Як розрахувати декретні виплати у 2025 році: приклади та пояснення
Збираючись у декрет, важливо заздалегідь розуміти, як розраховуються виплати по вагітності та пологах. У 2025 році порядок залишився знайомим, однак є деякі нюанси, на які варто звернути увагу.
У цьому матеріалі розглянемо, за якою формулою визначаються декретні, які доходи враховуються для обчислення середньоденної заробітної плати, а також наведемо приклади правильного розрахунку суми виплат. Інформація буде корисною як для працівників, так і для бухгалтерів, які займаються оформленням таких документів.
Перегляньте огляд, щоб уникнути помилок і заздалегідь спланувати фінансові витрати під час декретної відпустки.
Документи, необхідні для нарахування декретних у 2025 році:
Для призначення допомоги по вагітності та пологах потрібно підготувати:
електронний листок непрацездатності (е-лікарняний), відкритий за вагітністю та пологами;
заяву працівниці на відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами;
наказ про надання такої відпустки;
заяву-розрахунок до Пенсійного фонду України (ПФУ).
Після виплати допомоги роботодавець подає до ПФУ повідомлення про здійснення виплати. Усі документи повинні відповідати вимогам законодавства й слугують підставою для нарахування допомоги.
Які нормативні акти регулюють розрахунок декретних виплат
Перед тим як приступити до обчислення суми декретних, варто уважно ознайомитися з основними нормативними актами, що регламентують цей процес. До них належать Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 р. № 1105 та Порядок обчислення середньої заробітної плати для нарахування виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 26.09.2001 р. № 1266. Ці документи містять детальні правила обчислення середньої зарплати та визначення суми допомоги для вагітних працівниць.
Як оформити документи для нарахування декретних у 2025 році
Першим кроком для отримання декретних є оформлення листка непрацездатності, який зазвичай відкривають на 30-му тижні вагітності. Після відкриття лікарняного працівниця має повідомити бухгалтера про наявність е-лікарняного для перевірки його в Електронній системі охорони здоров’я (ЕСОЗ), подати заяву на відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, вказавши дату початку декретної відпустки, яка не може бути раніше дати відкриття лікарняного. Після цього керівник підприємства видає відповідний наказ про надання відпустки.
Покрокова інструкція оформлення і виплати декретних
Далі порядок дій такий: дочекатися, коли електронний листок непрацездатності отримає статус «Готовий до сплати» (для декретних лікарняних з кодом причини 2 цей статус присвоюється через 7 днів після відкриття листка); уповноважені особи підприємства або комісія із соцстрахування ухвалюють рішення про призначення допомоги протягом трьох днів після зміни статусу лікарняного; бухгалтер формує та подає заяву-розрахунок через електронний кабінет Пенсійного фонду України, включаючи до 200 лікарняних у межах одного подання; після подання потрібно дочекатися надходження коштів з ПФУ на спеціально відкритий банківський рахунок страхувальника, зазвичай протягом трьох робочих днів. Важливо пам’ятати, що розрахунок суми допомоги проводиться від дати початку відпустки, зазначеної у наказі, а не з моменту відкриття листка непрацездатності.
Як правильно відраховувати 7 днів після відкриття е-лікарняного
Семиденний термін для зміни статусу електронного листка непрацездатності в ЕСОЗ відраховується не з дня відкриття лікарняного, а з наступного календарного дня. Наприклад, якщо е-лікарняний відкрито 28 квітня 2025 року, відлік починається з 29 квітня. У такому випадку статус «Готовий до сплати» листок має отримати 6 травня, тобто на восьмий день від початку відліку. Важливо, що для вагітності та пологів продовження терміну через внесення змін до медичного висновку малоймовірне. Саме з моменту набуття статусу «Готовий до сплати» листок непрацездатності вважається офіційно виданим.
Тривалість декретної відпустки залежно від обставин
Розрахунок виплат за лікарняним через вагітність і пологи залежить від тривалості декретної відпустки, яка визначається індивідуально для кожного випадку. Якщо працівниця оформляє відпустку з дати, зазначеної в листку непрацездатності, її тривалість зазвичай становить 126 календарних днів — 70 днів до пологів і 56 днів після. У разі ускладнених пологів або народження кількох дітей тривалість збільшується до 140 календарних днів. Для жінок, постраждалих від Чорнобильської катастрофи, тривалість декретної відпустки становить 180 календарних днів.
Усі декретні виплати покриваються Пенсійним фондом України. Деталізовану інформацію щодо тривалості декретної відпустки дивіться у таблиці:
| Страховий випадок | Тривалість відпустки, к. днів | Підстава |
|---|
| Вагітність і пологи | 126 (70 до пологів + 56 після) | ч. 1 ст. 18 Закону №1105; п. 6.1 Інструкції №455 |
| Пологи для жінок, постраждалих внаслідок ЧАЕС (І–ІІІ категорії) | 180 (90 до пологів + 90 після) | ч. 1 ст. 18 Закону №1105; п. 6.3 Інструкції №455 |
| Ускладнення під час пологів або багатоплідна вагітність | 140 (70 до пологів + 70 після) | ч. 1 ст. 18 Закону №1105; п. 6.2 Інструкції №455 |
| Несвоєчасне звернення за медичною допомогою (до пологів не спостерігали) | 56 | п. 6.4 Інструкції №455 |
| При ускладненнях без нагляду під час вагітності | 70 | п. 6.4 Інструкції №455 |
| Жінки, постраждалі внаслідок ЧАЕС, без медичного супроводу вагітності | 90 | п. 6.4 Інструкції №455 |
| Передчасні пологи (до 30 тижнів): народження живої дитини | 140 | п. 6.5 Інструкції №455 |
| Передчасні пологи (мертвонародження) | 70 | п. 6.5 Інструкції №455 |
| Усиновлення однієї дитини | 56 | ч. 2 ст. 18 Закону №1105; п. 6.11 Інструкції №455 |
| Усиновлення двох і більше дітей | 70 | ч. 2 ст. 18 Закону №1105; п. 6.11 Інструкції №455 |
| Усиновлення жінкою (постраждалою від ЧАЕС) | 90 | ч. 2 ст. 18 Закону №1105; п. 6.11 Інструкції №455 |
| Штучне переривання вагітності без ускладнень | 3 | п. 6.7 Інструкції №455 |
| Штучне переривання вагітності з ускладненнями або за медпоказаннями | Увесь період непрацездатності | п. 6.8 Інструкції №455 |
Примітки:
- Інструкція №455 — це документ МОЗ від 13.11.2001 р. №455, що регулює порядок видачі листків непрацездатності.
- При усиновленні замість листка непрацездатності подається копія судового рішення про усиновлення. Заяву потрібно подати не пізніше трьох місяців з дня набрання законної сили рішенням. У разі пропуску строку право на відпустку втрачається.
Як розраховуються декретні виплати у 2025 році
Допомога у зв’язку з вагітністю та пологами у 2025 році нараховується у розмірі 100% середньої заробітної плати (доходу) працівниці. Сума денної виплати дорівнює її середньоденному заробітку. Порядок розрахунку регламентується Порядком №1266.
Формула для визначення суми декретних така:
сума декретних = тривалість декретної відпустки (календарні дні) × середньоденна заробітна плата.
Для обчислення середньоденної заробітної плати використовується формула:
середньоденна зарплата = сума виплат за розрахунковий період / (кількість календарних днів розрахункового періоду – дні, які виключаються).
Розмір середньоденної зарплати залежить від нарахованих виплат за місяці розрахункового періоду і фактичної кількості днів, що враховуються.
Як визначається розрахунковий період для нарахування декретних
Розрахунковим періодом є 12 календарних місяців, що передують місяцю початку декретної відпустки. Обчислюється у календарних днях з виключенням таких періодів: днів тимчасової непрацездатності (лікарняних), відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустки для догляду за дитиною до 3-х або 6 років, відпустки без збереження заробітної плати, часу призупинення трудових відносин через військову агресію.
Приклад:
Якщо працівниця йде у декрет 28 квітня 2025 року, розрахунковий період — з квітня 2024 по березень 2025 року. Якщо дата виходу у декрет — 28 травня 2025 року, розрахунковим періодом буде травень 2024 – квітень 2025 року. Базова тривалість — 365 днів. Якщо в цей період було, наприклад, 6 днів лікарняних і 10 днів відпустки без збереження зарплати, розрахунковий період зменшується до 349 днів (365 – 6 – 10).
Особливості врахування святкових і неробочих днів
При розрахунку виплат за вагітністю та пологами святкові дні враховуються і оплачуються. При усиновленні святкові дні виключаються з розрахункового періоду відповідно до ст. 181 Закону «Про відпустки». Якщо працівниця працює менше ніж 12 місяців, розрахунок здійснюється за фактично відпрацьовані повні календарні місяці. Якщо ж менше місяця — розрахунковим періодом буде фактичний відпрацьований час.
Зверніть увагу: дні минулих лікарняних і відпусток без збереження зарплати не включаються до розрахунку середньої зарплати для декретних.
Які виплати враховуються при розрахунку декретних у 2025 році
Для правильного нарахування допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами потрібно чітко розуміти, які виплати враховуються при обчисленні середньоденного заробітку. Порядок визначення суми виплат регулюється Порядком №1266.
До розрахунку середньоденної зарплати включаються лише ті виплати за місяці розрахункового періоду, з яких нараховано єдиний соціальний внесок (ЄСВ). Водночас існують виключення. Не враховуються: оплата перших 5 днів тимчасової непрацездатності (лікарняних за рахунок роботодавця); допомога по тимчасовій непрацездатності, що оплачується ПФУ; допомога у зв’язку з вагітністю та пологами (декретні); виплати, нараховані за місяць, який повністю виключено з розрахункового періоду (наприклад, місяць лікарняного або відпустки без збереження зарплати); матеріальна допомога разового характеру, що не оподатковується ЄСВ (на лікування, оздоровлення дітей, поховання тощо).
Отже, для розрахунку декретних враховуються лише виплати, нараховані за фактично відпрацьований час і які є базою для нарахування ЄСВ.
Мінімальний розмір середньоденної зарплати для обчислення декретних у 2025 році
При розрахунку допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами важливо пам’ятати, що сума виплат за місяць не може бути меншою за суму, обчислену з урахуванням мінімальної заробітної плати на момент страхового випадку (п. 2 Порядку №1266).
Якщо фактична середня зарплата працівниці нижча за мінімальну, середньоденна виплата рахується за формулою з коефіцієнтом 30,44 (середня кількість календарних днів у місяці):
середньоденна виплата = мінімальна зарплата ÷ 30,44.
У 2025 році мінімальна зарплата становить 8000 грн, відповідно мінімальна середньоденна зарплата дорівнює:
8000 ÷ 30,44 ≈ 262,81 грн.
Таким чином, мінімальна сума допомоги за 126 календарних днів декретної відпустки складе:
262,81 × 126 = 33 114,06 грн.
Важливо! Якщо у 2025 році мінімальна зарплата підвищиться, нараховані декретні перераховувати не потрібно. Також немає обов’язку «дотягувати» щомісячні виплати до мінімальної зарплати. Мінімальне обмеження застосовується лише на рівні середньоденної виплати.
У деякі місяці може виникати різниця при нарахуванні ЄСВ, коли фактична база менша за мінімальну, особливо в місяці з 28 або 30 календарними днями.
Мінімальна допомога у зв’язку з вагітністю та пологами у 2025 році
| Місяць | Кількість днів | Мінімальна середньоденна зарплата, грн | Мінімальна сума допомоги, грн | Мінімальна база ЄСВ, грн | ЄСВ-різниця, грн |
|---|
| Січень | 31 | 262,81 | 8147,11 | 8000 | – |
| Лютий | 28 | 262,81 | 7358,68 | 8000 | 641,32 |
| Березень | 31 | 262,81 | 8147,11 | 8000 | – |
| Квітень | 30 | 262,81 | 7884,30 | 8000 | 115,70 |
| Травень | 31 | 262,81 | 8147,11 | 8000 | – |
| Червень | 30 | 262,81 | 7884,30 | 8000 | 115,70 |
| Липень | 31 | 262,81 | 8147,11 | 8000 | – |
| Серпень | 31 | 262,81 | 8147,11 | 8000 | – |
| Вересень | 30 | 262,81 | 7884,30 | 8000 | 115,70 |
| Жовтень | 31 | 262,81 | 8147,11 | 8000 | – |
| Листопад | 30 | 262,81 | 7884,30 | 8000 | 115,70 |
| Грудень | 31 | 262,81 | 8147,11 | 8000 | – |
Максимальні обмеження середньоденної зарплати для розрахунку декретних у 2025 році
Обмеження через недостатній страховий стаж
Якщо працівниця за 12 місяців перед виходом у декрет має страховий стаж менше 6 місяців, її середньоденна зарплата обмежується. Для розрахунку використовується подвійний розмір мінімальної зарплати, поділений на середню кількість календарних днів у місяці (30,44):
середньоденна зарплата ≤ (мінімальна зарплата × 2) ÷ 30,44
Для 2025 року розрахунок виглядає так:
| Місяць страхового випадку | Максимальна середньоденна зарплата, грн | Максимальні декретні за 126 днів, грн |
|---|
| Січень–грудень | 525,62 | 66228,12 |
(Розрахунок: 8000 грн × 2 ÷ 30,44 = 525,62 грн; 525,62 × 126 = 66228,12 грн)
Загальні обмеження для всіх працівниць
Окрім обмеження, пов’язаного з недостатнім трудовим стажем, для всіх працівниць діють такі правила: середньоденна зарплата не може перевищувати суму, яка визначається діленням максимальної бази нарахування ЄСВ за останній місяць розрахункового періоду на 30,44; при цьому сума допомоги за місяць не повинна перевищувати максимальну базу ЄСВ для відповідного місяця.
У 2025 році максимальна база для нарахування ЄСВ становить 20 мінімальних зарплат, тобто:
8000 × 20 = 160000 грн.
Це обмеження застосовується до кожного місяця окремо й особливо актуальне для місяців із 31 календарним днем.
Максимальна допомога у зв’язку з вагітністю та пологами у 2025 році
| Місяць |
Кількість днів |
Максимальна середньоденна зарплата, грн |
Розрахунок допомоги за місяць, грн |
Максимальна база ЄСВ, грн |
| Січень |
31 |
3942,18 |
122207,58 |
160000 |
| Лютий |
28 |
5256,24 |
147174,72 |
160000 |
| Березень |
31 |
5256,24 |
162943,44 |
160000 |
| Квітень |
30 |
5256,24 |
157687,20 |
160000 |
| Травень |
31 |
5256,24 |
162943,44 |
160000 |
| Червень |
30 |
5256,24 |
157687,20 |
160000 |
| Липень |
31 |
5256,24 |
162943,44 |
160000 |
| Серпень |
31 |
5256,24 |
162943,44 |
160000 |
| Вересень |
30 |
5256,24 |
157687,20 |
160000 |
| Жовтень |
31 |
5256,24 |
162943,44 |
160000 |
| Листопад |
30 |
5256,24 |
157687,20 |
160000 |
| Грудень |
31 |
5256,24 |
162943,44 |
160000 |
Примітки:
- Розрахунок середньоденної зарплати:
- 3942,18 грн = (8000 × 15) ÷ 30,44
- 5256,24 грн = (8000 × 20) ÷ 30,44
- Максимальна база ЄСВ у 2025 році: 160000 грн (8000 × 20)
Приклад розрахунку декретних виплат у 2025 році
Умови задачі
Працівниця уклала трудовий договір 25 листопада 2024 року. 28 квітня 2025 року було оформлено е-лікарняний із причиною «Вагітність і пологи» (код непрацездатності «2»), тривалість — 126 календарних днів.
Розрахунковий період: грудень 2024 року — березень 2025 року (листопад 2024 виключається, оскільки це неповний місяць роботи).
Виплати за розрахунковий період подані у таблиці:
| Місяць розрахункового періоду |
Фактичний заробіток, грн |
Кількість к. днів |
Відсутність з поважних причин, днів |
| Грудень 2024 |
8000,00 |
31 |
– |
| Січень 2025 |
5721,00 |
31 |
4* |
| Лютий 2025 |
8000,00 |
28 |
– |
| Березень 2025 |
8000,00 |
31 |
– |
| Разом |
29721,00 |
121 |
4 |
*У січні була відпустка за власний рахунок.
Розрахунок середньоденної зарплати
Середньоденна зарплата:
29721 грн ÷ (121 – 4) дні = 29721 ÷ 117 = 254,03 грн
Оскільки стаж працівниці за останні 12 місяців менший за 6 місяців, застосовуються обмеження:
- Максимальне обмеження: 525,62 грн — обмеження дотримане, оскільки 254,03 грн ˂ 525,62 грн.
- Мінімальне обмеження: 262,81 грн — обмеження не дотримане, бо 254,03 грн ˂ 262,81 грн.
Тому для розрахунку декретних необхідно використовувати мінімальну середньоденну зарплату квітня 2025 — 262,81 грн.
Сума допомоги по вагітності та пологах
Розрахунок загальної суми:
262,81 грн × 126 днів = 33114,06 грн
Розподіл декретних по місяцях та нарахування ЄСВ
| Місяць | Кількість днів | Сума допомоги (грн) | Зарплата за місяць (грн) | ЄСВ з суми допомоги та зарплати (грн) | ЄСВ-різниця (грн) | ЄСВ з різниці (грн) | Загальний ЄСВ за місяць (грн) |
|---|
| Квітень | 3 | 788,43 | 8200 | 1977,45 | – | – | 1977,45 |
| Травень | 31 | 8147,11 | – | 1792,36 | – | – | 1792,36 |
| Червень | 30 | 7884,30 | – | 1734,55 | 115,70 | 25,45 | 1760,00 |
| Липень | 31 | 8147,11 | – | 1792,36 | – | – | 1792,36 |
| Серпень | 31 | 8147,11 | – | 1792,36 | –** | –** | 1792,36 |
| Разом | 126 | 33114,06 | 8200 | 9089,08 | 115,70 | 25,45 | 9114,53 |
Примітки:
- ЄСВ-різниця застосовується, якщо сума допомоги та зарплати в місяці менша мінімальної зарплати (8000 грн). Мінімальний внесок ЄСВ за 2025 рік: 8000 × 0,22 = 1760 грн.
- У серпні мінімальна база ЄСВ не застосовується, оскільки працівниця планує повернутись до роботи.
- Загальна сума ЄСВ включає 7310,53 грн ЄСВ із самих декретних виплат.
Порядок документального оформлення декретних виплат через ПФУ
Для оформлення виплати декретних використовуються ті самі документи, що й для лікарняних. Рішення уповноваженої особи чи комісії оформлюють документом довільної форми, який можна взяти за основу з протоколу постанови ФСС від 19.07.2018 р. № 13. Після прийняття позитивного рішення уповноваженими особами соціального страхування бухгалтерія розпочинає нарахування декретних виплат.
Наступним кроком у найкоротші строки подається до ПФУ заява-розрахунок спеціальної форми, яку зараз можна подати через електронний кабінет ПФУ. Після розгляду документів ПФУ перераховує кошти на окремий поточний рахунок установи для виплати декретних працівникам, зазначеним у заяві-розрахунку.
Нижче наведена таблиця, що демонструє строки проходження кожного етапу оформлення декретних виплат.
ТЕРМІНИ ОФОРМЛЕННЯ ДЕКРЕТНИХ ВИПЛАТ
| Етап | Термін оформлення |
|---|
| Рішення уповноважених осіб про призначення соцвиплат | 3 робочих дні* (з дня набуття е-лікарняного «вагітність і пологи» статусу «Готовий до сплати») |
| Подання заяви-розрахунку | 5 робочих днів (з дня прийняття рішення уповноваженими особами чи комісією з соцстрахування) |
| Зарахування коштів ПФУ на спецрахунок страхувальника | 3 робочих дні |
| Виплата декретних | У найближчий день виплати зарплати (авансу або за другу половину місяця), що настає після отримання соцвиплати з ПФУ |
| Повідомлення про виплату коштів | 1 місяць з дня виплати |
*Або з дня подачі паперового листка непрацездатності на розгляд уповноважених осіб.
Зразок заповненої заяви-розрахунку, складеної на основі раніше розглянутого прикладу, надається нижче.
ЄСВ і декретні виплати у Додатку Д1
На суму декретних нараховується ЄСВ за ставкою 22% (для осіб з інвалідністю — 8,41%). Усі декретні виплати відображаються в Додатку Д1 до Податкового розрахунку за той місяць, у якому вони були нараховані, незалежно від кількості днів (місяців) перебування працівниці в декретній відпустці. Нижче наведено зразок заповненого Додатка Д1, складеного на основі раніше розглянутого прикладу, де здійснено помісячний розподіл суми декретних виплат.
Нарахування декретних: бухгалтерські проводки
Бухгалтерські проводки для нарахування декретних виплат бюджетною установою наведені у таблиці нижче. Ці дані взяті з попереднього прикладу.
ОБЛІК ДЕКРЕТНИХ В БУХГАЛТЕРСЬКИХ ПРОВЕДЕННЯХ
| № |
Господарська операція |
Дт |
Кт |
Сума, грн |
| 1 |
Подано заяву-розрахунок до ПФУ для отримання декретних виплат |
2114 |
6511 |
33114,06 |
| 2 |
Нараховано ЄСВ на суму декретних (за розрахунком) |
8012 |
6313 |
7310,53 |
| 3 |
Отримано декретні виплати на спецрахунок |
2314 |
2114 |
33114,06 |
| 4 |
Виплачено декретні працівниці |
6511 |
2314 |
33114,06 |
| 5 |
Сплачено ЄСВ за декретними виплатами |
6313 |
2313 |
7310,53 |
| 6 |
Витрати віднесено на фінансовий результат виконання кошторису |
5511 |
8012 |
7310,53 |
Бажаєте проконсультуватися з фахівцем
якомога швидше?
