Как правильно рассчитать зарплату в 2025 году: пошаговая инструкция для бухгалтера
В 2025 г. расчет заработной платы в Украине остается одной из главных задач для бухгалтеров, кадровых специалистов и работодателей. Изменения в минимальных социальных стандартах, ставках налогов и отчетности делают этот процесс особенно важным — каждая неточность может обернуться штрафами для компании.
Этот материал поможет вам сориентироваться в актуальных правилах исчисления зарплаты: какие ставки налогов действуют в 2025 году, как правильно рассчитать ЕСВ, НДФЛ и военный сбор, а также какие нюансы следует учитывать во избежание нарушений.
Мы объясним сложные вещи просто: приведем формулы, примеры и советы по автоматизации расчета зарплаты в ежедневной работе.
Будьте уверены в каждом номере – пользуйтесь проверенной информацией!
Снижение окладов в 2025 году: что может работодатель во время войны
В военное время многие работодатели вынуждены оптимизировать затраты, в частности сокращать фонд оплаты труда. Чаще это происходит из-за уменьшения окладов или установления зарплаты на уровне минимальной. Однако подобные действия могут послужить основанием для проверки Гоструда и наложения штрафов.
Чтобы избежать нарушений, работодатель должен соблюдать законную процедуру изменения условий оплаты труда. Есть два разрешенных варианта снижения оклада:
с согласия работника — через подписание дополнительного соглашения к действующему трудовому договору;
путем изменения существенных условий труда — с письменным предупреждением работника не менее чем за 2 месяца (в соответствии со ст. 32 КЗоТ).
В любом случае важно учитывать специфику правового режима военного положения и оформить все изменения документально.
Из чего состоит заработная плата в 2025 году: основные элементы
Не все средства, которые получает работник, считаются заработной платой в соответствии с действующим законодательством.
Закон Украины «Об оплате труда» № 108 от 24.03.1995;
Инструкцию по статистике заработной платы №5, утвержденную Госкомстатом 13.01.2004.
Согласно этим нормативным документам, заработная плата имеет три ключевых составляющих:
Основная заработная плата – это вознаграждение за отработанное время или за проделанную работу. Она определяется посредством оклада, тарифной ставки или сдельной расценки. К основной зарплате также относится оплата периода командировки, рассчитываемая по среднему заработку.
Дополнительная заработная плата – это выплаты за сверхурочную работу, высокие производственные результаты, работу в тяжелых или вредных условиях. Сюда входят премии, отпускные, индексация заработной платы и другие доплаты, предусмотренные законодательством.
Другие поощрительные и компенсационные выплаты — к этой категории относятся годовые премии, материальная помощь, поощрение по внутренним положениям предприятия, а также другие выплаты, не обязательные, но утвержденные работодателем.
Почему важно правильно классифицировать выплаты
Корректное определение видов выплат имеет решающее значение не только для бухгалтерского учета, но и для налоговых начислений и отчетности. От этого зависит:
Начисление ЕСВ. Не все выплаты входят в базу для исчисления единого социального взноса. Ориентироваться следует на Перечень №1170 (постановление КМУ от 22.12.2010), в котором указано, какие выплаты не подлежат обложению ЕСВ.
Формирование статистической отчетности. Точная классификация позволяет правильно заполнить раздел III отчета по форме №1-ПВ (квартальная форма отчетности о труде).
Внутренний учет. Структура заработной платы должна быть отражена в формах П-6 (расчетно-платежная ведомость) и П-7 (сводная ведомость). Эти формы утверждены приказом Госстата № 489 от 05.12.2008, и хотя они не являются обязательными, многие работодатели используют их для удобства.
Структура выплат работнику: из чего состоит заработная плата
Заработная плата работника состоит из нескольких компонентов, отражающих не только оплату за проделанную работу, но и поощрения, компенсации и другие дополнительные выплаты. В таблице ниже — примеры начислений по трем основным составляющим зарплаты (полный список приведен в Инструкции № 5).
Примеры выплат по трем составляющим заработной платы:
| Составляющая зарплаты |
Что включает |
| Основная зарплата |
– Тарифная ставка, должностной оклад
– Комиссионные от реализации
– Авторское вознаграждение штатным работникам
– Оплата времени командировок (без суточных)
– Оплата профобучения других работников
– Стоимость продукции при натуральной оплате
– Прочие регулярные выплаты
|
| Дополнительная зарплата |
– Премии, процентные вознаграждения
– Оплата сверхурочных, праздничных, ночных смен
|
| Прочие компенсационные и поощрительные выплаты |
– Годовые премии, вознаграждения за важные задачи
– Материальная помощь на оздоровление (для госслужащих, педагогов и т.п.)
– Оплата страхования, питания, путевок
– Прочие выплаты социального характера
|
Что не входит в состав заработной платы: ключевые исключения
Кроме заработной платы работники могут получать ряд выплат, которые не входят в фонд оплаты труда и не классифицируются как зарплата. Согласно п. 3 Инструкции по статистике заработной платы № 5, к следующим начислениям относятся:
Пособие по временной нетрудоспособности , оплачиваемое за счет средств социального страхования (с 6-го дня), декретные выплаты , а также пособие на детей.
Оплата первых пяти дней болезни , осуществляемой за счет средств работодателя.
Выплаты из прибыли предприятия , в том числе дивиденды, проценты и паевые взносы.
Командировочные расходы , включая суточные, оплату проезда, проживания и другие расходы, связанные с исполнением служебных обязанностей вне места постоянной работы.
Разовая материальная помощь , оказываемая на основании личного заявления работника в связи с болезнью, сложными жизненными обстоятельствами или другими причинами.
Выходное пособие , которое выплачивается при увольнении.
Страховые взносы за счет работодателя – на медицинское или пенсионное страхование, а также начисление ЕСВ.
Прочие выплаты, не связанные с трудовой деятельностью , не имеющие признаков заработной платы.
ЕСВ и выплаты, не входящие в зарплату: когда начисляется взнос
Разграничение между зарплатными и незарплатными выплатами имеет весомое практическое значение — в частности, для начисления единого социального взноса (ЕСВ). Общее правило: на незарплатные выплаты ЕСВ не начисляется, о чем идет речь в Перечне № 1170. Но есть важные исключения.
Больничные и декретные выплаты (пособие по временной нетрудоспособности и по беременности и родам) приравниваются к заработной плате для целей налогообложения.
В отчетности они имеют тот же признак дохода, что и обычная зарплата — «101» в приложении 4ДФ.
ЕСВ также обязательно начисляется на такие выплаты в соответствии с Законом № 2464-VI, в частности, согласно п. 1 ст. 7.
Итак, бухгалтерам важно знать: хотя большинство социальных и разовых пособий не облагаются ЕСВ, больничные и декретные — исключение из этого правила.
График выплат зарплаты: что нужно учесть работодателю
Выплата заработной платы должна производиться регулярно и своевременно, согласно требованиям законодательства. Основные правила:
Не реже двух раз в месяц.
Интервал между выплатами – не более 16 календарных дней.
Если день выплаты выпадает на выходной или праздничный день, зарплата должна быть выдана накануне.
Эти правила одинаковы для всех работодателей как для юридических лиц, так и для ФЛПов.
В коллективном договоре или внутреннем распорядительном документе следует фиксировать конкретные даты выплат, а не временные диапазоны. Например:
| Варианты фиксированных дат выплат |
| 1-го и 16-го числа |
| 2-го и 17-го |
| 3-го и 18-го |
| 4-го и 19-го |
| 5-го и 20-го |
| 6-го и 21-го |
| 7-го и 22-го |
Важно: если зарплатный день совпадает с нерабочим, обязательно произведите выплату изо дня в день до этого.
Минимальная заработная плата на предприятии: что нужно знать
Минимальная зарплата определяется законом как минимальный размер оплаты труда за выполненную работником месячную или часовую норму труда (ст. 3 Закона №108). Государством также гарантирован минимальный должностной оклад, равный прожиточному минимуму для трудоспособного лица на 1 января. Важно обращать внимание на таблицу ниже для текущих данных.
Минимальные гарантии в оплате труда на 2025 год
| Период |
Минимальный должностной оклад |
Минимальная зарплата |
Часовая |
| Январь — декабрь |
3028 грн |
8000 грн |
48 грн/час |
Если зарплата, начисленная за месячную норму, не достигает минимального уровня, необходимо произвести доплату до минимального размера.
Относительно начислений: даже при выплате минимальной заработной платы нужно удерживать налоги и другие обязательные платежи.
Заработная плата во время военного положения: особенности начислений
Военное положение не является основанием отказа от выплаты зарплаты работникам или ее задержки. Согласно частям 1 и 2 статьи 10 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» (от 15.03.2022 № 2136-IX), заработная плата должна выплачиваться в соответствии с условиями трудового договора, и работодатель обязан обеспечить своевременную выплату.
Однако есть определенные послабления:
Освобождение от ответственности за нарушение сроков оплаты, если задержка вызвана боевыми действиями или другими форс-мажорными обстоятельствами. Закон не уточняет конкретные требования к доказательствам этого обстоятельства, а перечень территорий, где ведутся боевые действия, еще не утвержден.
Если невозможно произвести выплату из-за боевых действий, срок ее выплаты переносится до возобновления работы предприятия.
Работодатель имеет несколько вариантов для оптимизации затрат на оплату труда:
Как производится расчет заработной платы
Для корректного начисления заработной платы на предприятии нужно вести табель учета рабочего времени работников. Этот документ является основой для расчета зарплаты и определяет количество отработанных дней или часов, а также дней отпуска, больничных и командировок.
Расчет зарплаты производится в ведомости начисления зарплаты.
начисление зарплаты (оклады, премии, отпускные, больничные);
Удержание по зарплате;
Начисление ЕСВ на фонд оплаты труда.
Ведомость является основным бухгалтерским документом, отражающим всю информацию о начислениях и удержаниях. Вспомогательные таблицы, такие как для расчета отпускных или командировочных оплат, могут использоваться для точного вычисления.
Пример начисления заработной платы: как это работает
Рассмотрим пример начисления заработной платы за месяц. В январе 2025 года работник оклад 8000 грн и премию 3000 грн. Всего работник отработал 22 рабочих дня или 176 часов. Однако с 06.01.2025 он взял отпуск за свой счет. Всего в январе 2025 года было 23 рабочих дня или 184 часа (без праздничных дней из-за военного положения).
Расчет заработной платы
| Показатель | Сумма, грн |
|---|
| Оплата за оклад (8000 грн ÷ 176 ч × 184 ч) | 7652,17 |
| Общая зарплата (вместе с премией) | 7652,17 + 3000 = 10652,17 |
| При полной отработке: зарплата | 11000 (8000 + 3000) |
Как быстро рассчитать «чистую» зарплату
Если работник не имеет налоговой социальной льготы (НПС), то с его зарплаты удерживается 23% налогов и сборов (18% НДФЛ + 5% военный сбор).
Для быстрого вычисления «чистой» зарплаты можно применить коэффициент 0,77 (1 — 23%/100%). Например, если зарплата «грязными» составляет 8500 грн, то
| Показатель | Сумма, грн |
|---|
| Зарплата брутто | 8500 грн |
| Чистая зарплата (8500 грн × 0,77) | 6545,00 грн |
Пример бухгалтерских проводок при начислении зарплаты
Рассмотрим пример начисления зарплаты бухгалтером на предприятии в январе 2025 года. Оклад работника – 8000 грн, премия за интенсивность работы – 30% оклада.
Бухгалтерские проводки
| Хозяйственная операция |
Дт |
Кт |
Сумма, грн |
| Выплата аванса за январь (0,5×8000) |
661 |
311 |
4000,00 |
| Уплаченный НДФЛ при выплате аванса (4000 × 18%) |
641 |
311 |
720,00 |
| Уплаченный ВЗ при выплате аванса (4000 × 5%) |
642 |
311 |
200,00 |
| Уплаченный ЕСВ при выплате аванса (4000 × 22%) |
651 |
311 |
880,00 |
| Начисление зарплаты за январь (8000+8000×30%) |
92 |
661 |
10400,00 |
| Начислен ЕСВ на зарплату (10400 × 22%) |
92 |
651 |
2288,00 |
| Удержан НДФЛ по зарплате (10400 × 18%) |
661 |
641 |
1872,00 |
| Удержанный ВЗ за январь (10400 × 5%) |
661 |
642 |
520,00 |
| Выплата зарплаты за 2-ю половину января (10400 – 4000 – 1872 – 156) |
661 |
311 |
4372,00 |
| Уплаченный НДФЛ за 2-ю половину января (1872 – 720) |
641 |
311 |
1152,00 |
| Уплаченный ВЗ за 2-ю половину января (520 – 200) |
642 |
311 |
320,00 |
| Уплаченный ЕСВ за 2-ю половину января (2288 – 880) |
651 |
311 |
1408,00 |
Отметим, что законодательных требований по расчету НДФЛ, ВС и ЕСВ при выплате аванса нет. Однако важно, чтобы сумма налогов и сборов за первую и вторую половину месяца совпадала с итоговыми начислениями по месяцу, поскольку суммы выплат указываются в Приложении 4ДФ Налогового расчета за месяц.
Начисление и выплата зарплаты в 2025 году: какая ответственность за нарушение сроков
Нарушение установленных сроков выплаты зарплаты более чем на один месяц или неполная выплата может привести к финансовым санкциям согласно статье 265 Кодекса законов о труде Украины. Размер штрафа в таких случаях составляет трижды больше минимальной зарплаты, установленной на момент выявления нарушения. В 2025 году эта сумма составляет 24 000 грн.
Кроме того, нарушение сроков выплаты зарплаты может привести к административной ответственности должностных лиц предприятия. За первое нарушение штраф составляет от 510 до 1700 грн., а за повторное — от 1700 до 5100 грн. Высшие штрафы применяются, если нарушение касается определенных категорий работников, таких как несовершеннолетние, беременные женщины, одинокие матери или родители, воспитывающие ребенка до 14 лет или ребенка с инвалидностью.
Также существует уголовная ответственность за умышленное невыплата зарплаты работникам более чем за один месяц. Это может привести к штрафу от 8500 до 17 000 грн, исправительных работ до 2 лет или лишению свободы сроком до 2 лет, с лишением права занимать определенные должности или заниматься деятельностью до 3 лет. Такая ответственность предусмотрена статьей 175 Уголовного кодекса.
Таблица штрафов за нарушение сроков выплаты зарплаты
| Тип нарушения |
Штраф |
| Нарушение сроков выплаты более чем на 1 месяц |
3-кратный размер минимальной зарплаты (24 000 грн. в 2025 году) |
| Административный штраф за первое нарушение |
510 – 1700 грн |
| Административный штраф за повторное нарушение |
1700 – 5100 грн |
| Нарушения по определенным категориям работников (несовершеннолетние, беременные женщины) |
Штрафы в пределах 1700 – 5100 грн |
| Уголовная ответственность за умышленное невыплачение зарплаты свыше 1 месяца |
Штраф от 8500 до 17 000 грн, исправительные работы до 2 лет или лишение свободы до 2 лет |
Нарушение порядка начисления и выплаты зарплаты может привести к серьезным финансовым и юридическим последствиям для работодателей.
Желаете проконсультироваться со специалистом
как можно скорее?
