— Рішення для будь-яких потреб
НА ЗАХИСТІ ВАШИХ ІНТЕРЕСІВ
Наша компанія пропонує широкий спектр послуг, включаючи реєстрацію бізнесу, бухгалтерський супровід, продаж готових компаній, а також допомогу в отриманні ліцензій, дозволів на виконання небезпечних робіт та підготовку тендерної документації.
Як правильно відобразити простій та відпустку без збереження заробітної плати в об’єднаному звіті з ПДФО, ВЗ та ЄСВ
У процесі ведення кадрового обліку та підготовки звітності в Україні важливо правильно відображати періоди простою та відпустки без збереження заробітної плати в об’єднаному звіті з податку на доходи фізичних осіб (ПДФО), військового збору (ВЗ) та єдиного соціального внеску (ЄСВ). Хоча ці періоди, здавалося б, не мають суттєвого впливу на фінансові показники підприємства, їх неправильне відображення у звітності може спричинити штрафи та непорозуміння з податковими органами.
У цій статті ми розглянемо, як коректно відобразити простій та відпустку без збереження заробітної плати у відповідних звітах, на що звернути увагу при заповненні кожного поля, а також які особливості варто врахувати, щоб уникнути помилок. Якщо ви прагнете, щоб ваша звітність не стала причиною проблем із контролюючими органами, ця інструкція буде для вас корисною.
Відображення простою в об’єднаному звіті з ПДФО, ВЗ та ЄСВ у 2025 році
При формуванні Податкового розрахунку (об’єднаного звіту) слід враховувати всі аспекти, пов’язані з простоєм. Зокрема, необхідно коректно відобразити:
оплату простою — у додатках Д1, 4ДФ та основній частині Податкового розрахунку;
мінімальну базу для нарахування ЄСВ — у Додатку Д1;
можливе застосування податкової соціальної пільги (ПСП) — у Додатку 4ДФ.
Далі зосередимось на деталях, що стосуються оплати простою та нарахування ЄСВ.
Як показати оплату простою та нарахування ЄСВ
Оплата праці під час простою, якщо він стався не з вини працівника, належить до складу додаткової заробітної плати і є виплатою за невідпрацьований час (пп. 2.2.12 Інструкції зі статистики заробітної плати від 13.01.2004 № 5). Отже, на суму оплати простою необхідно нараховувати ЄСВ.
Проте нарахування ЄСВ залежить не від факту простою, а від загальної суми заробітної плати за місяць, у якому він відбувся. Якщо дохід за цей місяць менший за мінімальну зарплату, слід провести доплату ЄСВ.
Простій, що стався не з вини працівника, наприклад через воєнний стан або карантин, має бути оплачений не менше ніж на рівні 2/3 окладу (ст. 113 КЗпП). Це означає, що окрім цієї частини окладу працівник може не отримувати додаткових виплат чи премій, і загальна зарплата може бути меншою за мінімальну. У 2025 році мінімальна зарплата становить 8000 грн, і якщо зарплата працівника за місяць менша за цю суму, необхідно доплатити до мінімальної бази та нарахувати ЄСВ на різницю (ч. 5 ст. 8 Закону № 2464). Тож мінімальний розмір ЄСВ за місяць — 1760 грн (8000 грн × 22 %).
Увага: якщо через простій місячна зарплата менша за 8000 грн, слід доплатити ЄСВ до 1760 грн.
Якщо простій триває весь місяць, діють такі правила:
доплата до мінімальної зарплати не потрібна;
ЄСВ донараховується, якщо фактична база менша за мінімальну, але були інші виплати.
Далі розглянемо, як у Додатку Д1 відобразити різницю між мінімальною та фактичною базою ЄСВ, а також як заповнити Додаток 4ДФ на прикладі. Перед заповненням об’єднаного звіту варто переконатися, що простій коректно відображений у табелі обліку робочого часу.
Як табелювати простій у обліку робочого часу
Простій у табелі обліку робочого часу слід позначити кількістю годин, як і звичайний робочий день, використовуючи літеру «П» замість «Р».
Приклад 1 (зарплата, простій, ЄСВ з мінімальної бази, Податковий розрахунок)
Працівник працює на підприємстві, де з 07.04.2025 по 25.04.2025 оформлений простій. Оклад працівника дорівнює мінімальній заробітній платі — 8000 грн. Також він отримував 50% премії. У квітні 2025 року нараховано 22 робочих дні (або 176 робочих годин). Проте працівник відпрацював лише 7 робочих днів, тобто 56 робочих годин. На простій припало 15 робочих днів, що складає 120 робочих годин (15 × 8 годин).
Дані для розрахунків:
- Зарплата за окладом за відпрацьовані дні: 8000 × 56 ÷ 176 = 2545,45 грн;
- Оплата простою у квітні 2025: 8000 × (2/3) × 120 ÷ 176 = 3636,36 грн;
- Премія 50% працівнику за час простою та роботи у квітні не нараховувалась.
У такому випадку важливо перевірити, чи потрібно нараховувати доплату до мінімальної заробітної плати. Оскільки оплата за 7 робочих днів була здійснена на рівні мінімальної зарплати, додаткових доплат не потрібно. Оплата простою не враховується при розрахунку доплати до мінімальної зарплати, оскільки це є виплата за невідпрацьований час (пп. 2.2.12 Інструкції № 5).
Сумарна зарплата за місяць: 2545,45 + 3636,36 = 6181,81 грн. Це фактична база для нарахування ЄСВ.
Перевірка мінімальної бази ЄСВ: 6181,81 < 8000.
Різниця між мінімальною і фактичною базою ЄСВ: 8000 – 6181,81 = 1818,19 грн
Розрахунок ЄСВ:
- ЄСВ з фактичної бази: 6181,81 × 0,22 = 1360,00 грн;
- ЄСВ на різницю між мінімальною та фактичною базою: 1818,19 × 0,22 = 400,00 грн.
Загальна сума ЄСВ: 1360,00 + 400,00 = 1760 грн
Простій не має окремого відображення у Податковому розрахунку, оскільки оплата за час простою є частиною заробітної плати. Однак може виникнути необхідність відобразити різницю між мінімальною та фактичною базою ЄСВ, як показано у прикладі.
Відображення мінімальної бази ЄСВ у Податковому розрахунку
При донарахуванні ЄСВ до мінімальної бази, у основній частині Податкового розрахунку потрібно відобразити:
- у ряд. 2.5 — різницю між мінімальною та фактичною базою нарахування ЄСВ (по всіх працівниках);
- у ряд. 3.5 — нарахований ЄСВ на суму цієї різниці (по всіх працівниках).
У Додатку Д1 Податкового розрахунку зарплату працівника та додаткову базу ЄСВ відображають в окремих рядках:
- у графі 09 — код КТН «13», що означає нарахування ЄСВ на різницю між мінімальною та фактичною базою;
- у графі 18 — суму різниці між мінімальною та фактичною базою ЄСВ;
- у графі 20 — суму ЄСВ на різницю між мінімальною та фактичною базою.
На основі даних із Прикладу 1 можна подати зразок заповнення Додатку Д1 до Податкового розрахунку.
Простій у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку
Додаток 4ДФ не передбачає окремих правил для відображення нарахованої заробітної плати в місяці, коли був простій. Проте варто звернути увагу на загальний дохід працівника за місяць, оскільки він може бути нижчим за межу, що дає право на застосування податкової соціальної пільги (ПСП). У 2025 році ця межа становить 4240 грн. Якщо у працівника двоє або більше дітей, розмір ПСП збільшується. Для двох дітей граничний дохід складає 8480 грн (4240 × 2) і так далі.
Розрахунок податків у прикладі 1:
ПДФО: 6181,81 × 0,18 = 1112,73 грн;
Військовий збір (ВЗ): 6181,81 × 0,05 = 309,09 грн.
Зарплата до виплати (для довідки, оскільки у Додатку 4ДФ ця сума не показується):
6181,81 – 1112,73 – 309,09 = 4759,99 грн.
Як правильно заповнити Додаток 4ДФ для цього прикладу, можна побачити у Додатку 2.
Відображення відпустки без збереження заробітної плати у Податковому розрахунку 2025
Відпустку за власний рахунок необхідно відображати в Додатку Д1 так само, як і простій. Важливо враховувати мінімальну базу ЄСВ, яка у 2025 році становить 8000 грн. Залежно від ситуації існують два варіанти нарахування ЄСВ:
Варіант 1: ЄСВ нараховується за мінімальною базою, якщо відпустка за власний рахунок не покриває весь місяць, а працівник має заробіток. У такому випадку потрібно порівняти суму заробітку з мінімальною базою. Навіть якщо працівник відпрацював лише один день, слід нарахувати ЄСВ на різницю.
Варіант 2: ЄСВ не нараховується, якщо відпустка за власний рахунок триває весь місяць і працівник не отримував доходів (премії, оплати за щорічні відпустки, компенсації тощо). У такому випадку ЄСВ не нараховується, оскільки база для нарахування дорівнює нулю, але у Податковому розрахунку слід вказати нульові суми ЄСВ.
Увага: Якщо працівник не мав жодних доходів за місяць (не працював і не отримував інших виплат), то ЄСВ не нараховується.
Відпустки без збереження заробітної плати, надані за погодженням сторін в умовах воєнного стану, можуть перевищувати обмеження у 30 календарних днів на рік, що діє для звичайних відпусток. Такі відпустки можуть тривати повний місяць і більше.
Щодо ПДФО ситуація аналогічна простою: може застосовуватись ПСП, якщо дохід працівника дуже низький або відсутній.
Виключення із застосування мінімальної бази ЄСВ
Мінімальна база ЄСВ не застосовується для зарплати:
сумісників — ЄСВ нараховується на фактичний дохід;
нових працівників, які почали працювати в середині місяця або звільнені в тому ж місяці;
працівників з інвалідністю — для яких застосовується знижена ставка ЄСВ 8,41%.
Воєнний стан чи карантин не вводять додаткових винятків із застосування мінімальної бази ЄСВ.
Інші винятки можна знайти у пп. «6» розділу ІІІ Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженій наказом Мінфіну від 20.04.2015 № 449.
Бажаєте проконсультуватися з фахівцем якомога швидше?
