— Решение для любых потребностей
НА ЗАЩИТЕ ВАШИХ ИНТЕРЕСОВ
Наша компания предлагает широкий спектр услуг, включая регистрацию бизнеса, бухгалтерское сопровождение, продажу готовых компаний, а также помощь в получении лицензий, разрешений на выполнение опасных работ и подготовку тендерной документации.
Ежемесячная отчетность по ЕСВ, НДФЛ и военному сбору в 2025 году: обновленные правила
В 2025 году налоговая отчетность за наемных работников остается обязательной для всех работодателей . Ежемесячное представление отчета по единому социальному взносу (ЕСВ), налогу на доходы физических лиц (НДФЛ) и военному сбору требует особого внимания к срокам, правильности начислений и обновлений в формах.
Особенно актуален вопрос корректного заполнения объединенной формы отчетности, которая включает информацию обо всех трех платежах. Ошибки в такой отчетности могут привести к штрафам или блокированию налогового кредита у контрагента.
В этом материале рассмотрим, кто представляет ежемесячную отчетность, по каким формам и в какие сроки, а также как избежать наиболее распространенных ошибок в отчете за работников в 2025 году.
Актуальный бланк объединенной отчетности по НДФЛ, ВС и ЕСВ в 2025 году
Действующей формой Налогового расчета (так называемой объединенной отчетности) является форма, утвержденная приказом Минфина от 13.01.2015 № 4. В последний раз ее обновили приказом Минфина от 24.01.2025 № 39, а изменения в этот приказ внесены также приказом3.
Подача по старой форме была разрешена только до 10 февраля 2025 года включительно для отчета за IV квартал 2024 года. Начиная с января 2025 г. действует обновленная форма Налогового расчета, которая подается ежемесячно. Заполнение осуществляется в соответствии с Порядком, утвержденным тем же приказом №4.
Что такое Налоговый расчет: кратко о сущности отчета
Налоговый расчет — это объединенная отчетность, заменившая два документа одновременно: ежемесячный отчет по ЕСВ и квартальный отчет по НДФЛ и военному сбору. Объединение предусмотрено пунктом 4 части 2 статьи 6 Закона №2464.
Полное название документа — «Налоговый расчет сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса».
Главная особенность – персонифицированность: в отчете представлены данные по каждому физическому лицу. Работодатель является налоговым агентом, отчитываясь по НДФЛ, ЕСВ и ВЗ одновременно.
С 2025 года — ежемесячная зарплатная отчетность
Начиная с 1 января 2025 года, Налоговый расчет подается ежемесячно. Такие изменения предусмотрены обновленной редакцией пункта 51.1 Налогового кодекса Украины.
Ранее работодатели отчитывались ежеквартально, и в отсутствие представления справочных отчетов данные могли поступать с задержкой до 2 месяцев.
Основные изменения в месячном Налоговом расчете
Переход на месячный отчет вызвал исключение ряда полей и реквизитов, утративших актуальность:
Тип «Справочный» больше не применяется – соответственно исчезли приложения Д1, Д5, Д6 с этим типом.
Квартал отчетности больше не указывается — в реквизите 2 теперь указываются только год и месяц.
Разбивка ЕСВ по месяцам в основной части отчета не применяется.
Номера месяцев в квартале и номера приложений больше не используются.
Внесены редакционные изменения в примечания и нумерации строк, в частности в секции численности работников (новая нумерация — 101–108 вместо 101–110).
Пеня: что изменилось в отчете
В разделе III Налогового расчета обновлены поля, связанные с пеней:
Поле 5: изменено название, оно теперь четко указывает сумму пени, начисленную самостоятельно плательщиком.
Поле 5.1: получило новое назначение – указывается номер предварительного расчета, в котором была ошибка. Если исправляется пеня, в поле 5 подается значение со знаком минус.
Обновление в Приложении 4ДФ: изменения в КАТОТТГ
Уточнена формулировка по заполнению строки 32 в Приложении 4ДФ. Код КАТОТТГ указывается:
по местонахождению основного налогового агента или обособленного подразделения;
по адресу нотариуса (государственного или частного), если отчет представляется от их имени.
Новые правила представления Налогового расчета: кто отчитывается в 2025 году
В 2025 году Порядок № 4 дополнен положениями по долгу подавать Налоговый расчет для новых категорий лиц:
нотариусов;
субъектов хозяйствования, заключающих или способствующих заключению биржевых сделок;
органов или должностных лиц, присутствующих при заключении и оформлении гражданско-правовых договоров между физическими лицами (купли-продажи, мены, поставки и т.п.).
Нотариусы по-прежнему ежемесячно представляют информацию в ГНС по месту своей деятельности относительно:
договоров купли-продажи (мены) между физлицами, удостоверенными в течение месяца (с указанием цены, суммы НДФЛ и военного сбора);
свидетельств о праве на наследство;
договоров дарения.
Новые коды для приложений в Налоговом расчете
В связи с обновлениями появились новые коды, которые следует использовать при заполнении приложений к Налоговому расчету.
Таблица 1. Коды застрахованных лиц (КЗО) — Приложение Д1
| Код | Описание |
|---|---|
| 82 | Гиг-специалисты с инвалидностью |
| 83 | Другие гиг-специалисты (ранее – код 26) |
Таблица 2. Признаки доходов — Приложение 4ДФ
| Код | Назначение |
|---|---|
| 124 | Добровольные пенсионные и страховые взносы, уплаченные третьим лицом (кроме резидента-работодателя/Действие Сити) |
| 125 | Пенсионные/медицинские взносы за счет резидента-работодателя |
| 204 | Такие же взносы, но за счет резидента Дия Сити |
Таблица 3. Код в Приложении Д5
| Код | Назначение |
|---|---|
| 9 | Гиг-специалисты по гиг-контракту (ранее – код 3) |
Календарь представления Налогового расчета в 2025 году
Единый Налоговый расчет в 2025 году, как и остальная месячная отчетность, подается до 20 числа (включительно) следующего месяца. Если дата выпадает на выходной, она переносится.
Таблица 4. Крайние сроки подачи
| Отчетный период | Конечная дата подачи |
|---|---|
| Январь 2025 | 20.02.2025 (четверг) |
| Февраль 2025 | 20.03.2025 (четверг) |
| Март 2025 | 21.04.2025 (понедельник) |
| Апрель 2025 | 20.05.2025 (вторник) |
| Май 2025 | 20.06.2025 (пятница) |
Структура объединенного Налогового расчета
Объединенный Налоговый расчет имеет статус налоговой декларации и состоит из:
основная часть — содержит общие сведения о работодателе, информацию о приложениях, статистику по работникам и обобщенные данные по ЕСВ (3 раздела);
приложений – обязательных или факультативных, в зависимости от наличия событий, которые нужно отразить.
Таблица 5. Самые распространенные приложения
| Приложение | Назначение | Кто подает |
|---|---|---|
| Д1 | Сведения о начислении доходов застрахованным лицам | Все |
| 4ДФ | Данные по НДФЛ и военному сбору | Все |
| Д5 | Данные о трудовых отношениях, военной службе | При наличии событий* |
| Д6 | Учет спецстажа | При необходимости (спецкатегории лиц) |
*Среди событий, обязывающих подать Д5: принятие/увольнение работника, перевод, декретный отпуск и т.д.
Внимание:
Повышение в должности, заключение или расторжение договора, выход из декрета – все эти события являются основаниями для представления Приложения Д5.
Как подавать объединенную отчетность по ЕСВ и НДФЛ в 2025 году
Налоговый расчет (единую отчетность) представляют:
в электронной форме – через Электронный кабинет с квалифицированной электронной подписью (идентификатор J0500110 – для юрлиц, F0500110 – для ФЛП);
в бумажной форме – лично или почтой. Документ должен быть подписан, а при наличии скреплен печатью.
При представлении в бумажном виде есть три варианта:
Подать лично вместе с электронной формой на электронном носителе.
Подать только в бумажном виде, если приложения содержат не более 5 строк.
Отправка по почте с сообщением и описанием вложения — также при условии, что приложения имеют до 5 строк.
Расчет подается в налоговый орган по основному месту учета плательщика.
Представление отчетности в случае наличия филиалов или структурных подразделений
Если у предприятия есть филиалы, которые не ведут учет зарплаты и не платят НДФЛ/ВЗ, такие подразделения представляют отдельные расчеты за работников в своем составе:
Представление осуществляется по основному месту учета головного предприятия.
В строке 032 головной части указывают код КАТОТТГ подразделения.
Составляется только Приложение 4ДФ за соответствующий месяц, в котором было начисление.
Пример: если есть два подразделения, подаются три расчета:
Один от главного предприятия (весь ЕСВ и только НДФЛ/ВЗ за головной офис).
Два – от каждого подразделения (только НДФЛ/ВЗ).
Уплата ЕСВ за филиалы осуществляет головная организация централизованно по своему местонахождению.
Какие выплаты отражаются в единой отчетности
В Налоговом расчете указывают не только зарплатные выплаты, но и:
Вознаграждения по гражданско-правовым договорам (ЦПИ);
Выплаты ФЛПам и самозанятым лицам (лишь доход);
Социальные выплаты, в том числе пособия по уходу за детьми или людьми с инвалидностью.
Все выплаты физлицам, по которым субъект является налоговым агентом, подлежат включению в расчет, даже если они не облагаются налогом.
Нумерация Налогового расчета и приложений: как не ошибиться
Номер Налогового расчета указывается в строке 02 основной части и во всех приложениях.
Нумерация ведется последовательно по количеству поданных расчетов за тот же месяц:
Если только один «Отчетный» — номер 1.
Если представлен «Отчетный» (№1), а затем «Уточняющий» получает №2, следующий — №3.
Если филиал представляет еще один расчет — например, №3 (независимо от того, сколько «Отчетных» уже представлено).
Нумерация не зависит от месяца. За каждый месяц «Отчетный» расчет начинается с №1.
Ошибки в нумерации не исправляются, а дальше ведут корректный порядок.
У приложений нет собственного номера — только номер расчета.
Количество работников: какие показатели отчитываться
В Налоговом расчете представляются разные показатели количества работников с разными правилами подсчета.
Разногласия касаются учета женщин в декрете, совместителей и т.д.
| Показатель | Место в отчете | Включаются женщины в декрете | Включаются работники на больничном | Учитываются внешние совместители |
|---|---|---|---|---|
| Учетное количество штатных работников | строка 102 | Да | Да | Нет |
| Среднесписочное количество штатных работников | строка 101 | Нет | Да | Нет |
| Количество застрахованных лиц, которым начислена зарплата | строка 103 | Нет | Да (за начисление) | Да (за начисление) |
| Количество работников по трудовым договорам | строка 04 Доп. 4ДФ | Нет | Да (если был доход по признаку «101») | Да (если был доход по признаку «101») |
1 — Показатели определяются согласно Инструкции по статистике количества работников (приказ Госкомстата № 286 от 29.09.2005) и разъяснениям ГНС (ЗИР 201.04.01).
2 — Должно совпадать с данными в Приложении Д1.
3 — Если количество работников изменялось в месяце, берется максимальное фактическое количество.
Пример на предприятии с директором в декрете:
| Показатель | Значение |
|---|---|
| Учетное количество | 1 |
| Среднесписочная | 0 |
| Застрахованные лица с начисленной зарплатой | 0 |
| Работники по договорам | 0 |
Так заполняется отчет, если директор — единственная работница, которая находится в отпуске по уходу за ребенком.
Когда не нужно подавать пустые приложения или отчет по НДФЛ и ЕСВ
Иногда бывает, что нечего декларировать — ни в приложениях, ни в самом Налоговом расчете. Как поступать в таких случаях? Согласно подпункту «б» п. 176.2 НКУ, Порядка № 4 и письмо ГНС от 07.04.2021 № 2123/0/99-00-04-02-01-09 (далее — Письмо № 2123).
Когда подавать приложения Д5 и Д6?
Эти приложения подаются только при наличии оснований:
Приложение Д5 – если в течение месяца было начало или завершение трудовых отношений.
Приложение Д6 — подается только при наличии рабочих мест со специальным стажем.
Пустые Д5 и Д6 не подаются. Также их не следует отмечать на титульной странице расчета, если они не сформированы.
Подавать ли сам Налоговый расчет?
Налоговый расчет подается только при наличии начисленных доходов в отчетном периоде (п. 1 разд. II Порядка № 4, пп. «б» п. 176.2 НКУ). Если:
нет работников;
не было выплат по гражданско-правовым договорам (ЦПИ) – расчет не подается.
Если работники есть, но не работали (например, в отпуске без сохранения зарплаты или были приостановлены трудовые отношения во время военного положения) — вопрос остается спорным, особенно в отношении Приложений Д1 и 4ДФ.
По Порядку № 4, Приложение Д1 не представляется, если труд физических лиц вообще не использовался (п. 1 разд. IV). Однако формулировка «не использовался труд» дает простор для разных толкований.
Что советует ГНС в письме №2123?
Приложение 4ДФ – подавать всегда вместе с Налоговым расчетом, даже если без показателей.
Приложение Д1 – подавать, если были трудовые отношения или ЦПИ хотя бы один день. Иначе можно подать пустое приложение.
Практическая таблица: когда представлять отчет и приложения
| Хозяйственная ситуация (есть хотя бы 1 день в месяце) | Налоговый расчет | Приложение Д1 | Приложение 4ДФ |
|---|---|---|---|
| Вообще нет работников/ЦПИ/выплат | ❌ | ❌ | ❌ |
| Есть ЦПИ, но без выплат | ✅ | ✅ (графа 14) | ✅ (нулевые) |
| Есть работники или ЦПИ с выплатами | ✅ | ✅ | ✅ |
| Есть только ЕСВ (например, больничные, декретные) | ✅ | ✅ | ✅ (с озн. «128») |
Когда штрафуют за неподачу налогового расчета?
Объединенный Налоговый расчет по НДФЛ, ВС и ЕСВ является налоговой декларацией, поэтому на него распространяются стандартные штрафы:
1020 грн — за первое нарушение;
2040 грн — при повторном в течение года (п. 119.1 НКУ).
Во время военного положения штрафы не применяются, если плательщик не имеет возможности подать отчет в срок (п. 69.1 подраздел 10 Переходных положений НКУ).
Однако для должностных лиц возможны административные штрафы:
34-51 грн — за первое нарушение;
51–85 грн – при повторном (ст. 163⁴ КоАП).
Вывод
Пустые Приложения Д5 и Д6 не представляются и не указываются в отчете.
Приложение 4ДФ подается всегда, если представляется Налоговый расчет.
Приложение Д1 подается при наличии трудовых или ЦПД отношений или может казаться пустым.
Налоговый расчет не представляется, если нет работников и выплат.
Если сомневаетесь, лучше подать пустой расчет или обратиться за индивидуальной консультацией в ГНС. За это штрафов не будет.
Желаете проконсультироваться со специалистом как можно скорее?
