Як правильно розрахувати зарплату у 2025 році: покрокова інструкція для бухгалтера
У 2025 році розрахунок заробітної плати в Україні залишається одним із головних завдань для бухгалтерів, кадрових спеціалістів і роботодавців. Зміни в мінімальних соціальних стандартах, ставках податків і звітності роблять цей процес особливо важливим — кожна неточність може обернутися штрафами для компанії.
Цей матеріал допоможе вам зорієнтуватися в актуальних правилах обчислення зарплати: які ставки податків діють у 2025 році, як правильно розрахувати ЄСВ, ПДФО та військовий збір, а також які нюанси слід враховувати, щоб уникнути порушень.
Ми пояснимо складні речі просто: наведемо формули, приклади і поради, як автоматизувати розрахунок зарплати у щоденній роботі.
Будьте впевнені в кожному числі — користуйтеся перевіреною інформацією!
Зниження окладів у 2025 році: що може роботодавець під час війни
У воєнний час багато роботодавців змушені оптимізувати витрати, зокрема — скорочувати фонд оплати праці. Найчастіше це відбувається через зменшення окладів або встановлення зарплати на рівні мінімальної. Проте подібні дії можуть стати підставою для перевірки Держпраці і накладення штрафів.
Щоб уникнути порушень, роботодавець має дотримуватися законної процедури зміни умов оплати праці. Є два дозволені варіанти зниження окладу:
за згодою працівника — через підписання додаткової угоди до чинного трудового договору;
шляхом зміни істотних умов праці — з письмовим попередженням працівника щонайменше за 2 місяці (відповідно до ст. 32 КЗпП).
У будь-якому разі важливо враховувати специфіку правового режиму воєнного стану та належно оформити всі зміни документально.
З чого складається заробітна плата у 2025 році: основні елементи
Не всі кошти, що отримує працівник, вважаються заробітною платою відповідно до чинного законодавства. Щоб правильно здійснювати нарахування у 2025 році, слід орієнтуватися на:
Закон України «Про оплату праці» № 108 від 24.03.1995;
Інструкцію зі статистики заробітної плати № 5, затверджену Держкомстатом 13.01.2004.
Згідно з цими нормативними документами, заробітна плата має три ключові складові:
Основна заробітна плата — це винагорода за відпрацьований час або за виконану роботу. Вона визначається у вигляді окладу, тарифної ставки чи відрядної розцінки. До основної зарплати також належить оплата періоду відрядження, яка розраховується за середнім заробітком.
Додаткова заробітна плата — це виплати за понаднормову роботу, високі виробничі результати, роботу у важких або шкідливих умовах. Сюди входять премії, відпускні, індексація зарплати та інші доплати, передбачені законодавством.
Інші заохочувальні та компенсаційні виплати — до цієї категорії належать річні премії, матеріальна допомога, заохочення за внутрішніми положеннями підприємства, а також інші виплати, які не є обов’язковими, але затверджені роботодавцем.
Чому важливо правильно класифікувати виплати
Коректне визначення видів виплат має вирішальне значення не лише для бухгалтерського обліку, а й для податкових нарахувань та звітності. Від цього залежить:
Нарахування ЄСВ. Не всі виплати входять до бази для обчислення єдиного соціального внеску. Орієнтуватися слід на Перелік № 1170 (постанова КМУ від 22.12.2010), у якому вказано, які виплати не підлягають обкладанню ЄСВ.
Формування статистичної звітності. Точна класифікація дає змогу правильно заповнити розділ III звіту за формою № 1-ПВ (квартальна форма звітності про працю).
Внутрішній облік. Структура заробітної плати повинна бути відображена у формах П-6 (розрахунково-платіжна відомість) та П-7 (зведена відомість). Ці форми затверджені наказом Держстату № 489 від 05.12.2008, і хоча вони не є обов’язковими, багато роботодавців використовують їх для зручності.
Структура виплат працівнику: з чого складається заробітна плата
Заробітна плата працівника складається з кількох компонентів, які відображають не лише оплату за виконану роботу, але й заохочення, компенсації та інші додаткові виплати. В таблиці нижче — приклади нарахувань за трьома основними складовими зарплати (повний список наведено в Інструкції № 5).
Приклади виплат за трьома складовими заробітної плати:
| Складова зарплати |
Що включає |
| Основна зарплата |
– Тарифна ставка, посадовий оклад
– Комісійні від реалізації
– Авторська винагорода штатним працівникам
– Оплата часу відряджень (без добових)
– Оплата профнавчання інших працівників
– Вартість продукції при натуральній оплаті
– Інші регулярні виплати
|
| Додаткова зарплата |
– Премії, відсоткові винагороди
– Оплата надурочних, святкових, нічних змін
– Відпускні, індексація, компенсація відпусток
– Доплата до мінзарплати
– Суміщення, розширення обов’язків
– Робота в шкідливих умовах
– Класність, знання мов, науковий ступінь
– Інші надбавки за законодавством
|
| Інші компенсаційні та заохочувальні виплати |
– Річні премії, винагороди за важливі завдання
– Матеріальна допомога на оздоровлення (для держслужбовців, педагогів тощо)
– Оплата страхування, харчування, путівок
– Інші виплати соціального характеру
|
Що не входить до складу заробітної плати: ключові винятки
Окрім заробітної плати, працівники можуть отримувати низку виплат, які не входять до фонду оплати праці та не класифікуються як зарплата. Згідно з п. 3 Інструкції зі статистики заробітної плати № 5, до таких нарахувань належать:
Допомога по тимчасовій непрацездатності, що оплачується за рахунок коштів соціального страхування (з 6-го дня), декретні виплати, а також допомога на дітей.
Оплата перших п’яти днів хвороби, яка здійснюється за рахунок коштів роботодавця.
Виплати з прибутку підприємства, зокрема дивіденди, проценти та пайові внески.
Витрати на відрядження, включаючи добові, оплату проїзду, проживання та інші витрати, пов’язані з виконанням службових обов’язків поза місцем постійної роботи.
Разова матеріальна допомога, що надається на підставі особистої заяви працівника у зв’язку з хворобою, складними життєвими обставинами або іншими причинами.
Вихідна допомога, яка виплачується при звільненні.
Страхові внески за рахунок роботодавця — на медичне чи пенсійне страхування, а також нарахування ЄСВ.
Інші виплати, не пов’язані з трудовою діяльністю, що не мають ознак заробітної плати.
ЄСВ і виплати, що не входять до зарплати: коли нараховується внесок
Розмежування між зарплатними і незарплатними виплатами має вагоме практичне значення — зокрема для нарахування єдиного соціального внеску (ЄСВ). Загальне правило: на незарплатні виплати ЄСВ не нараховується, про що йдеться в Переліку № 1170. Але є важливі винятки.
Лікарняні та декретні виплати (допомога з тимчасової непрацездатності та по вагітності й пологах) прирівнюються до заробітної плати для цілей оподаткування.
У звітності вони мають ту саму ознаку доходу, що й звичайна зарплата — «101» у додатку 4ДФ.
ЄСВ також обов’язково нараховується на такі виплати відповідно до Закону № 2464-VI, зокрема згідно з п. 1 ст. 7.
Отже, бухгалтерам важливо знати: хоча більшість соціальних і разових допомог не обкладаються ЄСВ, лікарняні та декретні — виняток із цього правила.
Графік виплат зарплати: що потрібно врахувати роботодавцю
Виплата заробітної плати має здійснюватися регулярно та своєчасно, згідно з вимогами законодавства. Основні правила:
Не рідше ніж двічі на місяць.
Інтервал між виплатами — не більше 16 календарних днів.
Якщо день виплати припадає на вихідний або святковий день, зарплата має бути видана напередодні.
Ці правила однакові для всіх роботодавців — як для юридичних осіб, так і для ФОПів.
У колективному договорі або внутрішньому розпорядчому документі слід фіксувати конкретні дати виплат, а не часові діапазони. Наприклад:
| Варіанти фіксованих дат виплат |
| 1-го і 16-го числа |
| 2-го і 17-го |
| 3-го і 18-го |
| 4-го і 19-го |
| 5-го і 20-го |
| 6-го і 21-го |
| 7-го і 22-го |
Важливо: якщо зарплатний день збігається з неробочим, обов’язково здійсніть виплату день у день до цього.
Мінімальна заробітна плата на підприємстві: що потрібно знати
Мінімальна зарплата визначається законом як мінімальний розмір оплати праці за виконану працівником місячну або годинну норму праці (ст. 3 Закону № 108). Державою також гарантовано мінімальний посадовий оклад, який рівний прожитковому мінімуму для працездатної особи на 1 січня. Важливо звертати увагу на таблицю нижче для актуальних даних.
Мінімальні гарантії в оплаті праці на 2025 рік
| Період |
Мінімальний посадовий оклад |
Мінімальна зарплата |
Годинна |
| Січень — грудень |
3028 грн |
8000 грн |
48 грн/год |
Якщо зарплата, нарахована за місячну норму, не досягає мінімального рівня, необхідно провести доплату до мінімального розміру.
Щодо нарахувань: навіть при виплаті мінімальної заробітної плати потрібно утримувати податки та інші обов’язкові платежі. Однак можливе застосування податкової соціальної пільги (ПСП), що знижує податкове навантаження.
Заробітна плата під час воєнного стану: особливості нарахувань
Воєнний стан не є підставою для відмови від виплати зарплати працівникам чи її затримки. Згідно з частинами 1 і 2 статті 10 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (від 15.03.2022 № 2136-IX), заробітна плата має виплачуватися відповідно до умов трудового договору, і роботодавець зобов’язаний забезпечити своєчасну виплату.
Однак, є певні послаблення:
Звільнення від відповідальності за порушення строків оплати, якщо затримка викликана бойовими діями або іншими форс-мажорними обставинами. Закон не уточнює конкретні вимоги до доказів цієї обставини, а перелік територій, де ведуться бойові дії, ще не затверджений.
Якщо неможливо здійснити виплату через бойові дії, строк її виплати переноситься до відновлення роботи підприємства.
Роботодавець має декілька варіантів для оптимізації витрат на оплату праці:
Як здійснюється розрахунок заробітної плати
Для коректного нарахування заробітної плати на підприємстві необхідно вести табель обліку робочого часу працівників. Цей документ є основою для розрахунку зарплати і визначає кількість відпрацьованих днів чи годин, а також днів відпустки, лікарняних і відряджень.
Розрахунок зарплати здійснюється в відомості нарахування зарплати. Це первинний документ, що містить узагальнені відомості про:
Нарахування зарплати (оклади, премії, відпускні, лікарняні);
Утримання з зарплати;
Нарахування ЄСВ на фонд оплати праці.
Відомість є основним бухгалтерським документом, що відображає всю інформацію щодо нарахувань та утримань. Допоміжні таблиці, такі як для розрахунку відпускних чи оплати відряджень, можуть використовуватись для точного обчислення.
Приклад нарахування заробітної плати: як це працює
Розглянемо приклад нарахування заробітної плати за місяць. У січні 2025 року працівник має оклад 8000 грн та премію 3000 грн. Всього працівник відпрацював 22 робочих дні або 176 годин. Однак з 06.01.2025 він взяв відпустку за власний рахунок. Всього в січні 2025 року було 23 робочих дні або 184 години (без святкових днів через воєнний стан).
Розрахунок заробітної плати
| Показник |
Сума, грн |
| Оплата за оклад (8000 грн ÷ 176 год × 184 год) |
7652,17 |
| Загальна зарплата (разом з премією) |
7652,17 + 3000 = 10652,17 |
| При повному відпрацюванні: зарплата |
11000 (8000 + 3000) |
Як швидко розрахувати “чисту” зарплату
Якщо працівник не має податкової соціальної пільги (ПСП), то з його зарплати утримується 23% податків та зборів (18% ПДФО + 5% військовий збір). З 1 грудня 2024 року по 31 грудня року, коли буде завершено воєнний стан, ставка військового збору збільшена до 5% замість попередніх 1,5%.
Для швидкого обчислення “чистої” зарплати, можна застосувати коефіцієнт 0,77 (1 – 23%/100%). Наприклад, якщо зарплата “брудними” становить 8500 грн, то:
| Показник | Сума, грн |
|---|
| Зарплата брутто | 8500 грн |
| Чиста зарплата (8500 грн × 0,77) | 6545,00 грн |
Приклад бухгалтерських проводок при нарахуванні зарплати
Розглянемо приклад нарахування зарплати бухгалтером на підприємстві у січні 2025 року. Оклад працівника — 8000 грн, премія за інтенсивність роботи — 30% окладу.
Бухгалтерські проводки
| Господарська операція |
Дт |
Кт |
Сума, грн |
| Виплата авансу за січень (0,5 × 8000) |
661 |
311 |
4000,00 |
| Сплачений ПДФО при виплаті авансу (4000 × 18%) |
641 |
311 |
720,00 |
| Сплачений ВЗ при виплаті авансу (4000 × 5%) |
642 |
311 |
200,00 |
| Сплачений ЄСВ при виплаті авансу (4000 × 22%) |
651 |
311 |
880,00 |
| Нарахування зарплати за січень (8000 + 8000 × 30%) |
92 |
661 |
10400,00 |
| Нарахований ЄСВ на зарплату (10400 × 22%) |
92 |
651 |
2288,00 |
| Утриманий ПДФО із зарплати (10400 × 18%) |
661 |
641 |
1872,00 |
| Утриманий ВЗ за січень (10400 × 5%) |
661 |
642 |
520,00 |
| Виплата зарплати за 2-гу половину січня (10400 – 4000 – 1872 – 156) |
661 |
311 |
4372,00 |
| Сплачений ПДФО за 2-гу половину січня (1872 – 720) |
641 |
311 |
1152,00 |
| Сплачений ВЗ за 2-гу половину січня (520 – 200) |
642 |
311 |
320,00 |
| Сплачений ЄСВ за 2-гу половину січня (2288 – 880) |
651 |
311 |
1408,00 |
Зазначимо, що законодавчих вимог щодо розрахунку ПДФО, ВЗ та ЄСВ при виплаті авансу немає. Проте важливо, щоб сума податків і зборів за першу та другу половину місяця збігалася з підсумковими нарахуваннями по місяцю, оскільки суми виплат вказуються в Додатку 4ДФ Податкового розрахунку за місяць.
Нарахування та виплата зарплати у 2025 році: яка відповідальність за порушення строків
Порушення встановлених строків виплати зарплати більш ніж на один місяць або неповна виплата можуть призвести до фінансових санкцій, відповідно до статті 265 Кодексу законів про працю України. Розмір штрафу в таких випадках становить тричі більший за мінімальну зарплату, встановлену на момент виявлення порушення. Для 2025 року ця сума складає 24 000 грн.
Крім того, порушення строків виплати зарплати може привести до адміністративної відповідальності посадових осіб підприємства. За перше порушення штраф становить від 510 до 1700 грн, а за повторне — від 1700 до 5100 грн. Вищі штрафи застосовуються, якщо порушення стосується певних категорій працівників, таких як неповнолітні, вагітні жінки, одинокі матері або батьки, що виховують дитину до 14 років чи дитину з інвалідністю.
Також існує кримінальна відповідальність за умисне невиплачення зарплати працівникам більше ніж за один місяць. Це може призвести до штрафу від 8500 до 17 000 грн, виправних робіт до 2 років або позбавлення волі на строк до 2 років, з позбавленням права займати певні посади чи займатися діяльністю до 3 років. Така відповідальність передбачена статтею 175 Кримінального кодексу України.
Таблиця штрафів за порушення строків виплати зарплати
| Тип порушення |
Штраф |
| Порушення строків виплати більш ніж на 1 місяць |
3-кратний розмір мінімальної зарплати (24 000 грн у 2025 році) |
| Адміністративний штраф за перше порушення |
510 – 1700 грн |
| Адміністративний штраф за повторне порушення |
1700 – 5100 грн |
| Порушення щодо певних категорій працівників (неповнолітні, вагітні жінки) |
Штрафи у межах 1700 – 5100 грн |
| Кримінальна відповідальність за умисне невиплачення зарплати понад 1 місяць |
Штраф від 8500 до 17 000 грн, виправні роботи до 2 років або позбавлення волі до 2 років |
Порушення порядку нарахування та виплати зарплати може привести до серйозних фінансових та юридичних наслідків для роботодавців.
Бажаєте проконсультуватися з фахівцем
якомога швидше?
