— Рішення для будь-яких потреб
НА ЗАХИСТІ ВАШИХ ІНТЕРЕСІВ
Наша компанія пропонує широкий спектр послуг, включаючи реєстрацію бізнесу, бухгалтерський супровід, продаж готових компаній, а також допомогу в отриманні ліцензій, дозволів на виконання небезпечних робіт та підготовку тендерної документації.
Як правильно списати основні засоби: правила, документи та облік
Списання основних засобів — звична, але непроста процедура в роботі бухгалтера.
Незалежно від причини списання (знос, втрата, непридатність для подальшого використання чи модернізація) необхідно дотримуватися чітких вимог до оформлення документів і правильно відобразити операцію в обліку.
У цій статті розглянемо повний порядок дій — від підготовки акту списання до внесення змін у бухгалтерський і податковий облік. Пояснимо, як списання впливає на податкові зобов’язання, зокрема на ПДВ, та які важливі нюанси потрібно врахувати, щоб уникнути помилок і штрафів.
Матеріал буде корисним бухгалтерам, фінансовим спеціалістам і підприємцям, які прагнуть упевнено вести облік при списанні основних засобів.
Види списання основних засобів: за власною ініціативою чи вимушене
Списання (ліквідація) основних засобів може відбуватися у двох основних випадках:
Добровільне списання — коли підприємство самостійно приймає рішення про виведення об’єкта з експлуатації. Це може бути зумовлено фізичним або моральним зносом, відсутністю економічної доцільності ремонту, модернізації чи подальшого використання, неможливістю реалізації тощо.
Вимушене списання — відбувається через непередбачувані обставини, які не залежать від підприємства. До них належать стихійні лиха, пожежі, воєнні дії, крадіжки, повне знищення об’єкта тощо.
Аналогічні правила застосовуються і до малоцінних необоротних матеріальних активів (МНМА), оскільки вони входять до складу основних засобів. Порядок оформлення, бухгалтерський та податковий облік у таких випадках практично не відрізняється.
Кожен тип списання має свої особливості в оформленні та відображенні в обліку — їх важливо враховувати, щоб уникнути порушень і непорозумінь з податковими органами.
Порівняння бухгалтерського та податкового обліку: добровільне vs вимушене списання ОЗ
| Показник | Добровільне списання (за ініціативою підприємства) | Вимушене списання (через форс-мажор) |
|---|---|---|
| Бухгалтерський облік |
Використовується субрахунок 976 «Списання необоротних активів». Проводки: – Залишкова вартість: Дт 976 Кт 10 – Накопичений знос: Дт 131 Кт 10 Інші ситуації: – ПДВ на залишкову вартість: Дт 976 Кт 6432 → Дт 6432 Кт 6411 – Повністю зношене майно: Дт 131 Кт 10 – Списання дооцінки: Дт 411 Кт 441 – Безоплатно отримане майно: Дт 424 Кт 745 |
Схема обліку аналогічна. Однак списання зазвичай оформлюється без ПДВ. Необхідно мати підтвердження: акти, довідки поліції, висновки про форс-мажор |
| Податок на прибуток (малодоходники) | Податкові наслідки збігаються з бухгалтерськими. Витрати зменшують фінрезультат | Те ж саме |
| Податок на прибуток (великодоходники) |
Фінрезультат: + залишкова вартість за бухобліком (п.138.1 ПКУ) – податкова залишкова вартість (п.138.2 ПКУ, тільки для виробничих ОЗ) Якщо ОЗ був невиробничим — зменшення не проводиться |
Застосовуються ті ж правила, однак можливі винятки у разі знищення майна |
| Єдиний податок | Немає специфіки. Облік аналогічний загальній системі | Те ж саме |
| ПДВ |
Ліквідація прирівнюється до продажу (п.189.9 ПКУ). ПДВ нараховується на звичайну ціну, але не нижче залишкової вартості |
ПДВ не нараховується, якщо є документи, що підтверджують форс-мажор або крадіжку |
На що звернути увагу
- При добровільному списанні майже завжди потрібно нараховувати ПДВ із залишкової вартості.
- При вимушеному списанні (пожежа, крадіжка, військові дії) — податкові зобов’язання з ПДВ не виникають, але обов’язково потрібні підтверджуючі документи.
Процедура добровільного списання основних засобів у 2025 році
Добровільне списання (ліквідація) основного засобу — це рішення підприємства про виведення майна з обліку у випадку, коли воно більше не придатне для використання, не підлягає ремонту або продажу. Для оформлення такої операції потрібно дотримуватися наступного порядку:
Створення комісії
За наказом керівника формується постійно діюча комісія, яка зазвичай збігається з комісією, що приймає основні засоби в експлуатацію.Аналіз стану об’єкта
Комісія проводить оцінку технічного стану об’єкта та визначає причини, через які він більше не відповідає критеріям активу (фізичний знос, поломка, моральне старіння тощо).Оформлення Акту списання основного засобу
У документі фіксуються висновки комісії, причини списання, опис технічного стану об’єкта.Обґрунтування недоцільності відновлення
У складі акта або окремим документом необхідно підтвердити, чому ремонт чи модернізація є економічно невигідними.Додання інвентарної картки
Інвентарна картка об’єкта додається до акта списання як додатковий додаток.Підписання та затвердження документів
Акт списання оформлюється у двох примірниках та затверджується керівником підприємства. Один примірник залишається у бухгалтерії, інший — у матеріально відповідальної особи.
Важливо:
Окремий наказ на списання основних засобів не є обов’язковим — достатньо затвердженого акта списання.
Для платників ПДВ добровільне списання є підставою для нарахування податку незалежно від причин списання.
Якщо бажаєте уникнути нарахування ПДВ, рекомендується оформляти списання як вимушене з належним підтвердженням (наприклад, актом знищення через форс-мажорні обставини).
ПДВ при добровільному списанні основних засобів: що потрібно знати
Якщо підприємство є платником ПДВ, то при добровільному списанні основного засобу виникає обов’язок нарахувати податкові зобов’язання. Для правильного оформлення дотримуйтесь такого алгоритму:
1. Оцінка вартості об’єкта
Визначте звичайну (ринкову) ціну майна. Це можна зробити:
за участі незалежного оцінювача;
самостійно — на основі порівняння цін на аналогічні об’єкти (скріни з сайтів, вирізки з друкованих ЗМІ тощо).
2. Порівняння звичайної ціни (ЗЦ) та залишкової вартості (ЗВ)
Якщо ЗЦ ≤ ЗВ, базою для нарахування ПДВ буде залишкова вартість;
Якщо ЗЦ > ЗВ, ПДВ нараховується із звичайної ціни.
3. Нарахування ПДВ
Податкові зобов’язання формуються у звітному періоді, коли відбулося списання (ліквідація).
Складається податкова накладна з типом причини «05» та умовним ІПН 400000000000 (постачальник і отримувач — одне й те саме підприємство).
Таблична частина накладної заповнюється у звичайному порядку.
ПДВ нараховується лише один раз згідно з п. 189.9 Податкового кодексу України.
4. Строки реєстрації податкової накладної
Якщо ліквідація відбулася з 1 по 15 число місяця — накладну потрібно зареєструвати з 16 по останній день цього ж місяця.
Якщо подія сталася після 15 числа — реєстрація накладної відбувається з 1 по 15 число наступного місяця.
Важливо
Уникнути нарахування ПДВ при добровільному списанні основних засобів неможливо. Навіть якщо об’єкт повністю зношений, обов’язок нарахувати ПДВ все одно виникає.
Чому податкову накладну при списанні основних засобів реєструють у загальні строки
Підстави для складання ПН
Списання основних засобів (ОЗ) вважається умовним постачанням згідно з п. 189.9 Податкового кодексу України (ПКУ). Тож ПН потрібно реєструвати за тими ж загальними строками, що і при продажу ОЗ.Невідповідність альтернативним строкам
Підпункт 201.10 ПКУ встановлює 20-денний строк для реєстрації зведених податкових накладних за пп. 198.5 та 199.1 ПКУ. Операції зі списання ОЗ не підпадають під ці норми, бо списання — це використання ОЗ у негосподарській діяльності.Пояснення для загальних строків
ПН на списання не регулюється альтернативним строком і має реєструватися за загальними правилами, як ПН при продажу.Консультації та страхування
Якщо є сумніви — звертайтеся до ДПС через електронний кабінет. Краще зареєструвати ПН в найближчий можливий строк, щоб уникнути штрафів.Важливо
Ліквідація ОЗ — це умовне постачання, що зобов’язує нарахувати ПДВ відповідно до п. 189.9 ПКУ.
Який акт використовувати для списання основних засобів
Для документального оформлення списання (добровільного чи вимушеного) підприємства можуть використати такі варіанти:
Акт списання основних засобів (часткова ліквідація) — форма з Наказу Мінфіну від 13.09.2016 № 818;
Акт списання групи основних засобів — також з Наказу № 818;
Акт списання транспортних засобів — форма з Наказу № 818;
Акт на списання основних засобів ОЗ-3 — затверджений наказом Мінстату від 29.12.1995 № 352 (дозволено використовувати і зараз);
Власний бланк — можна розробити власну форму акта, але потрібно дотримуватися вимог п. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
Який бланк краще використовувати?
Найбільш актуальними для списання основних засобів є форми ОЗ-3 і ОЗ-4, які широко використовуються в бухгалтерських програмах. Вони задовольняють сучасні вимоги обліку, і їх можна застосовувати в роботі.
Щодо Наказу № 818, то його бланки були створені для державного сектору, проте їх можна використовувати і комерційними підприємствами. Наказ № 818 відповідає сучасним стандартам бухгалтерського обліку та є новішим, тому його бланки є більш відповідними.
У порівнянні з бланками ОЗ-3 та ОЗ-4 з Наказу № 352, нові форми з Наказу № 818 мають кілька переваг:
- Вони не містять зайвих реквізитів, які вже не використовуються (наприклад, код норми амортизації).
- У бланках Наказу № 818 є графа для вартості цінностей, що залишаються після списання, чого немає у старих бланках.
- Оновлені бланки відповідають сучасним стандартам та використовують гривні замість карбованців.
Зверніть увагу: хоча форми ОЗ-3 і ОЗ-4 з Наказу № 352 ще можна використовувати, бланки Наказу № 818 є більш актуальними і відповідають вимогам сучасного бухгалтерського обліку.
Проводки для списання основних засобів
Приклад списання основних засобів 1
Приклад 1 (ПДВ на залишкову вартість)
Підприємство списує верстат як морально застарілий, що не підлягає відновленню.
- Первісна вартість: 120 000 грн
- Дооцінка: не проводилася
- Ліквідаційна вартість: не визначалась
- Накопичена амортизація: 100 000 грн
- Залишкова вартість (ЗВ): 120 000 – 100 000 = 20 000 грн
Ринкову вартість подібного обладнання не можна достовірно визначити, тому як базу для нарахування ПДВ обрано залишкову вартість. Складено такі документи:
- Акт списання ОЗ (у двох варіантах — за формою ОЗ-3 і за Наказом № 818)
- Податкова накладна на умовне постачання ОЗ
Таблиця проводок
| № | Господарська операція | Дт | Кт | Сума | Документ |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Списана вартість верстату за нарахованим зносом (амортизацією) | 131 | 104 | 100 000,00 | Акт списання ОЗ, розрахунок бухгалтерії |
| 2 | Списана залишкова вартість верстату | 976 | 104 | 20 000,00 | |
| 3 |
Нараховане податкове зобов’язання з ПДВ за п. 189.9 ПК (умовне постачання) виходячи з ЗВ: 20 000 × 0,2 = 4 000 |
976 | 6432 | 4 000,00 | Податкова накладна |
| 4 | Зареєстрована податкова накладна на умовне постачання ОЗ | 6432 | 6413* | 4 000,00 | Податкова накладна |
| 5 | Витрати від списання віднесено на фінансовий результат іншої діяльності | 793 | 976 | 24 000,00 | Бухгалтерська довідка |
Первинні документи для цієї ситуації
Підприємство має скласти всі необхідні первинні документи для оформлення списання основних засобів, враховуючи відповідні нарахування та податкові зобов’язання. Правильне оформлення документів допомагає забезпечити законність операції і мінімізувати ризики податкових претензій.
Вимушене списання основних засобів (ліквідація)
У разі списання основних засобів із ПДВ під впливом форс-мажорних обставин дуже важливо грамотно підготувати документи, щоб уникнути нарахування ПДВ. Правила для таких випадків викладені в Узагальнюючій податковій консультації, затвердженій наказом Мінфіну від 03.08.2018 № 673 (УПК № 673). Ця консультація містить перелік документів, які необхідно мати, а також умови, за яких ПДВ не нараховується за наявності належного оформлення.
Якщо ліквідація відбувається без згоди платника податку — наприклад, через викрадення, знищення або руйнування внаслідок непереборної сили, і при цьому є відповідний документ, що підтверджує факт знищення чи інший спосіб ліквідації, — така операція не вважається постачанням основних засобів відповідно до п. 189.9 Податкового кодексу. У такому разі не застосовується й п. 198.5 ПКУ, який регламентує нарахування компенсаційного зобов’язання з ПДВ.
Правильне документальне оформлення вимушеного списання дозволяє уникнути нарахування ПДВ і штрафних санкцій за його ненарахування.
Документи для вимушеного списання основних засобів
УПК № 673 визначає наступні документи для підтвердження вимушеної ліквідації основних засобів:
- Сертифікат від Торгово-промислової палати (ТПП) про обставини непереборної сили.
- Витяг з реєстру про припинення права власності на основні засоби через їхнє повне знищення.
- Акт про факт пожежі, складений ДСНС.
- Витяг з Єдиного реєстру досудових розслідувань про викрадення основних засобів.
- Інші документи, що підтверджують факт знищення, зруйнування чи викрадення основних засобів згідно з чинним законодавством.
У разі знищення основних засобів внаслідок воєнних обставин можна скористатися рекомендаціями з листа Мінфіну від 10.10.2022 № 41010-06-62/23254 щодо порядку списання знищеного або зіпсованого майна через російську збройну агресію.
Як уникнути ПДВ при списанні основних засобів
Щоб уникнути нарахування ПДВ при списанні основних засобів, необхідно підтвердити факт того, що об’єкти були знищені, розібрані або змінені таким чином, що їх вже неможливо використовувати за первісним призначенням. Для цього достатньо рішення постійно діючої комісії підприємства та оформлення акту на списання основних засобів, який може бути складений за формою ОЗ-3 або довільною формою, але з обов’язковими реквізитами.
Важливо розуміти, що оформлення акта списання за формою ОЗ-3 саме по собі не звільняє від обов’язку нарахування ПДВ. Потрібно обґрунтувати саме факт знищення активу. Наприклад, якщо мова йде про промисловий знос будівлі, це може бути підтверджено шляхом її підриву або спалення, при цьому не залишається матеріалів чи деталей для подальшого використання. Якщо ж здійснюється розбирання основних засобів, необхідно зафіксувати, що всі деталі були оприбутковані як запасні частини, а не зникли без документального підтвердження. Без належного акта про оприбуткування запасних частин податківці можуть не визнати акт списання, що призведе до нарахування ПДВ.
Іноді безпечніше продати основні засоби неплатнику ПДВ, а потім купити необхідні деталі у нього, ніж ризикувати оформленням актів списання та можливими штрафами за «ліквідаційний» ПДВ.
Отже, один лише акт списання не є гарантією звільнення від ПДВ, необхідно чітко довести факт знищення або зміни статусу активу.
Порядок списання основних засобів у разі форс-мажору
Якщо списання основних засобів відбувається через форс-мажорні обставини, які можна підтвердити документально, порядок дій буде таким.
Спочатку створюється комісія для списання основних засобів або використовується постійно діюча комісія, яка вже існує при прийнятті об’єктів в експлуатацію. Далі проводиться інвентаризація, під час якої складається інвентаризаційний опис із вказанням причин знищення чи зникнення майна. Необхідно зібрати всі документи, які підтверджують наявність форс-мажорної ситуації, наприклад, акти від рятувальних служб, поліції, судові рішення тощо.
Після цього складається акт на списання основних засобів за будь-якою зручнішою формою, з урахуванням усіх необхідних реквізитів. Важливо також оцінити розмір завданих збитків, щоб мати підтвердження суттєвості втрат.
Такий підхід дозволяє оформити списання без нарахування ПДВ, оскільки форс-мажор визнається законною підставою для вимушеного списання без податкових зобов’язань.
Бухгалтерські проводки при списанні основних засобів
Приклад 2: Пожежа (ПДВ не нараховується)
- Приклад списання основних засобів 2
На підприємстві через пожежу в цеху згорів верстат. Комісія визнала неможливість його відновлення. Існує акт від ДСНС, а також інвентаризаційний опис. Як правильно оформити списання основних засобів?
- Первісна вартість верстату: 80 000 грн.
- Накопичена амортизація: 30 000 грн.
Оскільки є необхідні документи, ПДВ не нараховується.
| № | Господарська операція | Дт | Кт | Сума | Документ |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Списана вартість верстату у частині нарахованого зносу (амортизації) | 131 | 104 | 30 000 | Акт списання ОЗ, розрахунок бухгалтерії |
| 2 | Списано залишкову вартість верстату (= 80 000 – 30 000) | 976 | 104 | 50 000 | |
| 3 | Витрати від списання віднесено на фінансовий результат іншої діяльності | 793 | 976 | 50 000 | Бухгалтерська довідка |
Приклад 3: Крадіжка (ПДВ не нараховується)
- Приклад списання основних засобів 3
На підприємстві сталася крадіжка комп’ютера (через розбите вікно). Винні особи не встановлені. Є акт від МВС і інвентаризаційний опис.
- Первісна вартість комп’ютера: 30 000 грн.
- Накопичена амортизація: 10 000 грн.
Оскільки є необхідні документи, ПДВ не нараховується.
| № | Господарська операція | Дт | Кт | Сума | Документ |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Списана вартість комп’ютера у частині нарахованого зносу | 131 | 104 | 10 000 | Акт списання ОЗ, розрахунок бухгалтерії |
| 2 | Списана залишкова вартість комп’ютера (= 30 000 – 10 000) | 976 | 104 | 20 000 | |
| 3 | Відображено на позабалансовому рахунку вартість комп’ютера до завершення кримінального розслідування | 072 | 20 000 | Інвентаризаційний опис | |
| 4 | Витрати від списання віднесено на фінансовий результат іншої діяльності | 793 | 976 | 20 000 | Бухгалтерська довідка |
Таким чином, для кожного випадку списання основних засобів необхідно правильно оформити документи та здійснити відповідні бухгалтерські проводки, щоб уникнути проблем з податковими органами.
Бажаєте проконсультуватися з фахівцем якомога швидше?
