Основы учета дебиторской задолженности

Что такое дебиторша простыми словами?
Термин «дебиторская задолженность» (или просто «дебиторка») означает суммы, которые компания должна получить от контрагентов за товары, услуги или другие обязательства. Название происходит от латинского debet , что переводится как «он виноват».

В Украине учет дебиторской задолженности регламентируется Национальным положением (стандартом) бухгалтерского учета № 10 (НП(С)БУ 10) «Дебиторская задолженность». Согласно ему, все такие обязательства делятся на:

• Текущая задолженность — которую должны погасить в течение 12 месяцев;

• Долгосрочную — со сроком погашения больше года.

В следующих разделах мы подробно рассмотрим принципы классификации, отражения в учете и методы контроля дебиторской задолженности.

Виды дебиторской задолженности по срокам

Критерий	Текущая	Долгосрочная
Срок погашения	До 12 месяцев включительно	Более 12 месяцев
Типичные примеры	Задолженность покупателей (субрах. 361), авансы (371), внутренние расчеты (372)	Чаще — возвратная финпомощь (субрах. 183)
Место в балансе	Раздел ІІ, класс счетов 3 «Средства, расчеты и другие активы»	Раздел I, класс счетов 1 «Внеоборотные активы»

Важно: срок 12 месяцев определяется по начальным условиям договора. Если в договоре указан срок, например, 3 месяца, но должник не платит за год — такая задолженность считается текущей.

Для того чтобы перевести ее в долгосрочную, необходимо официально согласовать новый срок, например, через дополнительное соглашение.

Если в договоре отсутствует четкий срок или предусмотрено право требовать погашения в любой момент, то такая задолженность также классифицируется как текущая.

Как классифицировать дебиторскую задолженность: монетарная или немонетарная

Еще один важный критерий деления дебиторской задолженности — способ ее погашения: денежными средствами или товарами/услугами. Эта классификация особенно важна для внешнеэкономической деятельности, где большую роль играют курсовые разницы.

Ниже представлен сравнение монетарной и немонетарной задолженности.

Признак	Монетарно	Немонетарно (товарно)
Форма погашения	Денежная или ее эквивалент	Товарная (получение товара, работ, услуг)
Типичные примеры	Отгрузка товара с ожиданием оплаты	Предоплата (аванс) за товары/услуги
Курсовые разницы	Определяются, если задолженность по инвалюте	Не определяются даже если аванс был в инвалюте

Эта классификация помогает правильно отражать курсовые различия в бухгалтерском учете.

Пример:
Предприятие экспортировало товар на сумму $10 000 по курсу НБУ 40,5686 грн/$. На дату баланса курс валют вырос до 41,1127 грн/$. Оценка дебиторской задолженности увеличивается с 405686 до 411127 грн, то есть разница в 5441 грн признается доходом в виде курсовой разницы.

Как ведется учет долгосрочной дебиторской задолженности
В отличие от текущей, долгосрочная дебиторка требует обязательного дисконтирования в соответствии с пунктом 12 НП(С)БУ 10. Это означает, что на дату баланса такая задолженность оценивается по нынешней (дисконтированной) стоимости, учитывающей потерю стоимости денег.

Текущая дебиторская задолженность ведется в учете по первоначальной стоимости и не требует дисконтирования.

Классификация счетов для учета дебиторской задолженности

В бухгалтерском учете дебиторская задолженность обхватывает широкий список счетов, в особенности посреди текущих активов. Для удобства использования ниже приведена таблица с основными счетами, сгруппированными по их функциональному назначению.

Таблица: Счета для учета дебиторской задолженности

Долгосрочная дебиторская задолженность

Субсчет	Название	Назначение
181	Задолженность за имущество в финансовой аренде	Для учета передачи имущества в денежный лизинг.
182	Долгосрочные векселя получены	Отображение векселей со сроком > 12 месяцев.
183	Другая долгосрочная дебиторская задолженность	Ссуды, помощь, другие долги со сроком погашения свыше 12 месяцев.
1831	Вклад в совместную деятельность	Вклады в совместную деятельность по договорам более 1 года.
184	Прочие внеоборотные активы	Активы, не предназначенные для использования в течение 12 месяцев.

Текущая дебиторская задолженность

Субсчет	Название	Назначение
341 (342)	Краткосрочные векселя	Векселя со сроком погашения до 12 месяцев включительно.
361	Расчеты с отечественными покупателями	Основной счет для учета текущих долгов покупателей.
362	Расчеты с иностранными покупателями	Аналогичный счёт для внешнеэкономических договоров.
364	Расчеты по гарантийному обеспечению	Используется в деривативных операциях.
371	Расчеты по выданным авансам	Отображает задолженность после предоплаты.
377	Расчеты с другими дебиторами	Ссуды, помощь, другие виды краткосрочной задолженности.
3771	Вклад в совместную деятельность (≤ 1 год)	Краткосрочные вклады в совместную деятельность.
3772	Расчеты по совместной деятельности	Текущие расчеты в рамках совместной деятельности.
372	Расчеты с подотчетными лицами	Остатки по авансовым отчетам.
373	Расчеты по начисленным доходам	Проценты, дивиденды, роялти и т.д.
374	Расчеты по претензиям	Штрафы, пени, неустойки.
375	Расчеты по возмещению убытков	Долги по установленному убытку.
378	Расчеты с госцельфондами	Задолженность по заявлениям-расчетам в Пенсионный фонд Украины.
379	Расчеты по деривативам	Временные остатки, списываемые в конце месяца.

Методрекомендации № 1873 – учет совместной деятельности без создания юрлица (Приказ Минфина №1873 от 30.12.2011). Методрекомендации № 433 – по заполнению финотчетности (Приказ Минфина №433 от 28.03.2013).

Прочие специализированные счета для учета дебиторской задолженности

Кроме основных счетов существуют также менее распространенные, но специфические счета, которые используются для учета дебиторской задолженности:

• 376 – для учета ссуд, предоставленных членам кредитных союзов;

• 363 – внутренние расчеты между участниками ПФГ.

Такие счета используются не всеми предприятиями, поскольку они имеют узкую специализацию.

Учет дебиторской задолженности на счетах обязательств (классы 5 и 6)

Дебиторская задолженность может появляться и на счетах, обычно предназначенных для учета обязательств, в частности в классах 5 и 6. Это происходит в случае переплат:

• 641 “Расчеты по налогам” – дебетовый остаток отражает переплату налогов, которую можно засчитать или возвратить;

• 631 (632) “Расчеты с поставщиками” – дебетовый баланс показывает аванс поставщику. Некоторые предприятия вместо счета 371 ведут учет авансов только на 631.

Важно: дебетовый остаток на счетах классов 5 и 6 также считается дебиторской задолженностью и включается в активы баланса.

Учет дебиторской задолженности: типичные примеры

В таблице ниже приведены примеры типовых хозяйственных операций, приводящие к возникновению или погашению дебиторской задолженности

№	Описание операции	Дт	Кт	Сумма
Возникновение дебиторской задолженности за товары, работы, услуги
1	Признан доход от реализации продукции (в т.ч. НДС)	361	701 (702,703)	12 000
		701 (702,703)	641	2 000
2	Перечислен аванс поставщику (в т.ч. НДС)	371	311	6 000
		644.2	644.1	1 000
		641	644.2	1 000
3	Признан доход от аренды помещения	377	713	3 000
4	Начислены проценты по банковскому кредиту	373	733	1 500
5	Признан доход от дивидендов	373	731	2 500
6	Получен вексель за реализуемую продукцию	341	361	12 000
7	Начислены штрафные санкции по договору	374	715	100
8	Предоставлена ​​возвратная финансовая помощь (заем)	183	311	100 000
9	Выданы средства подотчетному лицу	372	301	1 500
10	Начислены больничные – задолженность ПФУ	378	663	1 800
Погашение дебиторской задолженности
1	Получена оплата за отгруженную продукцию	311	361	12 000
2	Получены средства от других дебиторов	311	377	3 000
3	Возвращена возвратная финансовая помощь	311	183	100 000
Уступка права требования по долгу
1	Передано право требования кредитору	377	361	120 000
2	Получен платеж от кредитора	311	377	120 000

Примечание: Уступка права требования – это передача дебиторской задолженности третьей стороне, например, при факторинге или купле-продаже долга.

Отражение дебиторской задолженности в финансовой отчетности

В балансе (форма №1) дебиторская задолженность за продукцию, товары, работы и услуги (строка 1125) отражается за вычетом резерва сомнительных долгов (счет 38). То есть указывается чистая (нетто) стоимость.

Другие виды дебиторской задолженности, например, по авансам, векселям или займам, резерв сомнительных долгов не создается. Исключение составляет только задолженность за продукцию, товары и услуги.

Если предприятие имеет полученные векселя, целесообразно дополнительно отражать его в строке 1120 «Векселя полученные» (приложение 3 к НП(С)БУ 1).

Сомнительная дебиторская задолженность и резерв под нее

Резерв сомнительных долгов (счет 38) создается для сумм, которые могут быть проблемными по возврату. Основные моменты:

• Резерв формируется согласно учетной политике предприятия.

• Методы расчета резерва определяются в соответствии с п. 8 НП(С)БУ 10 (например, по срокам просрочки или на основе статистики прошлых неплатежей).

• Создание резерва необязательно для микропредприятий и плательщиков единого налога 3-й группы, отчитывающихся по упрощенным формам 1-мс, 2-мс.

Важно: наличие простой просрочки платежа не обязательно требует создания резерва. Следует руководствоваться нормами учетной политики предприятия (например, резерв может создаваться только после 30 дней просрочки).

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ СОМНЕВНОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

№	Описание операции	Дт	Кт	Сумма
1	Создан резерв сомнительных долгов	944	38	12 000
2	Списан безнадежный долг за счет резерва	38	361	50 000
3	Перенесена списанная задолженность на внебалансовый счет	071	–	50 000
4	Скорректирован резерв сомнительных долгов на дату баланса	38	719	5 000
5	Расходы на создание резерва отнесены на финрезультат	791	944	12 000
6	Доходы от уменьшения резерва отнесены на финрезультат	719	791	5 000

Как списать безнадежную дебиторскую задолженность: правила и учет

Безнадежная дебиторская задолженность — это такая задолженность, возврат которой уже не вызывает сомнений, или истек срок исковой давности, установленный п. 4 НП(С)БУ 10. Согласно статье 257 Гражданского кодекса Украины (ГК), стандартный срок исковой давности составляет 3 года.

После списания такой задолженности ее необходимо еще в течение трех лет отражать на забалансовом субсчете 071 «Списанная дебиторская задолженность» — на случай, если должник вдруг вернет деньги.

Налоговые особенности

В налоговом учете ситуация более сложная:

• Высокодоходные плательщики налога на прибыль руководствуются пунктом 139.2 Налогового кодекса Украины (НКУ). Они имеют право учитывать в уменьшении финансового результата только ту задолженность, которая отвечает критериям безнадежной согласно пп. 14.1.11 НКУ (например, по сроку исковой давности – подпункт “а”).

• Во время карантина COVID-19 сроки исковой давности были приостановлены (п. 12 Заключительных положений ГК), а с 01.07.2023 г. их отсчет возобновился. Однако из-за военного положения остановка сроков продолжается (п. 19 Заключительных положений ГК).

• Налоговые органы иногда трактуют признание долга безнадежным по-своему. К примеру, по делу №280/4558/18 (постановление Верховного Суда от 25.11.2022) было установлено, что задолженность контрагента, чье имущество находится на оккупированной территории, стала безнадежной не с момента оккупации, а только тогда, когда взыскать долг фактически стало невозможно (в 2017 году).

Для упрощенных систем налогообложения и малодоходных плательщиков списание безнадежной задолженности осуществляется без налоговых корректировок.

Учет списания безнадежной дебиторской задолженности: основные проводки

№	Операция	Дт	Кт	Сумма
Списание товарной дебиторской задолженности
1	Предоплата за товар	371	311	60 000
2	Признание налогового кредита по НДС	644.2	644.1	10 000
	Отражение в составе НДС к оплате	641	644.2	10 000
3	Списание безнадежной задолженности	944	371	60 000
4	Корректировка НДС методом «красное сторно»	[641]	[644]	-10 000
5	Отнесение суммы на забалансовый счет	071		60 000
6	Включение расходов в финансовый результат	791	944	60 000
Списание денежной дебиторской задолженности сверх резерва
1	Списание без резерва	944	361	60 000
2	Отнесение суммы на забалансовый счет	071		60 000
3	Включение расходов в финрезультат	791	944	60 000
Списание денежной дебиторской задолженности в пределах резерва сомнительных долгов
1	Списание из резерва	38	361	60 000
2	Отнесение суммы на забалансовый счет	071		60 000

Судебная практика по восстановлению и прерыванию срока исковой давности

Согласно статье 264 Гражданского кодекса Украины срок исковой давности прерывается в случае, если должник признает свой долг. Это может произойти, например, через частичную оплату или другие действия, свидетельствующие о признании обязательства. После такого признания срок начинает отсчитываться заново.

Примеры из практики Верховного Суда:

• В постановлении от 17 января 2024 года (дело № 520/11067/18) суд подтвердил, что срок исковой давности прерывается даже без официальных заявлений сторон, если имеются надлежащие доказательства признания долга.

• В постановлении от 7 июня 2018 г. (дело № 668/8830/15-ц) было установлено, что частичная оплата долга является формой признания обязательства и тем самым прерывает срок исковой давности.

• В постановлении от 30 июля 2019 года (дело № 820/568/13-а) перечислены действия, которые суд может считать признанием долга:

  • внесение изменений в договор, свидетельствующих о признании задолженности;

  • письменное обращение с просьбой об отсрочке платежа;

  • подписание акта сверки долга;

  • обращение должника с просьбой гарантировать оплату;

  • частичная уплата основной суммы или штрафных санкций.

В то же время следует отметить, что если должник признал лишь часть долга, это не приостанавливает срок исковой давности относительно остальной суммы.