Бумажные листки нетрудоспособности отошли в прошлое – теперь все больничные оформляются в электронной форме. Для бухгалтеров это означает не только изменение формата документов, но и новый порядок взаимодействия с работниками , медицинскими учреждениями и Фондом социального страхования.
В 2025 году электронные больничные стали еще более удобными, но в то же время возникает много вопросов по их правильному оформлению и ведению в бухгалтерском учете. Как бухгалтеру избежать ошибок? Как проверить достоверность информации? Когда следует начислять помощь, а когда ожидать подтверждения от Фонда?
Этот материал содержит простые инструкции, полезные рекомендации и ответы на наиболее часто задаваемые вопросы бухгалтеров по работе с электронными больничными.
Для каких выплат необходим электронный больничный
Электронный листок нетрудоспособности (е-больничный) – это официальный документ , созданный медицинским учреждением в электронной системе здравоохранения. Он является основанием для начисления различных видов пособий работникам, в частности:
-
временной нетрудоспособности по болезни или травме;
-
пособия по беременности и родам (декретных выплат);
-
больничных по уходу за больным ребенком или другим членом семьи;
-
больничных в случае болезни лица, ухаживающего за ребенком;
-
в случае карантина или обсервации;
-
при самоизоляции в период пандемии COVID-19;
-
для прохождения реабилитационного лечения в санаторно-курортных учреждениях;
-
для ортопедического протезирования
Порядок оформления е-больничных регламентируется законом об общеобязательном государственном социальном страховании. Документ формируется через электронный регистр и имеет уникальный номер без серии, что отличает его от бумажных аналогов. В е-больничном также используются обновленные коды причин нетрудоспособности.
Администрирование электронных больничных осуществляет Пенсионный фонд Украины, который после ликвидации Фонда социального страхования перенял эти функции. Сведения об открытии больничного автоматически отображаются в личном кабинете страхователя на портале Пенсионного фонда. Однако в военное время вопрос использования бумажных больничных остается актуальным.
Можно ли использовать бумажные больничные в 2025 году?
Да, в определенных случаях применение бумажных листков нетрудоспособности все еще возможно. Министерство здравоохранения определяет следующие ситуации:
-
отсутствие доступа пользователей к электронной системе здравоохранения (ЕСОЗ) в связи с военным положением;
-
более 7 дней нет связи между электронным реестром больничных (Пенсионного фонда) и медицинскими заключениями в ЕСОЗ;
-
пациент обращается за продлением больничного с нарушением сроков из-за обстоятельств военного времени — решение в этом случае принимает врачебно-консультативная комиссия или руководитель медицинского учреждения;
-
окончание срока, в течение которого врач может исправить ошибку в медицинском заключении — в такой ситуации также принимают решение о выдаче бумажного больничного.
Статусы электронных больничных: как их понимать
После оформления электронному больничному присваивают один из нескольких статусов. Их расшифровка подается в соответствующей таблице:
Обратите внимание: статус готов к оплате может появиться и раньше, однако в период ожидания (7 дней) в документ могут вноситься корректировки.
Срок действия электронного больничного: когда возможны выплаты
Пособие по электронному больничному может быть выплачено не позднее чем за 6 календарных месяцев с даты:
-
восстановление работоспособности;
-
завершение отпуска по беременности и родам;
-
смерти застрахованного лица или члена его семьи.
Определение даты выдачи е-больничного: почему это важно
Для правильного начисления страховых выплат нужно точно знать дату выдачи электронного больничного. Выплату назначают только после того, как документ получит статус «Готов к оплате (выдан)». Существуют особые правила для разных случаев:
-
для временной нетрудоспособности выплата производится не ранее чем через 7 дней после даты закрытия больничного;
-
для больничных, связанных с беременностью и родами, выплата возможна через 7 дней с даты открытия больничного.
Если статус е-больничного не был обновлен технически, бухгалтер может самостоятельно установить дату выдачи по аналогии с этими правилами.
Пример расчета для е-больничного по беременности и родам:
| Дата открытия |
+7 дней |
День выдачи (статус «Готов к оплате») |
| 11 |
7 |
18 |
Почему именно 7 дней? В течение этого периода врач имеет право внести изменения в е-больничный. На 8-й день данные становятся окончательными.
Сроки обработки е-больничных в 2025 году
После изменения статуса е-больничного на «Готов к оплате (выдан)», работодатель должен соблюдать следующие сроки:
Важно: нарушение срока уведомления о выплате может стать основанием для внеплановой проверки со стороны ПФУ.
Кто принимает решение о выплате больничных
Решения о начислении больничных могут оформить:
-
приказом управляющего компании либо учреждения;
-
решением уполномоченного лица;
-
решением комиссии по социальному страхованию, деятельность которой разрешена, хотя законодательство не требует обязательного создания такой комиссии.
Для удобства некоторые организации покидают комиссию, но сокращают ее состав (например, до двух человек) или назначают единственным ответственным за принятие решений главного бухгалтера или заместителя руководителя.
Как оформить заявление-расчет на больничные выплаты
Электронная форма заявления-расчета доступна в личном кабинете страхователя на портале Пенсионного фонда. Она отвечает утвержденной форме, регламентирующей порядок финансирования страхователей для предоставления материального обеспечения в случае временной нетрудоспособности и отдельных выплат потерпевшим на производстве.
Несмотря на ликвидацию Фонда социального страхования, этот порядок пока остается в силе до принятия нового.
В этой статье мы рассмотрим только основные аспекты правильного заполнения заявления-расчета по больничным выплатам.
Когда подавать заявление-расчет для электронного больничного
Не все электронные больничные нуждаются в подаче заявления-расчета.
-
Обычные больничные. Заявление-расчет нужно только если продолжительность больничного составляет 6 календарных дней и более, ведь средства от Фонда выплачиваются только в таких случаях. Если больничный длится до 5 дней включительно, заявление не подается, поскольку финансирование из фонда отсутствует, и уведомление о выплате также не требуется.
-
Декретные и больничные по уходу за ребенком или больным родственником. В этих случаях заявление-расчет подается всегда, потому что выплаты производятся с первого дня за счет фонда. Соответственно, необходимо также подавать уведомление о выплате.
Подача заявления-расчета по бумажному больничному
В 2025 году можно подавать заявление-расчет на основе бумажного больничного, если именно его выдали вместо электронного. Для этого в форме нужно выбрать тип листка нетрудоспособности «бумажный», указать его серию и номер, а также добавить цветную скан-копию документа.
Если работник имеет и электронный и бумажный больничный одновременно, нужно подавать отдельные заявления-расчеты для каждого вида.
Что должен учесть бухгалтер при подготовке е-больничного
-
Страховой стаж работника:
-
Расчетный период:
-
Периоды неотработанного времени:
-
Начисленная зарплата за расчетный период:
-
Оформление заявления-расчета в ПФУ:
Особенности для работников-совместителей
-
Е-больничный действителен и по основному месту работы, и по совместительству.
-
Работодатель по совместительству использует данные из электронного кабинета ПФУ.
-
Бумажный больничный в случае совместительства нуждается в копии, заверенной по основному месту работы.
-
Работник должен предоставить справку о средней зарплате по основному месту работы.
-
Общий доход не должен превышать максимальную базу для ЕСВ (временно – 20 минимальных зарплат в 2025 году).
-
Среднедневный заработок ограничен максимальной базой ЕСВ, разделенной на 30,44.
-
В заявлении-расчете для внутреннего совместителя указываются отдельные строки с данными о получателе, основании и сумме выплаты.
Эти шаги обеспечивают правильный расчет и своевременную выплату больничных и пособия по беременности и родам.
