Пересорт товара

Пересорт товара может возникнуть на складе, магазине, торговой точке или на производстве. Если фактическое количество одних товарных позиций превышает данные учета, а других меньше, важно не просто исправить остатки в программе, а правильно провести инвентаризацию, подготовить документы и отразить ее результаты в бухгалтерии. Ведение бухгалтерского учета в такой ситуации требует анализа причин разногласий, стоимости товаров, возможности взаимозачета и налоговых последствий.

Порядок оформления зависит от организационно-правовой формы бизнеса — ФЛП или ООО, системы налогообложения, наличия НДС, вида товаров, количества позиций, объема документооборота и особенностей складского учета. Консультация бухгалтера поможет определить, какие документы нужны именно в вашем случае и как отразить результаты без необоснованных корректировок и налоговых рисков.

Компания Buhservis поможет проанализировать выявленные разногласия, подготовить документы, проверить возможность взаимозачета и правильно отразить пересортицу в учете.

Что такое пересорт товара

Пересорт товара или пересортица — это ситуация, когда при инвентаризации одновременно выявляют недостаток одних товарных позиций и избыток других. К примеру, по данным учета на складе должно быть 100 единиц товара одного артикула и 100 единиц другого. Фактически первого товара выявлено 120 единиц, а второго – 80.

Причиной такого расхождения могут быть неправильная маркировка, ошибка во время приемки или отгрузки, путаница между схожими товарами, неточность в накладной или некорректное внесение информации в учетную программу.

Самостоятельно менять остатки без документального подтверждения не следует. Разногласия нужно зафиксировать, установить их возможные причины и определить, соответствует ли ситуация условиям взаимозачета.

Основные причины пересортицы

Чаще пересорт возникает из-за:

• ошибки в расходных и прибыльных накладных;
• неправильное указание артикула, модели, цвета или размера;
• путаницу во время приемки, комплектации или отгрузки;
• неправильная маркировка товарных позиций;
• размещение схожих товаров в одной складской зоне;
• несвоевременное внесение информации в учетную систему;
• дублирование или неправильная настройка номенклатуры;
• программные сбои или некорректный обмен данными;
• ошибки материально ответственных лиц;
• отсутствие регулярных проверок фактических остатков.

Повторная пересортица может свидетельствовать не только о случайном заблуждении работника, но и о системных недостатках складского учета. Поэтому после оформления документов желательно проверить правила приемки и отгрузки, маркировку, структуру справочника товаров и распределение ответственности между работниками.

Как оформить пересорт товара

1. Провести инвентаризацию

Руководитель предприятия выдает распорядительный документ о проведении инвентаризации и определяет состав инвентаризационной комиссии. Комиссия проверяет фактическое наличие товаров и сравнивает полученные результаты по данным бухгалтерского и складского учета.

При проверке необходимо правильно идентифицировать каждую позицию: название, статью, единицу измерения, количество, место хранения и материально ответственное лицо.

2. Зафиксировать недостатки и излишки

Фактические остатки отражаются в инвентаризационных документах. После сравнения с учетными данными составляют сверочные сведения, в которых указывают на выявленные недостатки и излишки.

Документы должны содержать достаточно информации для идентификации товара и объяснения разногласий. Простейшего исправления цифр в складской программе недостаточно.

3. Получить объяснения ответственных лиц

Материально ответственные работники дают объяснения о возможных причинах пересорта. Это может быть ошибка во время приемки, неправильная маркировка, неразбериха между схожими артикулами или некорректно оформленное внутреннее перемещение.

Объяснения помогают инвентаризационной комиссии определить способ урегулирования разногласий и предложить меры по предотвращению аналогичных случаев.

4. Проверить возможность взаимозачета

Взаимозачет недостач и излишков допускается не в каждой ситуации. По общему правилу он возможен в отношении запасов одинакового наименования и в тождественном количестве, если разногласия возникли в одном проверяемом периоде и у одного материально ответственного лица.

Если эти условия не выполняются, недостаток и излишек необходимо отображать отдельно. Именно поэтому перед проведением взаимозачета бухгалтер должен проверить документы, характеристики товаров, период возникновения разногласий и ответственных лиц. Условия взаимозачета определены Положением об инвентаризации активов и обязательств №879.

5. Оформить протокол инвентаризационной комиссии

В протоколе указывают причины выявленных разногласий и предложения по их урегулированию: взаимозачет, оприходование излишков, списание недостач или отнесение соответствующей суммы на виновных лиц.

Протокол передается руководителю для рассмотрения и утверждения. На основании результаты инвентаризации отражают в бухгалтерском учете.

6. Отразить результаты в учете

Бухгалтерские операции зависят от результатов инвентаризации, стоимости товаров, возможности взаимозачета и наличия виновного. Если стоимость недостающих товаров превышает стоимость излишков, разницу нужно урегулировать в установленном порядке.

Также раздельно анализируют налоговые последствия. Для плательщиков НДС порядок учета недостатка зависит от причин его возникновения, использования товаров в хозяйственной деятельности и наличия подтверждающих документов. Поэтому автоматически начислять или уменьшать НДС только по факту пересорта не следует.