразделении. В частности, в строке 032 заглавной части указывается код КАТОТТГ, соответствующий местонахождению подразделения (п. 1 п. 4 разд. IV Порядка № 4);
состоит исключительно из Приложения 4ДФ за отчетный месяц, когда начислялась заработная плата в этом подразделении, с данными о работниках подразделения.
Пример
Если у предприятия есть два обособленных подразделения, нужно подать три отчета:
Один — для главного предприятия, которое будет содержать данные только по выплатам головного предприятия со всем ЕСВ. Налоговый расчет не включает работников обособленных подразделений и содержит данные НДФЛ/ВЗ только по выплатам головного предприятия.
Два — отдельно по каждому подразделению (филиалу), содержащему информацию об НДФЛ/ВЗ для этих подразделений.
Начисление и уплата ЕСВ для обособленных подразделений, не ведущих отдельный баланс, осуществляется централизованно головным предприятием — юрлицом по его местонахождению.
Доходы, включаемые в налоговый расчет с ЕСВ и НДФЛ/ВЗ
Помимо платежей по ЕСВ, НДФЛ и ВЗ, начисляемых на заработную плату, Налоговый расчет также охватывает выплаты и налоги для лиц, которые:
- работают по гражданско-правовым договорам (ЦПИ);
- являются самозанятыми, такими как физические лица-предприниматели (ФЛП) или лица, занимающиеся независимой профессиональной деятельностью. В этом случае отражается только уплаченный доход, поскольку эти лица уплачивают налоги самостоятельно;
- получают денежную помощь или обеспечение по социальным программам, например, по уходу за детьми или лицами с инвалидностью.
Следовательно, в Налоговый расчет включаются все доходы, которые начисляются или выплачиваются предприятием или ФЛП физическим лицам, независимо от наличия трудового договора и налогообложения этих доходов. Однако отчет подается всегда, когда субъект обязан по законодательству выступать налоговым агентом по таким доходам и удерживать НДФЛ/ВЗ или начислять ЕСВ.
Штрафы за объединенный отчет по НДФЛ и ЕСВ в 2025 году
Объединенный Налоговый расчет по ЕСВ и НДФЛ/ВЗ считается налоговой декларацией, поэтому на него распространяются стандартные штрафы. За непредставление этого отчета предусмотрен штраф в размере 1020 грн, а в случае повторного нарушения в течение года — 2040 грн (п. 119.1 ТК). Однако в период военного положения, если налогоплательщик не имеет возможности своевременно подать отчетность, эти штрафы не применяются (п. 69.1 подраздел 10 Переходных положений НК). В таком случае может быть наложен только административный штраф на должностных лиц — от 34 до 51 грн, а за повторное нарушение в течение года — от 51 до 85 грн (согласно ст. 1634 КоАП, что касается отчетности по НДФЛ).
