Що загрожує за затримку або несплату ЄСВ

Всі страхувальники зобов’язані сплачувати єдиний соціальний внесок (ЄСВ), зокрема:

• юридичні особи — за найманих працівників;

• фізичні особи-підприємці (ФОП) — за себе та своїх працівників;

• самозайняті особи (незалежні професіонали) — за себе та, за наявності, за найманих працівників;

• резиденти «Дія City», які мають зобов’язання зі сплати ЄСВ.

Нарахування і контроль сплати здійснює податкова служба, яка також застосовує санкції у разі порушень. Всі податки на зарплату — ПДФО, військовий збір та ЄСВ — подаються в рамках єдиної звітності (Податкового розрахунку та додатків).

Хто може отримати штраф за порушення

Штрафи за несвоєчасну або неповну сплату ЄСВ застосовуються до:

• підприємств будь-якої системи оподаткування;

• ФОП усіх груп — і єдинників, і загальносистемників;

• самозайнятих осіб (адвокатів, нотаріусів та інших незалежних фахівців);

• ФОП та самозайнятих із найманими працівниками (крім ФОП 1 групи, яким заборонено мати найманих працівників);

• резидентів «Дія City».

Хто не підлягає штрафам за ЄСВ

Не підлягають штрафним санкціям особи, які беруть участь у системі добровільно — на підставі договору добровільної участі у загальнообов’язковому державному соціальному страхуванні. Вони подають Додаток ЄСВ 2 разом із декларацією про майновий стан і доходи.

Такі особи не несуть відповідальності за несвоєчасну подачу звітності або несплату внеску, проте періоди, за які звіт не подано, не зараховуються до страхового стажу.

Податковий розрахунок 2025 (Excel)

• Оновлений Податковий розрахунок

• Додаток Д1

• Додаток Д2

• Додаток Д3

• Додаток 4ДФ

• Додаток Д5

• Додаток Д6

Яка відповідальність передбачена

Існує два основних види відповідальності за порушення правил сплати ЄСВ:
(далі можна додати перелік видів відповідальності)

Види санкцій	Особливості
Фінансова	Стосується недоплат, несвоєчасної сплати або помилок у звітності. Сплачує суб’єкт господарювання (ФОП або підприємство).
Адміністративна	Накладається на посадових осіб (наприклад, директора або головбуха).

Підставою для фінансової відповідальності є Закон про ЄСВ, а адміністративну регулює Кодекс про адмінправопорушення (КпАП).

Таблиця штрафів і пені за ЄСВ

Основні фінансові санкції

Порушення	Сума штрафу (законодавчі підстави: ст. 25 Закону про ЄСВ, п. 120.1 ПКУ)
Нарахування з порушенням (донарахування за минулі періоди)	10% від суми за кожен звітний період, максимум — 50%
Несплата або затримка з виплатами (зарплата, лікарняні, тощо)	10% від несплаченої суми
Несплата ФОП або «за себе»	20% від несплаченої суми
Несвоєчасна/неподана звітність (Податковий розрахунок)	340 грн
Повторне таке саме порушення протягом року	1020 грн
Недоліки у бухгалтерському обліку	136–255 грн

Приклад: якщо ФОП-єдинник не сплатив ЄСВ за І квартал 2025 року (мінімум — 5280 грн), то штраф становитиме 1056 грн (20% від суми), плюс пеня. Штрафи та пеня з ЄСВ: яких санкцій не застосовували під час карантину та воєнного стану

У певні періоди держава надала пільги щодо фінансових санкцій за несплату або несвоєчасну сплату єдиного соціального внеску (ЄСВ).

Період карантину:
З 1 березня 2020 року по 30 червня 2023 року не накладали штрафи та пеню за такі порушення:

• несвоєчасне сплачення (перерахування) ЄСВ;

• часткову або несвоєчасну сплату внеску, що нараховується на заробітну плату, лікарняні, декретні виплати та інші;

• затримку подання звітності з ЄСВ.

Ці норми закріплені в пункті 911 Прикінцевих і перехідних положень Закону про ЄСВ. Податкова служба України роз’яснила це у листі від 8 квітня 2020 року № 9 (сторінка 9).

Період воєнного стану:
З 24 лютого 2022 року до 1 серпня 2023 року штрафи та пеня також не нараховувалися відповідно до пунктів 921 і 922 Закону про ЄСВ. Це підтверджують роз’яснення ДПС Івано-Франківської області.

Отже, у період з 1 березня 2020 року до 31 липня 2023 року застосування штрафів та пені з ЄСВ фактично було призупинено.

Хто відповідає за нарахування штрафів і пені з ЄСВ

Виняткове право на нарахування штрафів і пені з єдиного соціального внеску (ЄСВ) має Державна податкова служба (ДПС).

Якщо платник сам виявляє помилку щодо ненарахованого або несплаченого ЄСВ, він зобов’язаний донарахувати суму внеску та внести її у звітність відповідно до пункту 2 розділу VI Інструкції № 449, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 № 449. При цьому:

• платник не має обов’язку самостійно розраховувати штрафи чи пеню у звітних документах;

• у звітних формах відсутні спеціальні поля для цих показників;

• нарахування штрафів і пені здійснює виключно ДПС, а платник має чекати офіційного повідомлення та вимоги про сплату недоїмки.

Як розраховується пеня за прострочення сплати ЄСВ

Пеня нараховується відповідно до частини 10 статті 25 Закону про ЄСВ та становить 0,1% від суми заборгованості за кожен день прострочення. Відлік ведеться від наступного дня після останнього терміну сплати внеску до дати фактичної оплати включно (пункт 5 розділу VII Інструкції № 449).

Приклад розрахунку:
Підприємство 5 вересня 2024 року виплатило працівнику матеріальну допомогу, але не нарахувало і не сплатило ЄСВ у сумі 12 000 грн. Помилка виявлена під час перевірки в лютому 2025 року, а внесок сплачений 27 лютого 2025 року.

Розрахунок санкцій:

• Штраф 20%: 12 000 × 0,2 = 2 400 грн

• Пеня за 176 днів (05.09.2024–27.02.2025): 12 000 × 0,1% × 176 = 2 112 грн

Загальна сума до сплати становить 4 512 грн.

Адміністративні штрафи за порушення, пов’язані з ЄСВ

Крім фінансових санкцій, Державна податкова служба (ДПС) має повноваження накладати адміністративні штрафи на посадових осіб підприємств та фізичних осіб-підприємців (ФОП) за порушення, пов’язані з ЄСВ. Такі штрафи передбачені статтею 165¹ Кодексу України про адміністративні правопорушення (КУпАП).

Адміністративні штрафи з ЄСВ

Порушення	Адмінштраф (перше)	Адмінштраф (повторне протягом року)**
Порушення порядку розрахунку та нарахування ЄСВ	510–680 грн	680–850 грн
Несвоєчасна або неповна сплата ЄСВ (сума до 300 НМДГ — 908 400 грн у 2025 році*)	680–1360 грн	2550–5100 грн
Те саме порушення, але в сумі понад 300 НМДГ	1360–2040 грн	2550–5100 грн
Неподання або подання звіту з ЄСВ у спотвореній формі	510–680 грн	680–850 грн

* Порог 300 НМДГ у 2025 р. розраховується не від 17 грн, а від 3028 грн (податкова соціальна пільга), тобто: 300 × 3028 = 908 400 грн. ** «Рік» у контексті штрафів рахується не календарно, а з моменту останніх дій/перевірки ДПС (роз’яснення ЗІР 201.09).

Важливо знати про штрафи з ЄСВ

• Штрафи не сумуються за кожне однакове порушення — накладається лише один штраф за всі подібні випадки.

• Адміністративні штрафи можуть застосовуватись одночасно до кількох осіб, наприклад, до керівника та головного бухгалтера.

• Терміни притягнення до адміністративної відповідальності становлять 2 місяці:

  • для разових порушень — від дати їх вчинення;

  • для тривалих порушень — від дати їх виявлення.

Як уникнути штрафів за ЄСВ

Щоб не отримати штрафів, слід заздалегідь забезпечити правильний облік і своєчасну подачу звітності. Важливо:

• дотримуватися встановлених строків сплати ЄСВ;

• вчасно подавати звіти;

• уважно заповнювати всі необхідні реквізити і не ігнорувати вимоги контролюючих органів.

Нижче наведені основні строки подання звітності та сплати ЄСВ:

Категорія платника ЄСВ	Терміни сплати ЄСВ	Строк подання звітності з ЄСВ
Підприємства та ФОП при виплаті зарплати, лікарняних тощо	У день виплати — одночасно з виплатою	Не пізніше ніж через 20 к. днів після останнього дня звітного місяця (Додаток Д1 до Податкового розрахунку)
ФОП на загальній системі («за себе»)	Щокварталу — до 20-го числа місяця після закінчення кварталу	До 20 лютого року, що настає після звітного, — додаток з ЄСВ до декларації про майновий стан
ФОП на єдиному податку («за себе»)	Раз на квартал — до 20-го числа місяця після закінчення кварталу* або щомісячно авансом до 20-го числа кожного місяця	До 10 лютого року, що настає після звітного, — додаток з ЄСВ до декларації з єдиного податку

*Наприклад, ЄСВ за I квартал 2025 року слід було сплатити до 20 квітня 2025 року (включно).

Важливі особливості при заповненні звітності з ЄСВ

• Використання мінімальної бази нарахування ЄСВ;

• Відображення лікарняних, декретних, відпускних у додатку Д1;

• Врахування перехідних виплат із попередніх місяців;

• Коректне заповнення всіх обов’язкових реквізитів (ПІБ, ІПН, КВЕД тощо).

Навіть незначні помилки, наприклад, зазначення ініціалів замість повного імені працівника, можуть призвести до визнання звіту неподаним, що, у свою чергу, загрожує штрафами.

Що робити, якщо нарахували штраф з ЄСВ

Якщо податкова служба виявила порушення, вона надсилає вимогу про сплату недоїмки, оформлену згідно з Додатком 7 до Інструкції № 449. У такій ситуації потрібно:

• Сплатити суму боргу, штраф і пеню протягом 10 календарних днів з моменту отримання вимоги.

Окрім Додатку 7, існують й інші типи рішень податкової служби:

• Додаток 14 — рішення про накладення штрафів за порушення обліку, що впливає на розрахунок ЄСВ;

• Додаток 13 — рішення про штрафи за донарахування ЄСВ податковим органом або платником.

У разі ухилення від сплати ЄСВ справа може бути передана до примусового стягнення, що включає: блокування банківських рахунків (включно з картковими), арешт майна, а також заборону виїзду за кордон для відповідальних осіб або ФОП.

Як оскаржити штраф або вимогу з ЄСВ

Платник має право оскаржити рішення ДПС щодо штрафів або пені двома способами:

• Адміністративним шляхом — подавши скаргу до вищого органу ДПС;

• У судовому порядку.

При поданні скарги необхідно:

• Повідомити письмово ДПС, яка винесла рішення, протягом 10 календарних днів з дати його отримання;

• Після подання скарги сплата недоїмки, штрафу та пені призупиняється;

• ДПС має 30 календарних днів на розгляд скарги (згідно з пунктом 1 розділу IV Порядку, затвердженого наказом Мінфіну № 1124 від 09.12.2015).

Не підлягають оскарженню:

• ЄСВ-зобов’язання, які платник визнав самостійно;

• рішення, які вже були оскаржені в суді;

• рішення, які вже розглядалися у адміністративному порядку.

На замітку

Завжди зберігайте копії звітності, платіжних документів, листування з податковою службою та документи, які підтверджують підстави для розрахунків (лікарняні листи, накази про відпустки тощо). Це допоможе захистити ваші права у разі спору з ДПС.