— Решение для любых потребностей
НА ЗАЩИТЕ ВАШИХ ИНТЕРЕСОВ
Наша компания предлагает широкий спектр услуг, включая регистрацию бизнеса, бухгалтерское сопровождение, продажу готовых компаний, а также помощь в получении лицензий, разрешений на выполнение опасных работ и подготовку тендерной документации.
Уведомление о выплатах работникам: когда и как подается в ПФУ
С 2023 года уведомление о выплате средств застрахованным лицам приобрело особую важность — Пенсионный фонд Украины осуществляет проверку соответствия страховых выплат . Работодатели должны своевременно информировать ПФУ о каждой выплате заработной платы, больничных и других пособий.
Этот документ является частью обновленной системы взаимодействия между работодателем и государственными органами и представляется для соблюдения требований и избегания штрафов и недоразумений с контролирующими органами.
В статье рассмотрено, кто, когда и как должен подавать уведомления о выплатах работникам, какие формы используются и какие последствия в случае нарушения сроков представления.
Отчет о предоставленной финансовой помощи работникам происходит через представление в Пенсионный фонд Украины (далее — ПФУ или Фонд) специального уведомления. По сути это документ-отчет об использовании средств, предоставленных учреждению для выплат работникам.
Уведомление о выплате средств застрахованным лицам (далее — Уведомление) содержит таблицу, в которой указываются:
перечень работников, которым выплачены средства;
их идентификационные коды;
реквизиты листков нетрудоспособности;
дать фактические выплаты;
суммы, перечисленные.
Документ имеет установленную форму, которую следует обязательно соблюдать.
Какую форму сообщения используют в 2025 году?
Хотя функции Фонда социального страхования переданы Пенсионному фонду, новая форма уведомления еще не утверждена. Поэтому на практике в 2025 году страхователи продолжают пользоваться действующим Порядком №12, утвержденным постановлением ФСС от 19.07.2018 №12.
Настоящий Порядок регламентирует правила финансирования страхователей по оказанию помощи в связи с временной нетрудоспособностью, беременностью и родами, а также отдельных компенсаций потерпевшим на производстве.
Соответственно, бланк уведомления о выплатах работникам, предоставляемым за счет ПФУ, базируется именно на положениях Порядка №12.
Когда нужно подавать сообщения в ПФУ?
Представить сообщение нужно в течение одного месяца с даты фактической выплаты средств работнику, а не с момента получения их на спецсчет (соответственно п. 10 Порядка № 12). Это важно для правильного расчета предельного срока.
Если дата подачи приходится на выходной, лучше подать документ заранее — в Порядке нет четкого разъяснения по поводу переноса сроков.
Важные сроки, которые следует помнить
| Событие | Срок |
|---|---|
| Поступление средств на спецсчет | До 3 рабочих дней после подачи заявления-расчета (ст. 26 Закона № 1105) |
| Выплата работникам | В ближайший зарплатный день (аванс или основная выплата) – ст. 24 Закона № 1105 |
| Представление сообщения | В течение одного месяца с даты выплаты средств работнику |
Пример :
Получили средства из ПФУ — 20.02.2025
Выплатили их работникам — 25.02.2025
Предельная дата подачи сообщения — 25.03.2025
Последствия несвоевременного представления сообщения
Хотя штраф за просрочку подачи уведомления не предусмотрен, Фонд вправе инициировать проверку. Если страхователь не предоставляет информацию о выплатах в течение трех месяцев, ПФУ может проверить, как использовались полученные средства (п. 11 Порядка № 12).
Способы подачи уведомления о выплате средств в 2025 году
В 2025 году страхователи имеют три варианта представления уведомления о выплате средств застрахованным лицам:
Лично подать документ в орган ПФУ.
Отправить почтой — заказное письмо с описанием вложения.
Подать онлайн через электронный кабинет страхователя на вебпортале Пенсионного фонда Украины, используя квалифицированную электронную подпись (КЭП).
Для удобства пользователей предоставляются две инструкции:
Как на вебпортале ПФУ подать уведомление о выплате средств застрахованным лицам
Краткая инструкция онлайн-подачи через кабинет ПФУ:
Войдите в электронный кабинет страхователя на портале ПФУ.
В левом меню выберите
«Заявления-расчеты и создание сообщений о выплате средств застрахованным лицам».Установите параметры поиска нужного заявления – по периоду или номеру больничного.
Нажмите кнопку «Поиск».
В списке найдите заявление со статусом «Оплачено», нажмите его номер.
В поле «Приложение о временной нетрудоспособности» выберите нужный больничный – нажмите «Создать сообщение».
Перейдите к блоку «Данные о выплате» – нажмите на иконку карандаша, чтобы отредактировать.
Система автоматически подтянет сумму выплаты – проверьте и заполните другие обязательные поля.
Нажмите «Продолжить», затем — «Сформировать сообщение».
Подпишите документ КЭП и нажмите «Подписать и отправить в ПФУ».
Как правильно заполнить Сообщения о выплате: главные правила
При внесении данных в Сообщения важно соблюдать четкие требования, чтобы избежать возврата документа или проверки со стороны Фонда:
Сумма указывается фактическая, то есть та, которую реально перечислили работнику. Если часть средств не выплачена, она остается на счету.
В уведомление включаются только страховые выплаты, профинансированные ПФУ. Оплата первых 5 дней больничного, которую производит работодатель за собственные средства, не включается.
Сумма выплаты указывается полной, включая налоги (НДФЛ, военный сбор). Это означает, что в отчете фиксируются все израсходованные средства Фонда, независимо от того, куда они были направлены — работнику или на налоги.
Обратите внимание: Уведомление не должно содержать выплаты, произведенные за счет учреждения — только те, которые профинансированы Фондом социального страхования / ПФУ.
Желаете проконсультироваться со специалистом как можно скорее?
