— Рішення для будь-яких потреб

НА ЗАХИСТІ ВАШИХ ІНТЕРЕСІВ

Наша компанія пропонує широкий спектр послуг, включаючи реєстрацію бізнесу, бухгалтерський супровід, продаж готових компаній, а також допомогу в отриманні ліцензій, дозволів на виконання небезпечних робіт та підготовку тендерної документації.

БЕЗКОШТОВНА КОНСУЛЬТАЦІЯ

Бухгалтерське обслуговування

Детальніше

Аудиторські послуги

Детальніше

Бухгалтерський аутсорсинг

Детальніше

Послуги бухгалтера

Детальніше

Ведення бухгалтерського обліку

Детальніше

Облік по типам бізнесу

Детальніше
Штатний розпис у 2025 році: правила складання, зразок і актуальні вимоги

Штатний розпис у 2025 році: правила складання, зразок і актуальні вимоги

Штатний розпис є одним із базових кадрових документів, що регламентує внутрішню організаційну структуру підприємства. У ньому фіксуються назви посад, кількість штатних одиниць і розміри посадових окладів. Його наявність обов’язкова як для суб’єктів господарювання державної форми власності, так і для приватного сектору.

У 2025 році встановлено нові вимоги до оформлення та затвердження цього документа. Щоб уникнути порушень і непорозумінь під час перевірок, необхідно враховувати всі актуальні норми та зміни.

Нижче подано поради щодо правильного складання штатного розпису, приклад його заповнення, а також корисні вказівки з урахуванням чинних нормативних вимог.

Види штатних розписів та особливості їх заповнення

Штатний розпис оформлюється за визначеними формами, які відрізняються залежно від типу установи. Існує два основних варіанти:

  • штатний розпис;

  • типовий штатний розпис.

Перший варіант застосовується в органах державної влади та місцевого самоврядування. Типова форма — для бюджетних установ, що підпорядковуються цим органам. Основна різниця між цими документами полягає в тому, як у них відображається фонд оплати праці. Для державних структур враховується лише сума за посадовими окладами, а для бюджетних установ — повний фонд, включаючи надбавки, премії та компенсаційні виплати.

Ще однією відмінністю є зазначення кодів. Державні органи вносять класифікаційні коди посад держслужби, тоді як у бюджетних установах часто додають коди з класифікатора професій — для зручності під час заповнення звітів.

Під час підготовки штатного розпису слід також враховувати галузеву специфіку. Головний розпорядник коштів може запропонувати затвердити окрему форму документа з урахуванням особливостей установи.

У штатному розписі обов’язково вказується:

  • структура підрозділів організації;

  • кількість посад за кожною штатною одиницею;

  • рівень посадових окладів;

  • місячний обсяг фонду оплати праці (в обсязі окладів або повністю — залежно від типу установи).

За правильність оформлення документа відповідають бухгалтерська та кадрова служби. Фінансисти забезпечують точність розрахунків, а кадровики — коректність назв посад і кодів згідно з установленими класифікаторами, кваліфікаційними характеристиками та функціональними обов’язками.

Штатний розпис має враховувати вимоги чинного законодавства, особливості роботи установи, нормативи чисельності, положення щодо оплати праці. Важливо дотримуватися вимоги про відповідність фонду оплати праці затвердженим фінансовим лімітам. У разі змін у фінансуванні документ і структура мають бути скориговані.

Як правильно заповнити штатний розпис: покрокова інструкція

Під час складання штатного розпису необхідно зазначити:

  • найменування структурних підрозділів та посад;

  • коди посад відповідно до класифікацій;

  • кількість штатних одиниць;

  • розміри посадових окладів;

  • надбавки та доплати (за наявності);

  • розрахунок місячного та річного фонду заробітної плати.

Назви підрозділів слід вказувати згідно з затвердженою структурою установи. Посади розміщуються у порядку підпорядкування: спочатку керівний склад, далі — фахівці, потім — інші працівники. Всі назви посад мають відповідати чинним класифікаторам і кваліфікаційним вимогам.

До документа включаються також ті підрозділи, що фінансуються з власних надходжень.

Для зручності заповнення звітності можна додати окрему графу з кодом професії або використовувати спеціальний внутрішній довідник посад.

Якщо посаді надано класифікацію в межах державної служби, зазначення відповідного коду є обов’язковим.

Кількість штатних одиниць визначається з урахуванням нормативів і наявного фінансування. При цьому дозволяється використовувати дробові значення, наприклад 0,5 або 1,25.

Оклад указується у повному обсязі на одну штатну одиницю. Для розрахунків використовуються актуальні нормативно встановлені розміри оплати праці для різних категорій працівників.

Надбавки й доплати наводяться окремо, їх розмір і підстави встановлюються внутрішніми документами, такими як колективні договори.

Місячний фонд заробітної плати визначається множенням окладу або загальної суми виплат на кількість посад. У бюджетних установах враховуються всі елементи заробітної плати.

Щоб розрахувати річний фонд, потрібно помножити місячний на кількість місяців у розрахунковому періоді.

У завершальній частині таблиці обов’язково вказуються загальні підсумки — сума посад і загальний обсяг фонду оплати праці. Ці дані переносяться до розділу з підписами та затвердженням документа.

Хто підписує та затверджує штатний розпис

Штатний розпис оформлюється з підписами керівника установи та посадової особи, відповідальної за фінанси (як правило, це керівник бухгалтерської або фінансової служби). Документ затверджується керівником, який має відповідні повноваження. Підпис супроводжується датою та печаткою установи (за наявності).

Для установ, що підпорядковуються вищому органу управління, затвердження штатного розпису може відбуватись одночасно з ухваленням кошторису вищим фінансовим розпорядником.

Порядок затвердження може різнитися залежно від статусу установи, її рівня підпорядкування та джерел фінансування.

Кому Хто затверджує
Секретаріату Кабінету Міністрів України Держсекретар Кабміну за погодженням із Мінфіном
Міністерствам:
— за програмою «Керівництво та управління»
— за іншими програмами, що виконує апарат міністерства		 Держсекретар міністерства за погодженням із Мінфіном;
Керівник міністерства
Територіальним органам міністерств Держсекретар міністерства
Іншим центральним органам виконавчої влади Керівник органу за погодженням із Мінфіном;
Керівник органу
Територіальним органам цих органів Керівник органу
Обласним, Київській, Севастопольській міським держадміністраціям Голови відповідних держадміністрацій
Президіям національних академій наук Керівники за погодженням із Мінфіном;
Керівники
Бюджетним установам місцевого підпорядкування Міські, селищні, сільські голови або керівники виконавчих органів
Установам, залученим до заходів воєнного стану Їхні керівники (за наданими повноваженнями)
Національним ЗВО, яким передбачено призначення у бюджеті Керівники за погодженням із головним розпорядником, якщо інше не передбачено законом
Закладам фахової передвищої освіти без статусу юрособи Головний розпорядник, якщо інше не передбачено законом
Установам без вищестоящої організації Райдержадміністрації або виконкоми відповідних рад
Головні розпорядники можуть установлювати власні порядки затвердження штатних розписів, якщо це не суперечить законодавству.

Як змінити штатний розпис протягом року

Керівник установи має повноваження вносити зміни до штатного розпису за допомогою відповідного наказу у разі таких обставин:

  • зміна структури установи, зокрема створення або ліквідація підрозділів;

  • коригування умов оплати праці, включно з посадовими окладами, надбавками та доплатами;

  • введення нових посад або ліквідація існуючих, а також зміна найменувань посад.

Обмежень щодо кількості або періодичності внесення змін законодавство не передбачає — це визначається потребами установи. 

Особливості затвердження штатного розпису для закладів дошкільної освіти

У випадку встановлення нових тарифних розрядів для керівних та педагогічних працівників дошкільних закладів, зміни можуть набувати чинності з дати, що передує даті офіційного затвердження документа. Такий наказ може бути виданий із заднім числом для коригування нарахування заробітної плати за попередні місяці.

Це дає підставу бухгалтерії здійснити перерахунок заробітної плати за період до введення змін, а з моменту їх дії нарахування здійснюється за оновленими окладами.

При скороченні посад або ліквідації підрозділів необхідно дотримуватися встановлених термінів повідомлення працівників про зміни у їхніх трудових умовах — мінімум за два місяці до введення змін. У разі запровадження воєнного стану — до початку дії нововведень.

Зміна мінімальної зарплати: чи потрібно оновлювати штатний розпис

Посадові оклади у бюджетній сфері затверджуються на державному рівні. Збільшення мінімальної заробітної плати не призводить автоматично до зміни посадових окладів, тому нові штатні розписи не потрібні лише через підвищення мінімалки.

Однак якщо у штатному розписі передбачена доплата до рівня мінімальної зарплати, її розмір слід переглянути та відповідно скоригувати фонд оплати праці.

У таких випадках бюджетні установи затверджують нову редакцію штатного розпису або вносять зміни до чинного документа, які набирають чинності з дати підвищення мінімальної зарплати. При цьому посадові оклади залишаються без змін, змінюється лише сума доплат та загальний фонд оплати праці.

Бажаєте проконсультуватися з фахівцем якомога швидше?