— Решение для любых потребностей
НА ЗАЩИТЕ ВАШИХ ИНТЕРЕСОВ
Наша компания предлагает широкий спектр услуг, включая регистрацию бизнеса, бухгалтерское сопровождение, продажу готовых компаний, а также помощь в получении лицензий, разрешений на выполнение опасных работ и подготовку тендерной документации.
Как правильно отразить простой и отпуск без сохранения заработной платы в объединенном отчете по НДФЛ, ВЗ и ЕСВ
В процессе ведения кадрового учета и подготовки отчетности в Украине важно правильно отражать периоды простоя и отпуска без сохранения заработной платы в объединенном отчете по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ), военного сбора (ВЗ) и единого социального взноса (ЕСВ). Хотя эти периоды, казалось бы, не имеют существенного влияния. вызвать штрафы и недоразумения с налоговыми органами.
В этой статье мы рассмотрим, как правильно отразить простой и отпуск без сохранения заработной платы в соответствующих отчетах, на что обратить внимание при заполнении каждого поля, а также какие особенности следует учесть, чтобы избежать ошибок. Если вы хотите, чтобы ваша отчетность не стала причиной проблем с контролирующими органами, эта инструкция будет вам полезна.
Отражение простоя в объединенном отчете по НДФЛ, ВС и ЕСВ в 2025 году
При формировании Налогового расчета (объединенного отчета) следует учитывать все аспекты, связанные с простоем. В частности, необходимо корректно отразить :
оплату простоя – в приложениях Д1, 4ДФ и основной части Налогового расчета;
минимальную базу для начисления ЕСВ – в Приложении Д1;
возможно применение налоговой социальной льготы (НСП) – в Приложении 4ДФ.
Далее сосредоточимся на деталях, касающихся оплаты простоя и начисления ЕСВ.
Как показать оплату простоя и начисление ЕСВ
Оплата труда при простое, если он произошел не по вине работника, относится к составу дополнительной заработной платы и является выплатой за неотработанное время (пп. 2.2.12 Инструкции по статистике заработной платы от 13.01.2004 № 5). Следовательно, на сумму оплаты простоя необходимо начислять ЕСВ.
Однако начисление ЕСВ зависит не от факта простоя, а от общей суммы заработной платы за месяц, в котором он произошел. Если доход за этот месяц меньше минимальной зарплаты, следует провести доплату ЕСВ.
Простой, произошедший не по вине работника, например из-за военного положения или карантина, должен быть оплачен не менее чем на уровне 2/3 оклада (ст. 113 КЗоТ). Это означает, что кроме этой части оклада работник может не получать дополнительных выплат или премий, и общая зарплата может быть меньше минимальной. В 2025 году минимальная зарплата составляет 8000 грн, и если зарплата работника за месяц меньше этой суммы, необходимо доплатить до минимальной базы и начислить ЕСВ на разницу (ч. 5 ст. 8 Закона № 2464). Поэтому минимальный размер ЕСВ в месяц — 1760 грн (8000 × 22%).
Внимание: если из-за простой месячной зарплаты меньше 8000 грн, следует доплатить ЕСВ до 1760 грн.
Если простой длится весь месяц, действуют следующие правила:
доплата до минимальной зарплаты не требуется;
ЕСВ доначисляется, если фактическая база меньше минимальной, но были другие выплаты.
Далее рассмотрим, как в Приложении Д1 отразить разницу между минимальной и фактической базой ЕСВ, а также как заполнить Приложение 4ДФ на примере. Перед заполнением объединенного отчета следует убедиться, что простой корректно отражен в табеле учета рабочего времени.
Как табелировать простой в учете рабочего времени
Простой в табеле учета рабочего времени следует обозначить количеством часов, как и обычный рабочий день, используя букву «П» вместо «Р».
Пример 1 (зарплата, простой, ЕСВ по минимальной базе, Налоговый расчет)
Работник работает на предприятии, где с 07.04.2025 по 25.04.2025 оформлен простой. Оклад работника равен минимальной заработной плате – 8000 грн. Также он получал 50 процентов премии. В апреле 2025 года начислено 22 рабочих дня (или 176 рабочих часов). Однако работник отработал всего 7 рабочих дней, то есть 56 рабочих часов. На простой пришлось 15 рабочих дней, что составляет 120 рабочих часов (15×8 часов).
Данные для расчетов:
- Зарплата по окладу за отработанные дни: 8000 × 56÷176 = 2545,45 грн;
- Оплата простоя в апреле 2025 года: 8000 × (2/3) × 120 ÷ 176 = 3636,36 грн;
- Премия 50% работнику за время простоя и работы в апреле не начислялась.
В таком случае важно проверить, нужно ли начислять доплату к минимальной заработной плате. Поскольку оплата за 7 рабочих дней была произведена на уровне минимальной зарплаты, дополнительных доплат не требуется. Оплата простоя не учитывается при расчете доплаты до минимальной зарплаты, поскольку это выплата за неотработанное время (пп. 2.2.12 Инструкции № 5).
Суммарная зарплата в месяц: 2545,45 + 3636,36 = 6181,81 грн. Это фактическая база для начисления ЕСВ.
Проверка минимальной базы ЕСВ: 6181,81<8000.
Разница между минимальной и фактической базой ЕСВ: 8000 – 6181,81 = 1818,19 грн
Расчет ЕСВ:
- ЕСВ по фактической базе: 6181,81 × 0,22 = 1360,00 грн;
- ЕСВ разницу между минимальной и фактической базой: 1818,19 × 0,22 = 400,00 грн.
Общая сумма ЕСВ: 1360,00 + 400,00 = 1760 грн
Простой не имеет отдельного отражения в Налоговом расчете, поскольку оплата за время простоя является частью заработной платы. Однако может возникнуть необходимость отразить разницу между минимальной и фактической базой ЕСВ, как показано в примере.
Отражение минимальной базы ЕСВ в Налоговом расчете
При доначислении ЕСВ до минимальной базы в основной части Налогового расчета нужно отразить:
- в ряд. 2.5 – разницу между минимальной и фактической базой начисления ЕСВ (по всем работникам);
- в ряд. 3.5 – начислен ЕСВ на сумму этой разницы (по всем работникам).
В Приложении Д1 Налогового расчета зарплата работника и дополнительная база ЕСВ отражаются в отдельных строках:
- в графе 09 – код КТН «13», что означает начисление ЕСВ на разницу между минимальной и фактической базой;
- в графе 18 – сумму разницы между минимальной и фактической базой ЕСВ;
- в графе 20 – сумму ЕСВ на разницу между минимальной и фактической базой.
На основе данных из Примера 1 можно подать образец заполнения Приложения Д1 в Налоговый расчет.
Простой в Приложении 4ДФ Налогового расчета
Приложение 4ДФ не предусматривает отдельных правил для отражения начисленной заработной платы в месяце, когда был простой. предельный доход составляет 8480 грн (4240×2) и так далее.
Расчет налогов в примере 1:
НДФЛ: 6181,81 × 0,18 = 1112,73 грн;
Военный сбор (ВЗ): 6181,81×0,05 = 309,09 грн.
Зарплата к выплате (для справки, поскольку в Приложении 4ДФ эта сумма не указывается):
6181,81 – 1112,73 – 309,09 = 4759,99 грн.
Как правильно заполнить Приложение 4ДФ для этого примера, можно увидеть в Приложении 2.
Отражение отпуска без сохранения заработной платы в Налоговом расчете 2025
Отпуск за свой счет необходимо отражать в Приложении Д1 так же, как и простой. Важно учитывать минимальную базу ЕСВ, которая в 2025 году составляет 8000 грн. В зависимости от ситуации существуют два варианта начисления ЕСВ:
Вариант 1: ЕСВ начисляется по минимальной базе, если отпуск за свой счет не покрывает весь месяц, а работник имеет заработок. В таком случае следует сравнить сумму заработка с минимальной базой. Даже если работник отработал всего один день, следует начислить ЕСВ на разницу.
Вариант 2: ЕСВ не начисляется, если отпуск за свой счет длится весь месяц и работник не получал доходы (премии, оплаты за ежегодные отпуска, компенсации и т.п.). В таком случае ЕСВ не начисляется, поскольку база для начисления равна нулю, но в Налоговом расчете следует указать нулевые суммы ЕСВ.
Внимание: Если у работника не было никаких доходов за месяц (не работал и не получал других выплат), то ЕСВ не начисляется.
Отпуска без сохранения заработной платы, предоставленные по согласованию сторон в условиях военного положения, могут превышать ограничение в 30 календарных дней в год, действующее для обычных отпусков. Такие отпуска могут длиться полнолуние и больше.
Относительно НДФЛ ситуация аналогична простою: может применяться НСП, если доход работника очень низок или отсутствует.
Исключение из применения минимальной базы ЕСВ
Минимальная база ЕСВ не применяется для зарплаты:
совместителей – ЕСВ начисляется на фактический доход;
новых работников, которые начали работать в середине месяца или уволены в том же месяце;
работников с инвалидностью – для которых применяется пониженная ставка ЕСВ 8,41%.
Военное положение или карантин не вводят дополнительные исключения из применения минимальной базы ЕСВ.
Остальные исключения можно найти в пп. «6» раздела III Инструкции о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденное приказом Минфина от 20.04.2015 № 449.
Желаете проконсультироваться со специалистом как можно скорее?
