Як розрахувати компенсацію за невикористану відпустку у 2025 році: ключові правила
У трудових відносинах бувають випадки, коли працівник не використав частину або всю щорічну відпустку. Відповідно до чинного законодавства, така відпустка не «згорає», а підлягає грошовій компенсації, особливо при звільненні.
У 2025 році порядок нарахування компенсації за невикористані дні відпустки залишається актуальним і вимагає точного дотримання законодавчих норм. Як правильно визначити кількість днів для компенсації, які документи оформити та яких помилок уникати — розглянемо у цьому матеріалі.
Ця інструкція буде корисною як для бухгалтерів, так і для роботодавців, які прагнуть уникнути штрафів та непорозумінь з працівниками.
Коли працівник має право на компенсацію за невикористану відпустку?
Працівник може отримати грошову компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки (як основної, так і додаткової) не лише при звільненні, але за умови виконання таких умов (ст. 83 КЗпП України):
Використано щонайменше 24 календарні дні щорічної відпустки за поточний рік;
Компенсація виплачується за бажанням працівника, а не з ініціативи роботодавця;
Працівнику виповнилося 18 років.
Важливі уточнення:
Компенсація стосується лише щорічної відпустки (основної або додаткової). Інші види відпусток (соціальні, навчальні тощо) без звільнення не компенсуються.
Мінімальна тривалість стандартної щорічної відпустки — 24 календарні дні. Компенсацію без звільнення можуть отримати лише працівники з подовженою тривалістю відпустки або додатковими відпустками.
Якщо працівник має лише 24 календарні дні стандартної відпустки, то компенсацію за невикористані дні він може отримати лише при звільненні.
При звільненні працівник може обрати:
— використати відпустку перед звільненням із отриманням відпускних;
— або одразу отримати грошову компенсацію за всі невикористані дні.
У звичайних умовах компенсується лише частина відпустки, що перевищує 24 календарні дні. Повна компенсація передбачена лише при припиненні трудових відносин.
Якщо потрібна допомога з оформленням документів чи розрахунком компенсації — можу підготувати покрокову інструкцію.
Компенсація подовжених та додаткових щорічних відпусток: що варто знати
Подовжені та додаткові щорічні відпустки регламентуються Законом України «Про відпустки» № 504, а також спеціальними галузевими нормативно-правовими актами, наприклад, Законом «Про державну службу» № 889. Вони передбачені для окремих категорій працівників з урахуванням специфіки їх роботи.
Категорії працівників і тривалість відпусток:
Педагогічні, наукові та науково-педагогічні працівники — 56 календарних днів щорічної основної відпустки;
Особи з інвалідністю ІІІ групи — 26 календарних днів;
Неповнолітні працівники (до 18 років) — 31 календарний день;
Працівники, що працюють у шкідливих або важких умовах — додаткова щорічна відпустка до 35 днів;
Працівники з ненормованим робочим днем — до 7 додаткових днів;
Державні службовці — 30 календарних днів;
Прокурори, судді, посадові особи місцевого самоврядування — за спеціальними нормами окремих законів.
Основні правила компенсації:
Без звільнення працівник має право отримати компенсацію лише за ті дні відпустки, які перевищують мінімальні 24 календарні дні щорічної відпустки.
При звільненні компенсуються всі невикористані дні відпустки — як основної, так і подовженої або додаткової.
Типові приклади:
Приклад 1: подовжена основна відпустка
Доцент має щорічну відпустку тривалістю 56 днів. Він може використати 24 дні для відпочинку, а за решту 32 дні — отримати компенсацію. Це поширена практика для працівників ВНЗ, зокрема приймальних комісій. Якщо доцент звільняється (наприклад, відпрацював із 1 вересня 2024 до 30 червня 2025), компенсація виплачується за всі 56 днів — за умови, що трудовий стаж перевищує 10 місяців.
Приклад 2: додаткова відпустка за ненормований день
Головний бухгалтер, який має право на додаткову відпустку за ненормований робочий день, за рік накопичує: 24 дні основної та 7 днів додаткової відпустки. Якщо він бере 26 днів відпустки, 5 днів можуть бути компенсовані грошима (24 + 7 – 26 = 5), за умови надання відповідної заяви.
Компенсація соціальних та інших додаткових відпусток при звільненні
Закон України «Про відпустки» (статті 19 та 24) передбачає право на грошову компенсацію за невикористані соціальні додаткові відпустки лише у разі звільнення працівника. Водночас компенсації підлягають не всі види таких відпусток, а лише визначені категорії.
Категорії працівників, які мають право на компенсацію:
Матері, що мають двох і більше дітей віком до 15 років;
Одинокі матері;
Матері, які усиновили дитину;
Батьки, які виховують дитину з інвалідністю підгрупи А І групи (зокрема, батько — за умови відсутності матері).
Особливості відпусток і компенсації:
Тривалість соціальної відпустки становить 10 календарних днів;
У разі наявності кількох підстав тривалість може бути збільшена до 17 календарних днів (не враховуючи святкові дні);
Відпустка не підлягає поділу — її можна або повністю використати, або отримати повну грошову компенсацію при звільненні;
Часткове використання відпустки з подальшою компенсацією решти днів законом не передбачене.
Серед соціальних і додаткових відпусток, які не входять до складу щорічних, лише відпустка «на дітей» підлягає компенсації — і тільки при припиненні трудових відносин. Інші додаткові види таких відпусток не компенсуються навіть при звільненні (відповідно до ст. 24 Закону), зокрема:
- для учасників бойових дій;
- осіб з інвалідністю внаслідок війни;
- навчальні;
- творчі;
- для підготовки до змагань;
- «чорнобильські».
Типові приклади:
Приклад 3: відпустка «на дітей»
Матір двох дітей віком 8 і 10 років має право на 24 календарних дні основної відпустки та 10 днів соціальної відпустки на дітей. Поки вона продовжує працювати, отримати компенсацію не може — відпустка «на дітей» не компенсується в процесі роботи. Але при звільненні вона може отримати грошову компенсацію за всі 34 дні або частково використати частину відпустки, а решту — компенсувати. Водночас відпустка «на дітей» має бути використана повністю або компенсована — поділити її не дозволяється.
Приклад 4: відпустка учасника бойових дій
Начальник військового обліку має 24 дні щорічної відпустки та 10 днів додаткової відпустки як учасник бойових дій. У разі звільнення компенсацію він отримає лише за 24 дні основної відпустки. Додаткову — потрібно обов’язково використати до моменту звільнення, адже грошова компенсація за неї не передбачена.
Виплата компенсації відпустки при звільненні: коли і за що платять
Звільнений працівник має право на грошову компенсацію за всі невикористані дні відпустки, однак існують важливі нюанси. Правило «24 календарні дні» означає, що компенсація надається лише за ті дні щорічної відпустки, які перевищують мінімальну тривалість відпустки в 24 календарні дні за кожен робочий рік. Відпустки на дітей накопичуються не за робочий, а за календарний рік, тому розрахунок компенсації відбувається окремо за календарними роками. Додаткові відпустки, наприклад для учасників бойових дій або навчальні, не накопичуються, і якщо працівник не скористався ними в певному році, то право на них втрачається.
Якщо працівник не брав відпустку два роки, то у нього накопичується 48 календарних днів відпустки (24 + 24), проте компенсація за ці дні виплачується тільки при звільненні. При цьому роботодавець зобов’язаний надати відпустку вчасно, і затягування з її наданням порушує трудове законодавство. Якщо працівниця не використала соціальну відпустку на дітей за кілька років і звільнилася, їй виплачується компенсація за всі невикористані дні, наприклад 30 календарних днів за два роки.
Варто пам’ятати, що наявність понад 24 днів невикористаної відпустки не означає автоматичну виплату компенсації. Розрахунок компенсації необхідно робити окремо для кожного робочого року за щорічною відпусткою та окремо за календарним роком для соціальних відпусток.
Компенсація відпустки під час воєнного стану: особливості
Попри складні умови воєнного стану, працівники зберігають право на компенсацію за невикористану відпустку. Законодавство встановлює обмеження, відповідно до яких роботодавець може обмежити щорічну основну відпустку 24 календарними днями за поточний робочий рік. Дні відпустки, які не були використані через таке обмеження, можуть бути компенсовані при звільненні або за заявою працівника за умови дотримання встановлених правил.
Інші випадки компенсації: смерть працівника, сумісники, переведення
Окрім звільнення чи заяви працівника, компенсація за невикористану відпустку нараховується також у разі смерті працівника — вона виплачується членам його сім’ї або переходить у спадщину за відсутності спадкоємців. Для цього родич подає заяву, а роботодавець видає відповідний наказ.
Переведення працівника до іншого роботодавця не передбачає перенесення компенсації — ця норма з 2022 року скасована.
Працівники, які працюють за сумісництвом, отримують компенсацію на загальних підставах, як і за основним місцем роботи.
Отже, незалежно від причин — звільнення, воєнний стан чи інші обставини — виплата компенсації здійснюється згідно із законом, із дотриманням необхідних документальних процедур.
Як розраховується компенсація за відпустку у 2025 році
Після визначення кількості невикористаних днів відпустки наступний крок — розрахунок суми грошової компенсації. Цей процес відбувається за тими ж правилами, що й нарахування відпускних. Основний документ, яким слід керуватися — Порядок № 100, затверджений постановою Кабміну від 08.02.1995 р.
Формула проста:
Компенсація = Кількість днів невикористаної відпустки × Середньоденна зарплата
Як визначити розрахунковий період?
У більшості випадків це 12 календарних місяців, що передують місяцю звільнення або виплати компенсації. Якщо працівник працює в бюджетній установі менше року, розрахунок ведеться за фактично відпрацьовані повні місяці.
Є винятки:
Місяць укладення трудового договору не враховується, якщо працівник вийшов не з 1-го робочого дня місяця.
Місяць звільнення або виплати компенсації також не включається.
Як розраховується середньоденна зарплата?
Середньоденна зарплата = Загальна сума виплат за розрахунковий період ÷ Кількість календарних днів розрахункового періоду (без свят і неробочих днів).
З календарного періоду виключаються дні:
державних свят і неробочих днів;
неоплачуваної відпустки;
відпустки по догляду за дитиною до 3 або 6 років;
вимушеного простою не з вини працівника;
періодів, коли неможливо встановити дохід через бойові дії (актуально під час воєнного стану).
Які виплати враховуються при розрахунку?
До суми для розрахунку компенсації включаються всі виплати, за які зберігається середній заробіток, зокрема:
оплата відпустки (у тому числі декретної);
зарплата під час службових відряджень;
лікарняні;
оплата періоду виконання державних або громадських обов’язків тощо.
Бажаєте проконсультуватися з фахівцем
якомога швидше?
